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Dématérialisation

DocuWare accompagne les entreprises dans le passage à la dématérialisation de leurs documents et de leurs processus

Accompagner les entreprises dans le passage à la dématérialisation de leurs documents et de leurs processus

La solution DocuWare apporte une valeur ajoutée considérable au fond documentaire des entreprises quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité. En local ou sur le cloud, elle intègre à la fois des outils de capture (LAD/RAD*), de Workflow et d’intégration avec votre messagerie et votre ERP.

GPO Magazine : Quels sont vos conseils aux entreprises souhaitant initier un projet de transformation digitale ?
La transformation digitale semble être un sujet prioritaire dans bon nombre d’entreprises. Et pourtant, bien peu franchissent le pas ne sachant pas toujours comment initier un projet de dématérialisation, surtout lorsqu’il s’agit d’un premier équipement. Ces « primo-accédants » ont souvent du mal à définir leurs objectifs et leurs enjeux, et à en mesurer les impacts organisationnels et humains. C’est à nous professionnels de leur apporter conseils et retours d’expériences pour les aider à franchir le pas. La première étape consiste à créer un groupe de réflexion sur la transformation digitale et à identifier les sponsors internes du futur projet. La direction générale devra également être impliquée et préparer l’entreprise psychologiquement aux changements. Sans mobilisation des utilisateurs, il sera compliqué de démarrer un projet de dématérialisation. Nous conseillons généralement de démarrer par la dé- matérialisation des factures fournisseurs avec le service comptable, pour les raisons suivantes : fort retour sur investissement, projet transverse à toute l’entreprise, et avec peu d’utilisateurs (les chefs de service). Une fois ce premier projet terminé, il s’agira de choisir d’autres processus à dématérialiser au sein d’autres services : Commercial, Ressources Humaines, Qualité, Juridique, Marketing…

GPO Magazine : Quelle est votre proposition de valeur pour les accompagner dans cette démarche ?
Notre démarche est avant tout pédagogique et comporte plusieurs étapes permettant d’accompagner progressivement le client dans sa réflexion. La phase d’avant-vente permet d’intégrer toutes les informations nécessaires à notre future proposition de valeur : système d’information, description des principaux processus de l’entreprise, organisation documentaire, relation existante au numérique, maturité du projet. Ces éléments nous permettent de monter une présentation au comité de direction et aux principaux utilisateurs intégrant la description de la solution proposée, les bénéfices pour l’entreprise et les utilisateurs, le budget ainsi que le planning. Nous proposons ensuite au client de tester l’outil dans son propre environnement au travers d’un audit/ maquettage de 3 jours pour que les utilisateurs et la direction puissent valider l’adéquation de l’outil avec leurs processus et l’intégration technique avec leur sys- tème d’information (archivage des emails, ERP…). Cette phase de test permet de mieux appréhender les bénéfices apportés par la solution, et constitue le démarrage du projet. La maquette est ensuite présentée à la direction, lui permettant de prendre une décision d’achat.
Durant le projet, nous portons une attention particulière aux phases de formation et à l’assistance au démarrage, favorisant ainsi la conduite du changement.

GPO Magazine : Quels sont selon vous les principaux bénéfices d’un projet de transformation pour l’entreprise ?
Un projet de dématérialisation est générateur de productivité et d’efficacité au sein des organisations. Les utilisateurs ont un accès rapide et simple à l’information permettant d’apporter un meilleur service à leurs clients, d’améliorer les moyens de contrôle interne et d’optimiser certains processus.

* LAD : Lecture automatique de documents RAD : Reconnaissance automatique de documents

Témoignages clients
« La connexion entre notre ERP Prémiance et DocuWare a vraiment facilité l’utilisation du produit par les gestionnaires, le partage d’informations est désormais plus complet et la recherche de données présente une réelle souplesse. »

5Guillaume VERCOUSTRE, Directeur financier Sogaris

 

 

« La GED s’est imposée naturellement comme un levier de productivité et un facteur de différenciation par rapport à nos concurrents.»

6Christian BERTRAND, Directeur du Property Management, Savills Paris

 

 

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DOCUWARE, Éditeur de solutions de GED
17, rue du Colisée – 75008 Paris
Tél. : 01 57 19 03 23
www.docuware.com

Personnes à contacter
Olivier RAJZMAN
Mail : olivier.rajzman[at]docuware.com
Tél.: 06 15 97 50 36

Johanna CHENNEBERG
Mail : johanna.chenneberg[at]docuware.com
Tél. : 07 82 99 77 53