Les impacts de la transformation digitale sur les RH

Si la transformation digitale a un impact technologique sur les organisations, elle touche également les équipes RH ainsi que les modes de travail et de fonctionnement dans l’entreprise ou encore la mobilisation des salariés. Aujourd’hui, un certain nombre d’outils accompagnent les RH dans la transformation digitale de leur métier et l’organisation humaine de leur entreprise.

La fonction RH n’échappe pas au phénomène « d’uberisation » que connaît actuellement notre économie. Les ressources humaines sont aujourd’hui contraintes de se réinventer, non
seulement dans les usages de la technologie, mais aussi et surtout dans leur façon d’aborder leur métier. Initialement très administrative, cette fonction tend à devenir, depuis deux décennies maintenant, de plus en plus stratégique. Les RH sont un accompagnateur du changement, notamment grâce à leur capacité à proposer aux managers des outils et des conseils pour mieux recruter, évaluer et développer le personnel.
Un changement de posture rendu notamment possible grâce aux SIRH*, pour lesquels les nouvelles générations ont apporté leur lot de fonctions innovantes.

Les SIRH dernière génération
Dans un premier temps, les SIRH ont d’abord soulagé la fonction RH d’un certain nombre de processus administratifs. En permettant la dématérialisation des documents administratifs et leur mise en réseau, chaque collaborateur peut désormais gérer ses absences, accéder à ses décomptes de salaires ou encore demander des certificats de travail, le tout depuis n’importe quel terminal, mobile ou non. « Nous avions pour volonté de valoriser la fonction RH, initialement très administrative et papier, en lui permettant notamment de se focaliser sur son cœur de métier, les échanges RH, la gestion de carrière ou encore la formation », témoigne ainsi Catherine Duvanel, responsable RH de PX Group, société spécialisée dans la métallurgie et la déformation des métaux. Une volonté qui a conduit PX Group à mettre en place les outils de gestion des salaires et de gestion des notes de frais proposés par le Groupe T2i ainsi que son SIRH HR-Café. « Avec cet SIRH, les col­laborateurs ont par exemple la possibilité de se réapproprier l’ensemble de leurs données et dossiers personnels, de renseigner et mettre à jour  eux-mêmes les informations les concernant, ajoute Catherine Duvanel. Cette solution participe à la performance de  l’équipe RH  mais aussi de l’entreprise car désormais, nous maîtrisons mieux toutes les données dont nous disposons sur nos collaborateurs. Nous optimisons la gestion des talents et des formations, ce qui nous permet
d’allouer les bonnes compétences au bon moment et au bon endroit, et cela participe à la fidélisation de nos salariés ».

Le digital rend plus efficiente la gestion des talents et du recrutement
Parallèlement aux SIRH, la fonction RH tend également à s’appuyer de plus en plus sur le digital pour ses processus de recrutement. D’ailleurs, le recrutement est entré de plain-pied dans l’ère du digital. Apparus à la fin des années 90, les outils qui permettent de gérer l’ensemble du processus, de la diffusion d’offres à l’embauche, ne cessent de se perfectionner. Ils comprennent de nombreuses fonctionnalités comme le tri des CV, les réponses automatiques ou encore l’affichage de statistiques en temps réel. Les réseaux sociaux professionnels sont également de plus en plus plébiscités par lesemployeurs pour trouver la perle rare. « Longtemps, nous avons fait appel à l’intérim et à l’Apec pour recruter de nouvelles compétences, souligne ainsi Jean-Louis Sadokh, membre du conseil d’administration du Groupe T2i. Aujourd’hui, nous avons régulièrement recours à LinkedIn pour poster nos annonces. Grâce à cette approche, nos processus de recrutement sont passés de trois mois à trois semaines et ont gagné en fiabilité : avec Internet, nous pouvons vérifier très vite et plus facilement la véracité d’un CV ».  L’essor actuel des réseaux sociaux spécialisés dans la recherche d’emploi commence d’ailleurs à déboucher sur la création de communautés de compétences ultra-catégorisées, propres à séduire les entreprises à la recherche des meilleurs talents.
L’expérience du candidat va évoluer d’un dialogue cohérent vers une conversation en continu sur ces médias sociaux. Les entreprises qui propo­seront cette conversation aux candidats et la possibilité d’une expérience personnalisée, récolteront à terme les fruits de leurs efforts. Les enseignements acquis au travers de ce processus optimisé par des systèmes et technologies sophistiqués vont se traduire en connaissances en temps réel quant à l’adéquation du candidat au profil recherché et aux aspects de mentorat, d’engagement et de marketing. Ces différentes technologies génèrent un double bénéfice pour la fonction RH : un recrutement plus efficient et des gains de temps qui leur permettent de se réinventer et de gagner en expertise notamment en matière d’économie d’entreprise, d’aller chercher ces compétences rares et de pourvoir les postes clés qui vont positionner l’entreprise en amont de sa concurrence. « Les RH ont besoin d’outils, mais aussi de mieux communiquer sur leurs réalisations, notamment en termes de succession, de rétention et d’analyse de la performance, déclare Vincent Belliveau, Executive vice-président et directeur général EMEA de Cornerstone. D’autant que la question des plans de succession occupera beaucoup les entreprises cette année en prévision du départ à la retraite de nombreux baby-boomers alors même qu’il devient de plus en plus difficile de recruter des talents externes.
D’autre part, en s’engageant dans la dématé­rialisation de leur métier, les RH donnent aux salariés mais aussi aux candidats une image innovante de leur organisation. « Même si la transformation digitale des RH implique des investissements, elle contribue à moderniser l’image de l’entreprise et ainsi, à attirer de jeunes talents », souligne Chrystelle Verlaguet, directrice des solutions de dématérialisation et éditique de Neopost.

