Neopost, expert du traitement des documents physiques et digitalisés

Historiquement positionnée sur le marché du traitement du courrier, du colis et de la communication numérique, Neopost n’a de cesse d’innover pour répondre aux attentes des entreprises en matière de communication. Aujourd’hui, la société propose des solutions de dématérialisation pour les factures, les lettres recommandées électroniques et pour tous les documents RH et ce, dans le respect des différentes réglementations. Entretien avec Christelle Verlaguet, Directrice des solutions dématérialisées et éditiques.

> Quels enjeux incitent les entreprises à engager leur transformation digitale ?
L’environnement réglementaire est l’un des principaux moteurs des projets de transformation digitale. Nous constatons qu’un certain nombre d’entreprises transforment les contraintes réglementaires en opportunité d’engager, voire d’accélérer leurs projets digitaux. Elles profitent notamment de l’obligation progressive (entre 2017 et 2020) de dématérialiser les factures clients envoyées vers les services de l’État pour mettre en oeuvre des projets plus globaux intégrant également la dématérialisation des factures envoyées vers des entreprises privées. Il en est de même pour la Loi El Khomri qui, depuis le 1er janvier 2017, autorise les services RH à dématérialiser les bulletins de paie sans demande préalable auprès des salariés. Elle a favorisé le déploiement de projets d’envois dématérialisés, voire d’archivage, sous format électronique d’un plus grand nombre de documents RH. Même les lettres recommandées 100% électroniques vont être démocratisées avec le Décret 2018-347 du 9 mai 2018 qui entrera en vigueur en janvier 2019. Si la réglementation est l’élément déclencheur de ces projets, les entreprises y voient également l’opportunité de moderniser leur image, d’accélérer leurs process de facturation ou RH et de réaliser des économies.

> Quels sont vos atouts ?
La force de Neopost est sa capacité à accompagner les entreprises aussi bien sur les processus papier que sur les processus digitaux. Par exemple, Neotouch est une solution de communication multicanal qui associe le numérique et le papier, et permet d’envoyer à tout moment depuis son PC, des documents par courrier, email, SMS, fax ou portail web sécurisé. Neotouch propose également l’envoi de factures au format électronique conformément à la réglementation en vigueur sur le portail Chorus Pro de l’État, mais aussi sur un site web sécurisé, par email avec PDF signé joint ou encore via EDI. Si l’entreprise préfère continuer à envoyer des documents papier, Neopost met à sa disposition des machines à affranchir et de mise sous pli ou encore propose un service d’externalisation d’envoi de courrier avec impression, mise sous pli, affranchissement et remise en Poste. Autre exemple, Neobox RH qui permet à l’employé de gérer, classer, archiver et diffuser les documents RH, s’adapte aussi aux préférences de réception des collaborateurs de l’entreprise. 100% conforme à la loi Travail, cette solution propose en effet un envoi dématérialisé des bulletins de paie vers un coffre-fort électronique salarié ou l’externalisation de l’envoi par courrier.

Enfin, Neopost propose aux entreprises une plateforme globale de diffusion de documents, comme les contrats de travail avec signature électronique et est ainsi en mesure de répondre à tous les enjeux de communication des entreprises. Et au-delà de ces offres, Neopost les accompagne dans la mise en oeuvre progressive de la dématérialisation de leurs documents, en s’adaptant à leurs process et à leurs contraintes techniques mais aussi en les aidant à communiquer auprès de leurs destinataires (clients, salariés, fournisseurs).

Témoignage clientAnne Broquart, Responsable du Service Clients DJO Global : « Nous avons décidé de nous intéresser aux solutions d’externalisation d’envoi de nos factures pour ne plus avoir à gérer cette tâche manuellement. Par ailleurs, nous recherchions une solution nous permettant d’envoyer à la fois des factures papier et des factures électroniques pour être en phase avec l’évolution de la règlementation qui pousse à la dématérialisation. Pour cela nous avons consulté 4 sociétés. La solution Neotouch nous a séduit de par son ergonomie et ses fonctionnalités. Grâce à Neotouch, nous bénéficions d’une solution complète nous permettant de gérer nos flux papier et électroniques. Neopost est également une entreprise sérieuse reconnue sur le marché du courrier. Enfin, le suivi commercial et la proximité des équipes de Neopost nous ont rassurés ».Lire le témoignage complet