PME : 10 conseils pour relever les défis de la transformation numérique

A n’en pas douter, la transformation numérique crée des opportunités sans précédent pour la croissance et l’innovation des PME. Pendant des décennies, les grandes entreprises ont tenu l’avantage concurrentiel en termes d’offre, de livraison et de capacité à répondre rapidement aux évolutions constantes du marché. Mais la roue tourne. Les progrès technologiques offrent des possibilités inespérées aux PME pour prendre pied sur des marchés autrefois dominés par les grandes organisations.

Notons tout d’abord que le cloud computing (ndlr : système de stockage des données de l’entreprise sur internet plutôt que sur un serveur local/physique – www.lebigdata.fr/definition-cloud-computing) est devenu accessible, sa flexibilité et le faible investissement initial qu’il représente en faisant une solution idéale pour explorer de nouvelles voies. Il supprime les mises à jour logicielles trop coûteuses pour des petites entreprises, et augmente la sécurité.

La mobilité dans le travail permet elle aussi de dépenser moins, notamment sur la location de bureaux ou les coûts de transports, et de gagner en productivité, notamment grâce des plates-formes et outils de collaboration accessibles depuis les smartphones, les ordinateurs de bureau ou encore les tablettes.

Même les technologies de courrier physique sont désormais ajustables selon la taille de l’entreprise, offrant des outils de production et d’envoi de documents plus rapides, plus productifs, parfaitement intégrés à des plates-formes numériques intelligentes.

Les entreprises doivent relever quantités de défis comme des réglementations en constante évolution, la pénurie de compétences et le roulement élevé du personnel, ou encore répondre à une demande fluctuante. Par exemple, dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie visant à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, la facture électronique sera obligatoire par toutes les PME françaises traitant avec les marchés publics à l’horizon janvier 2019 (2020 pour les TPE, 2017 pour les grandes entreprises et ETI).

De plus, la nécessité de suivre le rythme du changement grâce à la transformation numérique met encore davantage la pression sur les entreprises, et beaucoup ne tirent pas encore pleinement parti des opportunités fournies par la digitalisation. Selon une étude Pitney Bowes¹ dédiée à l’adoption du digital dans la communication client des entreprises, 14 % des entreprises françaises, britanniques et allemandes sont à la traîne dans la digitalisation de leur relation client et l’usage de leur données clients, et ont des stratégies réactives plutôt qu’actives de mises en place. Même si les entreprises françaises sont en avance en terme d’intention d’adoption, 25 % des répondants français estiment que le manque de compétences internes reste le principal obstacle à la réalisation de cette transformation digitale (19 % au UK et 12 % en Allemagne), 20 % invoquant les contraintes réglementaires ou encore le coût excessif de cette transformation.

Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi la seule pensée de la transformation numérique peut sembler écrasante et complexe à mettre en œuvre, mais il y a quelques façons clés pour y remédier. Si l’on pense avant tout qu’il s’agit d’une aide à la « digitalisation », cela fait oublier la notion plus imposante de « transformation », et fait référence aux outils dont votre entreprise a besoin pour générer de la croissance. Les conseils suivants devraient également vous aider à préparer le terrain pour amorcer ce changement et obtenir des résultats rapidement :

