Arkadin structure et professionnalise son recouvrement de créances

Créée en France en 2001, Arkadin propose une offre complète de solutions de collaboration à distance en mode SaaS (audio, Web et vidéo conférences, communications unifiées, événements virtuels). La région EMEA (17 pays pour Arkadin) est gérée depuis une équipe basée en France.

« Cette équipe doit notamment faire face à un volume d’activité important et en croissance régulière du fait de l’augmentation du nombre de clients, explique Geoffroy de Fontenay, directeur financier Groupe chez Arkadin. À ce titre, il était capital pour Arkadin que le recouvrement des créances ainsi que la comptabilisation des encaissements, deux processus-clés dans le cycle Order-to-Cash, soient maîtrisés et automatisés autant que possible ».

Un projet de Credit Management stratégique pour le groupe
Arkadin a donc commencé par mettre en place une organisation en centre partagé de Credit Management qui gère 15 000 factures et 4000 demandes clients par mois. En 2011, la société déploie la solution CashOnTime Allocation, de Dimo Software, pour automatiser les processus d’identification, de rapprochement et de comptabilisation des encaissements clients. En 2014, elle décide ensuite de s’équiper d’une solution lui permettant de fluidifier et d’automatiser les processus de résolution de litiges et de recouvrement des créances. Après l’évaluation de 4 solutions, Arkadin retient finalement CashOnTime Collection toujours de chez Dimo Software.

Productivité et efficacité opérationnelle
Déployée en moins de trois mois, la solution a rapidement contribué à structurer et professionnaliser le recouvrement de créances de la société. « Grâce à ce projet, nous avons défini des stratégies de relance par catégorie de clients, pour chaque pays, poursuit Geoffroy de Fontenay. Les relances sont réalisées automatiquement et notre solution nous permet de mettre en place des actions prioritaires en la matière : la relance est désormais proactive, avant échéance des factures. Les informations des 25 entités gérées sont centralisées dans un seul outil sans retraitement manuel ».

Collaboration renforcée entre les équipes
Grâce aux tableaux de bords de la solution déployée, Arkadin dispose également d’un meilleur suivi de l’activité et de la performance du recouvrement. Des analyses sur les comportements payeurs peuvent être réalisées en fonction des historiques de paiement de chaque client. « Des tableaux de bord personnalisés sont diffusés en interne (par commercial, par client…) rendant ainsi l’équipe recouvrement plus visible, plus précise et donc plus pertinente dans ses communications, précise Geoffroy de Fontenay. L’outil permet également d’associer plus efficacement les autres services à la résolution des litiges ou aux demandes clients, dont les délais de traitement ont été notablement diminués ».

Gestion des données hétérogènes
Pour sécuriser son risque client, Arkadin a par ailleurs choisi d’interfacer CashOnTime Collection avec la solution d’informations financières de CreditSafe. Ainsi, les agents de recouvrement disposent d’alertes en cas d’augmentation du risque client. La solution permet aussi bien une gestion collaborative du recouvrement de créance qu’une ouverture avec des systèmes d’informations tiers tel que celui de CreditSafe pour une maîtrise efficiente des risques de retards de paiement ou de défaillance client.