Vers des organisations plus collaboratives
Cette nouvelle posture n’est pas le seul paradigme que vit actuellement la fonction RH. « L’uberisation » de cette fonction provoque en effet d’importants changements dans l’organisation du travail de leurs équipes mais aussi des autres métiers qui cohabitent dans l’entreprise. Favoriser la collaboration devient crucial pour les entreprises et des changements seront à ce titre nécessaires en termes de culture d’entreprise, d’outils collaboratifs, de management et de gouvernance. « La numérisation de l’expérience collaborateur c’est avant tout un changement d’état d’esprit… une transformation tout court ! Les RH y sont généralement sensibles, puisque de cette transformation profonde de l’organisation émergent de nouvelles méthodes de travail : travail à distance (entre équipes situées sur des sites éclatés géogra­phiquement et pour des salariés en télétravail) et travail en mobilité » explique Mathieu Bigeard, consultant en transformation numérique et Customer Success Manager chez Jalios, éditeur spécialisé dans les Intranets collaboratifs et Réseaux Sociaux d’Entreprise.

Plates-formes collaboratives : vers des usages diversifiés
Ainsi, alors que l’économie devient collaborative, les structures hiérarchiques des entreprises vacillent au profit d’organisations plus transverses et collaboratives. « Les outils de partage de documents ouvrent des possibilités énormes en termes de travail collaboratif, ajoute Mathieu Bigeard. L’usage d’une plate-forme collaborative et sociale sert la capitalisation des connaissances : discussions, forums d’entraide, commentaires associés à des documents partagés au sein de communautés…

Les réseaux sociaux d’entreprises offrent également une vraie opportunité de réduire l’usage du mail, développent la transversalité et le partage par tous des connaissances, améliorent la traçabilité et l’indexation des do­cuments réduisant ainsi les temps d’accès à l’information. Ils ont pour principal usage de favoriser les interactions : il y a donc un enjeu d’intelligence collective au sein de l’organisation directement lié à la gestion des RH ». Par exemple, au sein de l’assureur la Macif, le Réseau Social d’Entreprise mis en place donne accès à des espaces collaboratifs, à un annuaire ou encore aux actualités en temps réel. Aujourd’hui étendu à l’ensemble des collaborateurs du groupe alors qu’initialement il n’était réservé qu’aux managers, il renforce le sentiment d’appartenance des salariés à une entité groupe collaboratif.

« Il est vérita­blement devenu pour la Macif l’un des leviers de sa transformation numérique, en contribuant notamment à faire évoluer la maturité « digitale » et en faisant émerger de nouveaux modes de travail, plus transverses et collaboratifs », rapporte Mathieu Bigeard. La Redoute a pour sa part choisi de réaliser sa mutation et sa croissance digitale en s’équipant de la solution collaborative Jalios Digital Platform. « Grâce à cet outil positionné comme un intranet, les usages collaboratifs se développent notamment au niveau de certaines communautés métier comme la relation client qui bénéficie du partage de bonnes pratiques », poursuit Mathieu Bigeard.