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DJO Global dématérialise ses factures clients
Dématérialisation

DJO Global passe à la dématérialisation de ses factures clients

La société DJO France est une filiale du Groupe DJO, leader mondial dans le domaine des dispositifs médicaux. La société, basée à Bayonne, compte 200 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 82 millions d’euros pour 3 500 références en stock et 15 000 clients. Chaque mois, DJO France préparait manuellement l’envoi de 32000 factures clients s’appuyant à cet effet sur des imprimantes, machines de mises sous pli et machines à affranchir.

« Un travail fastidieux et chronophage qui occupait chaque jour une personne à mi-temps minimum , se souvient Anne Broquart, responsable du Service client DJO Global. Tout l’enjeu de notre projet de transformation consistait à externaliser les processus d’envoi des factures pour nous affranchir des tâches manuelles gérées en interne. Nous cherchions par ailleurs une solution et un prestataire capable de gérer à la fois des factures papier et des factures électroniques, afin notamment d’être en phase avec l’évolution de la réglementation qui pousse à la dématérialisation ». Un ensemble de contraintes auxquelles répondaient Neopost avec sa solution Neotouch, finalement retenue par DJO après une consultation du marché.

Un déploiement en moins d’un mois
Neopost a alors étudié la spécificité des flux factures de DJO France puis a mis en place les règles de traitement automatique, dont le dispatch entre les envois papier et électroniques. Un mois après la commande, la solution était déployée et opérationnelle. « Nous avions pour objectif de passer 50% de nos factures au format électronique la première année, ajoute Anne Broquart. Trois mois après la mise en production, nous avons dépassé cet objectif et nous en sommes à 75% Désormais, il nous suffit de récupérer chaque jour le batch de nos factures générées par notre ERP et de le déposer sur la plateforme Neotouch. Nos clients y bénéficient pour leur part d’un espace individuel sécurisé sur lequel ils peuvent consulter leurs factures 24h/24-7j/7, factures qui sont ensuite archivées dans leur espace pour une durée de 10 ans ».

Des coûts papier divisés par 10
Le déploiement de cette solution permet aujourd’hui à DJO de s’affranchir des problèmes techniques liés aux machines, auparavant nécessaires à l’envoi de ses factures, et d’allouer son personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, la société dispose désormais d’une vision claire et précise sur le traitement de ses factures (date et heure d’envoi chez le client) et peut vérifier si ses clients les ont bien reçues et consultées. DJO a également réalisé d’importantes économies d’échelles, notamment en réduisant l’achat de papier à entête. « Avant de passer sur la solution Neotouch, nous consommions annuellement 600000 pages pour un montant de 16710 €, depuis 2016, une seule commande de 50000 pages a été passée pour un montant de 1679 € », constate Anne Broquart. Une belle performance en termes de réduction de coût, à laquelle il faudra ajouter les économies d’affranchissement.

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.