1. Rythmez votre passage au numérique, en parallèle à vos priorités commerciales : Quel est votre objectif business principal pour votre entreprise, et quels outils pourrait vous aider à faire cela? Des décisions éclairées se construisent avant tout à partir des données. Commencez d’abord par utiliser les données dont vous disposez déjà pour vous faire une bonne idée d’où vous partez : si votre canal de ventes est en croissance et que vous voulez formaliser votre gestion de la relation client, vous pourriez envisager sérieusement d’évoluer vers un système de CRM digne de ce nom ; si vous avez des équipes de ventes terrain avec des volumes de commissions variables chaque mois, il serait bon de penser à vous doter d’un logiciel de comptabilité solide ; et si vous avez besoin de vous mettre en conformité avec les dernières règlementations de l’industrie tels que l’GDPR (General Data Protection Regulation – http://www.cil.cnrs.fr/CIL/spip.php?article2634), vous devrez peut-être examiner les moyens de protéger vos informations physiques et numériques client.
2. Laissez vos clients conduire votre stratégie de digitalisation : Comment préfèrent-ils entrer en contact avec vous ? Par e-mail, téléphone, ou par l’intermédiaire de votre site Web? A quels types de communication marketing répondent-ils le mieux? Leurs réponses vous aideront également à prioriser vos outils numériques.
3. Rassemblez autant de données de vos clients que vous le pouvez : Vous pouvez mettre en place des analyses intelligentes derrière votre site Web pour suivre le parcours en ligne de votre client, ou vous pouvez créer un formulaire simple et rapide à remplir par vos clients quand ils vous envoient une requête. Recueillez des données dont vous n’auriez pas pensé qu’elles puissent vous être utiles : les numéros de mobiles deviendront une valeur inestimable pour la relation commerciale, et si ce n’est pas encore le cas, pensez à long terme.
4. Envisagez le cloud : Les données doivent être accessibles si vous projetez de l’utiliser pour obtenir une vue d’ensemble et en temps réel de vos informations. Le stockage dans le cloud est une excellente solution, rentable et accessible à partir de tout dispositif. De même, si vous faites des affaires par le biais de votre site Web, recherchez une plate-forme en SaaS qui réunit une large gamme de logiciels et d’applications innovantes, des solutions de paiement électronique aux outils d’expédition.
5. Identifiez comment vous pouvez améliorer votre communication : La personnalisation est absolument essentielle à la réussite de la communication marketing ; une fois que vous avez numériquement recueilli vos données client et commencé à les gérer efficacement, vous avez le potentiel pour fournir une communication contextuelle personnalisée et pertinente. Là encore, le numérique est clé dans ce processus.
6. Devenez précurseur : Les fournisseurs de solutions sont souvent à la recherche d’entreprises intéressées pour tester leurs technologies et faire les premiers retours, et beaucoup offrent une période d’essai avant de souscrire un abonnement à une plate-forme logicielle. Profitez de ces opportunités qui peuvent vous ouvrir à de nouvelles façons de travailler.
7. Considérez comment votre effectif évoluera : Peut-être que vous ou vos collaborateurs travaillez en mobilité, ou encore, l’organisation du temps et de l’environnement de travail dans votre entreprise vous donnent l’opportunité de recourir à un bassin de talents plus large ? Vous aurez alors besoin de vous assurer que vos travailleurs mobiles ont accès aux mêmes outils et technologies que ceux utilisés au bureau. Des plates-formes de messagerie convertissent désormais le courrier livré au bureau en format numérique afin qu’il puisse rapidement et en toute sécurité atteindre le bon destinataire.
8. Si vous êtes une collectivité locale ou une administration: Pensez à quels outils vous aideront le mieux à des objectifs numériques, et observez ce qui fonctionne pour d’autres collectivités locales ou administrations dans votre région : elles peuvent partager avec vous les meilleures pratiques mises en œuvre et les premiers résultats obtenus.
9. Assurez-vous que vous avez les bonnes bases en place : Il y a peu d’intérêt à investir dans des outils et des systèmes numériques si vous avez une infrastructure lente et vieillissante. Demandez à votre fournisseur de réseau de vérifier que la bande passante de votre équipement est adaptée à vos objectifs technologiques. Le passage à une formule différente pourrait vous garantir une meilleure bande passante et un service plus rapide pour un coût similaire.
10. Enfin, pensez à la façon dont tout cela fonctionne : Le fait de disposer d’applications disparates, d’outils et de systèmes qui ne communiquent pas entre eux peut parfois s’avérer frustrant et entraver les résultats de votre entreprise. L’un des avantages du numérique est qu’il fournit une approche connectée et intégrée ; adressez-vous à des partenaires ou fournisseurs de services gérés qui feront en sorte que vos processus deviennent fluides et améliorent vos interactions avec votre écosystème.

    Par Ryan Higginson, Vice President Global Inside Sales – Pitney Bowes

    ¹ The Future of Digital & Physical Communications – Mai 2016 – 3000 entreprises interrogées en UK, France et Allemagne