Comment opérer une transition numérique

Le groupe Atoll compte une quarantaine d’agences de travail temporaire et intervient sur une douzaine de départements, de Toulouse jusqu’au Jura. Ces agences de proximité, présentes à travers une quinzaine de marques différentes, sont en phase avec leur environnement économique et répondent notamment aux besoins en personnel de PME de toutes tailles. Pour dématérialiser la masse de documents traités quotidiennement, le groupe Atoll a fait appel à Pixid, spécialiste français de la digitalisation du travail.

Explications avec le directeur général du groupe Atoll, Alain Giraud. 

Pour quelles raisons avez-vous décidé d’opérer une transition numérique ?
> Notre Groupe allie la proximité avec des collaborateurs issus de l’endroit où l’agence intervient et, en même temps, les moyens d’un Groupe de travail temporaire qui représente une centaine de millions d’euros de chiffre d’affaires. Dans notre métier, la charge administrative est très importante. Par exemple, pour un contrat sous format papier, il fallait l’imprimer, le signer à la main, le mettre dans une enveloppe, l’affranchir, l’envoyer au client qui devait en faire de même et nous le retourner. Je vous laisse imaginer la charge administrative, d’autant qu’aux contrats s’ajoutent la gestion des dossiers des intérimaires, les fiches de paie, les factures. Il y avait donc des gains de productivité à réaliser. D’autre part, sur le plan commercial, il était essentiel que nous allions dans le sens des demandes de nos clients de plus en plus demandeurs d’échanges dématérialisés.

Comment avez-vous réalisé votre projet ?
> Nous avons réalisé notre transition numérique entre septembre 2015, date des premières réflexions, et ce début d’année 2017 où le nouveau système est devenu opérationnel après une phase de test. Nous nous sommes organisés avec un chef de projet en interne dédié à ce projet, et nous nous sommes entourés de prestataires comme Pixid, spécialiste du contrat de travail dématérialisé. L’objectif était de pouvoir conserver notre système informatique et le faire dialoguer avec celui de Pixid. Pour des raisons commerciales, nous voulions également conserver, dans le nouvel outil mis en place, la présence de nos marques, ce qui a été rendu possible par un co-branding avec Pixid.

Quels sont les premiers résultats ?
> En l’espace de deux mois à peine, 25 % de nos flux sont déjà dématérialisés et nous espérons atteindre 70 % dans 6 mois. Certains de nos clients nous ont même demandé de pouvoir bénéficier de fonctionnalités supplémentaires. Nous lançons aussi en mars une agence dématérialisée pour répondre à certains besoins. Pour nous, l’avenir passe par des offres numériques, mais aussi et surtout par une présence physique de proximité bénéficiant d’outils numériques modernes comme ceux dont nous disposons aujourd’hui.