Déplacements professionnels : quelles technologies pour faciliter la mobilité des voyageurs ?

Alors que les voyages d’affaires tendent à se développer, les solutions propres à accompagner les collaborateurs dans la réservation et la gestion de leurs déplacements professionnels gagnent en simplicité, en instantanéité et en praticité. De plus en plus « centralisés » sur des plates-formes de réservation unique et accessibles à distance, ces outils facilitent la mobilité des collaborateurs tout en permettant à leur entreprise de garder le contrôle sur les dépenses et de sécuriser leurs déplacements.

De plus en plus, les entreprises accordent de l’importance aux rencontres en face à face avec leurs clients, partenaires ou fournisseurs, et elles les jugent étroitement liées au développement de leur business. Selon l’édition 2018 du baromètre Européen du Voyage d’Affaires d’American Express GBT, cette tendance est illustrée par un recentrage des dépenses sur les conférences, congrès et événements corporate (+5 points) au détriment des déplacements internes aux entreprises. Ce même baromètre met également en exergue une présence accrue des collaborateurs sur le terrain : 42,1 % d’entre eux ont voyagé en 2017 contre 39,7 % en 2016.

« Dans un monde de plus en plus connecté, le voyage d’affaires et la rencontre de visu jouent un rôle d’autant plus central pour le développement des sociétés et de leur actif client, commente Elyes Mrad, Senior Vice President et Managing Director de GBT International. Conscientes de l’enjeu que constituent les déplacements professionnels, les entreprises souhaitent être de plus en plus accompagnées avec des solutions permettant de mieux piloter la gestion des voyages et de réconcilier les besoins de leurs voyageurs avec leurs priorités ». Elles ont à cet effet besoin de s’appuyer sur des technologies permettant de centraliser les réservations, d’intégrer les prestataires du voyage les plus plébiscités par les collaborateurs et de consolider toutes les données du voyage. « D’autant plus que l’évolution des technologies, l’émergence de nouveaux comportements d’achats, voire de nouveaux prestataires sur le marché du voyage d’affaires, contribuent au développement de l’open booking (réservation des voyages en dehors des canaux retenus par l’entreprise dans le cadre de sa politique voyage) », précise pour sa part Emmanuel Vergé de Concur, directeur marketing de Concur. Or, les entreprises ont peu de visibilité sur les réservations effectuées en open booking, ce qui conduit souvent à une perte de contrôle sur les dépenses voyages et soulève la problématique de la sécurité du voyageur.

La tendance est à la centralisation

Face à ce contexte, la réponse technologique des professionnels du voyage d’affaires consiste notamment à intégrer ces nouveaux acteurs et services dans leurs propres outils de réservation, et à centraliser les processus de gestion des déplacements professionnels au sein d’une même plate-forme. Une démarche dans laquelle la plupart des prestataires du voyage tendent à s’inscrire : agences de voyages (TMC), on line booking tool (OBT), plates-formes de réservation de voyages…  Par exemple BCD Travel, Carlson Wagonlit Travel et American Express Global Business Travel (GBT) ont signé, il y a quelque mois, un partenariat avec Airbnb Business, afin de permettre à leurs clients de réserver des logements proposés par la plate-forme d’hébergement collaboratif.

Les solutions « end to end », pour simplifier les déplacements

La simplification des déplacements professionnels peut également passer par la mise en place de solutions de gestion « end to end ». Elles permettent l’automatisation de tous les process de la chaîne d’achat du voyage, depuis la réservation jusqu’aux notes de frais, en passant par la validation du déplacement. « Aujourd’hui, les dernières générations d’outils de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais permettent, par exemple, de prendre en compte les réservations effectuées hors du circuit officiel ou en direct auprès des prestataires, et de gérer les dépenses qui y sont liées via des fonctionnalités de dématérialisation et d’intégration automatique des notes de frais », indique Gilles Bobichon, directeur de l’activité Notilus et co-fondateur de Dimo Software. À partir d’une interface unique, les collaborateurs ont la possibilité de faire leur réservation en ligne et de gérer leurs dépenses. « Quelle que soit la technologie utilisée pour centraliser les réservations, elle participe à l’amélioration de l’expérience utilisateur et donc de l’expérience voyageur, constate John Baird Smith, Managing Director France HRS. D’autant plus s’il peut s’y connecter depuis un Smartphone ou tout autre terminal mobile ».