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Notes de frais
L'entreprise mobile

Notes de frais : quels outils pour une gestion optimisée ?

Tout déplacement professionnel génère des frais. Que ce soit pour les payer ou se les faire rembourser, le collaborateur a besoin de solutions qui répondent à ses enjeux de mobilité et facilitent l’ensemble de ses démarches. Des objectifs qui deviennent atteignables notamment grâce à certaines évolutions réglementaires et technologiques, en lien avec la gestion des notes de frais et les moyens de paiement.

À l’heure du tout digital, la gestion des notes de frais continue à prendre beaucoup de temps aux collaborateurs. Selon un sondage Opinion Way pour Concur réalisé en septembre 2017, les salariés français consacreraient en effet 27 minutes en moyenne à la gestion de chacune de leur note de frais, dès lors qu’elle contient plusieurs lignes de frais. Ils seraient même plus d’un sur cinq (21 %) à y passer plus de 30 minutes.

L’automatisation de ce processus leur permettrait donc de gagner un temps précieux à toutes les étapes de saisie, de transmission et de suivi de leurs notes de frais. D’ailleurs, 41 % des salariés qui disposent d’un logiciel de gestion des notes de frais grâce auquel ils numérisent les justificatifs papier de leurs dépenses et automatisent leurs processus en la matière, leur reconnaissent plusieurs avantages : gain de temps (42 %), remboursement plus rapide des frais engagés (38 %) ou encore absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier (31 %).

Automatiser la gestion du déplacement de bout en bout

Pour les voyageurs d’affaires, les bénéfices de ces démarches seront d’autant plus importants s’ils ont la possibilité de réaliser leurs réservations en ligne et de gérer leurs dépenses depuis une interface unique. Avec une telle automatisation du processus de bout en bout, les notes de frais provenant des itinéraires réservés sont pré-saisies. « Dès lors que l’entreprise met en place une solution automatisée de gestion des déplacements et frais professionnels, le processus gagne encore en simplicité pour le collaborateur, explique Emmanuel Vergé, directeur marketing de Concur. Elle peut économiser jusqu’à 70 % sur les coûts directs de traitement des notes de frais, diminuer de 30 % les coûts indirects du voyage tout en augmentant de 90 % la conformité de la note de frais ».

Capitaliser sur les données de paiement

Parallèlement à cette démarche, plusieurs solutions de gestion des notes de frais permettent, via des applications mobiles, de prendre en photo les justificatifs de paiement et de les joindre à chacun de ses frais, contribuant encore plus à la simplification de ce processus pour le collaborateur. Gage de l’intérêt de ces applications, même le fournisseur de moyen de paiement AirPlus devrait bientôt proposer en France sa propre application en la matière. Cela permet en effet de centraliser toutes les transactions réalisées à partir d’une carte Affaires et d’offrir une visibilité complète sur toutes les transactions, tout en permettant d’intégrer les photos des justificatifs dans les logiciels de gestion de notes de frais.

Moyen de paiement : la clé de voûte d’une gestion de frais optimisée

Simplifier la mobilité d’un collaborateur suppose également de mettre à sa disposition des moyens de paiement adaptés et qui se « pluggent » avec ces outils de gestion des notes de frais. Qu’il soit sur les routes de France dans son véhicule de fonction ou à l’étranger auprès d’un client ou d’un prospect, il a besoin, dans le cadre de son déplacement d’un moyen de paiement pour régler ses frais de carburant, de restauration, d’hôtels, de transport aérien ou ferroviaire, de taxi…

De la carte plastique à la carte virtuelle

À l’heure actuelle, les fournisseurs de moyens de paiement proposent différentes solutions. Pour les dépenses nomades, la carte corporate reste souvent la mieux adaptée. Restaurants, taxis, transports urbains ou autres dépenses du quotidien du collaborateur mobile peuvent ainsi être réglés avec une carte Affaires. Certains prestataires tels que les pétroliers ou les enseignes de la grande distribution proposent également des cartes de paiement dédiées notamment aux achats de carburants. Pour les déplacements qui nécessitent davantage de prestations, les cartes logées et les cartes virtuelles sont mieux adaptées. Grâce à un relevé unique de facturation, la carte logée permet par exemple de centraliser les dépenses voyages d’affaires et d’optimiser la gestion des frais de déplacements professionnels. Les cartes de paiement virtuelles sont pour leur part utilisées pour le paiement des nuitées d’hôtels, des locations de véhicules, des compagnies aériennes low cost ou encore des achats indirects. Elles répondent notamment aux besoins occasionnels des collaborateurs mobiles. Un numéro de carte de crédit à usage unique est généré automatiquement pour régler une dépense voyage spécifique et ce, pour une durée et à des dates définies.

En passant par le sans contact

Les nouvelles technologies de paiement qui émergent et se développent devraient également faciliter la mobilité des collaborateurs. C’est notamment le cas du paiement via les technologies sans contact tels que le NFC (Near Field Communication) ou la biométrie (reconnaissance faciale, digitale, de l’iris…). Le paiement sans contact, initialement proposé sur les cartes bleues (via le NFC), a ainsi largement investit les Smartphones ces derniers mois. Une technologie qui commence également à être embarquée sur des supports plus insolites tels que les montres, bracelets, porte-clés, bagues ou autres vêtements connectés.

Conscients des attentes des entreprises et de leurs collaborateurs en matière de nouvelles technologies de paiement, certains opérateurs de cartes proposent déjà l’intégration de leurs solutions (notamment Corporate) dans les Smartphones proposant la NFC. Taxis, transports en commun, frais additionnels dans l’aérien ou l’hôtellerie, restaurants, parkings sont ainsi autant de dépenses qui pourront alors être réglées directement depuis le téléphone mobile du collaborateur. La technologie employée permettra, après validation, de prélever directement sur un compte spécifique les sommes à débiter. American Express Corporate propose ainsi depuis le mois de mars, aux porteurs de ces cartes, d’utiliser Apple Pay. Il leur suffit à cet effet d’ajouter leur carte American Express dans l’application Wallet pour qu’ils puissent ensuite régler leurs achats avec Apple Pay dans tous les points de vente où le paiement sans contact American Express est activé.

Parallèlement, et toujours dans la perspective d’accompagner au mieux les collaborateurs dans leur mobilité, les fournisseurs de cartes s’attachent à développer leurs réseaux d’acceptation. Une démarche dans laquelle est par exemple résolument engagée AirPlus, avec par exemple sa nouvelle application pour la gestion des repas d’affaires développée avec sa start-up Dine+Go. « Cette application mobile de paiement pour les repas d’entreprise permet aux voyageurs d’affaires de payer sans avoir à attendre l’addition. La facture correspondante est automatiquement intégrée dans le logiciel de gestion de dépenses de l’entreprise qui peut alors opérer le remboursement », explique Marie Auzanneau, responsable marketing et communication France chez AirPlus International.

Une réglementation favorable à la note de frais dématérialisée

La dématérialisation des notes de frais est d’autant plus simple depuis l’arrêté du 22 mars 2017. Il définit les modalités à suivre pour que la copie numérique des factures / notes de frais revête une valeur probante pour l’exercice du droit à déduction de la TVA. Ainsi, en matière d’acquisition numérique, le document ne doit pas avoir subi de traitement de l’image, les couleurs doivent être reproduites à l’identique lorsqu’elles sont signifiantes et la compression est autorisée uniquement si le document ne perd pas en qualité. Pour sécuriser les pièces, le format PDF est obligatoire, de même que l’horodatage et la signature électronique (liée à une personne physique) ou le cachet serveur (lié au matériel employé par une personne morale). Enfin, comme pour la facture classique, le document numérisé doit faire l’objet d’un archivage spécifique (jusqu’à dix ans pour la note de frais en tant que pièce justificative comptable), et les documents doivent rester accessibles en ligne.

« Cet arrêté ouvre ainsi de nouvelles perspectives aux entreprises. La suppression du papier va permettre aux équipes comptables des entreprises d’améliorer leurs process de gestion des notes de frais, de s’affranchir des tâches chronophages et de se consacrer à des missions plus qualitatives et génératrices de valeur telles que l’audit interne, explique Gille Bobichon, directeur de l’activité Notilus et co-fondateur de Dimo Software. La numérisation et l’archivage à valeur probante de ces justificatifs contribueront aussi à la baisse des coûts de stockage, d’indexation et de recherches en cas de contrôle fiscal ou Urssaf. Enfin, pour les collaborateurs elle est le gage d’un meilleur suivi et remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leurs déplacements quels qu’ils soient, les risques de pertes de justificatifs étant ainsi diminués ».

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.