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Les processus achat s'adaptent désormais à toutes les situations édictées par le voyageur d'affaires
L'entreprise mobile

Les processus achat s’adaptent désormais à toutes les situations édictées par le voyageur d’affaires

Marqué par les changements de comportements achats des voyageurs d’affaires, le marché des éditeurs de solutions de gestion des déplacements professionnels et notes de frais poursuit sa mue. Une évolution qui passe par une automatisation de plus en plus poussée des processus d’achats et de gestion, mais également par l’ouverture de ces solutions à davantage d’acteurs du voyages d’affaires pour une meilleur prise en compte des attentes des voyages d’affaires.

De plus en plus, les voyageurs adoptent les codes du B to C en matière d’achats. D’autre part, l’offre évolue constamment et constitue autant de tentations, pour le voyageur d’affaires, de sortir du cadre des processus de réservation imposés par l’entreprise. Nous assistons par exemple à l’intrusion de la nouvelle économie dans le voyage d’affaires. Pour preuve, certains des acteurs qui la composent (à l’instar d’Airbnb ou Uber) proposent déjà des offres adaptées aux besoins de cette catégorie de voyageurs, tenant compte des attentes des chargés de voyages et travel managers (voir chapitre 2 et 3). Ainsi, selon une enquête Business Travel Show 2016, 20 % des travel managers anglo-saxons relèvent que leurs collaborateurs utilisent déjà des plates-formes collaboratives pour l’organisation de leurs déplacements professionnels.

« Nous constatons une évolution sur la façon dont les entreprises et leurs collaborateurs conçoivent leurs processus de réservation des voyages d’affaires, analyse Gilles Bobichon, directeur du pôle Travel & Expense Management de DIMO Software. Après être passés des agences off line aux agences on-line, ils ont depuis peu aussi des velléités de retrouver dans leur sphère professionnelle les mêmes processus d’achats dont ils disposent dans leur vie privée. Néanmoins, ces processus achats ne sont pas toujours gérables de la même façon, au regard des contraintes propres à l’entreprise, tels que le respect de la politique voyage ou la traçabilité et la sécurité des collaborateurs ».

> Les réservations de voyages sortent du cadre
D’ailleurs, à l’heure actuelle, seules 48 % des entreprises intègrent les acteurs de l’économie collaborative dans leurs politiques voyages.  D’autre part, tous ces nouveaux acteurs et services ne sont pas encore disponibles dans les outils de gestion des déplacements traditionnels ou la plupart des Self Booking Tools.
Faute de solutions flexibles en la matière, nombre de voyageurs d’affaires délaissaient les outils de réservation proposés par leurs entreprises pour aller réserver directement leurs voyages sur les sites Web et applications mobiles, plus ergonomiques et intuitifs, offrant un panel d’offres plus large. Il s’agit ni plus ni moins d’Open Booking. Ce phénomène, s’il n’est pas nouveau, prend néanmoins de l’ampleur au vu de la multiplication des nouveaux acteurs du voyage. Il peut ainsi atteindre jusqu’à 40 % des voyageurs d’affaires, qui n’utilisent plus systématiquement les solutions de réservation fournies par leur entreprise. Or, cela entraîne de nouvelles problématiques, notamment pour les travel managers. Selon l’AFTM dans son Guide sur les Défis de la Mobilité en Entreprise édité en 2016, « ils risquent de perdre de la visibilité et le contrôle sur les coûts liés aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Par ailleurs, ils ne peuvent plus assurer la sécurité des voyageurs ni celle des données. Enfin, ils perdent leur pouvoir de négociation auprès de leurs fournisseurs, car des volumes d’achats conséquents échappent aux radars de l’entreprise ».

> Outils de gestion des déplacements et notes de frais : la solution face à l’open booking ?
« Tout l’enjeu pour le travel manager consiste donc à faire cohabiter le canal de vente de direct auprès des prestataires avec un canal de vente indirect, via les agences de voyages ou les SBT, le tout en intégrant, dans le mesure du possible, les offres proposées par les nouveaux entrants, poursuit Gilles Bobichon. Aujourd’hui, les dernières générations d’outils de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais permettent néanmoins de prendre en compte ces réservations effectuées hors du circuit officiel, ou en direct auprès des prestataires, et de gérer les dépenses qui y sont liées via des fonctionnalités de dématérialisation et d’intégration aux notes de frais ». Parfois, ces solutions donnent ainsi accès aux voyageurs d’affaires à une offre élargie intégrant des prestataires du transport terrestre, de restauration ou encore des acteurs du collaboratifs.

> Un contrôle des dépenses a priori
Certaines proposent du contenu directement dans leur système alors que d’autres intègrent des liens entre différents systèmes externes, afin de récupérer automatiquement les données et permettre le contrôle. L’objectif reste néanmoins commun : suivre les dépenses a priori et non une fois qu’elles ont été effectuées. Le Baromètre American Express GBT 2017 met d’ailleurs en exergue un intérêt constant des entreprises pour les leviers permettant l’évaluation de la dépense en amont… Et pour cause, selon une enquête GBTA/Concur publiée en 2016, « l’autorisation préalable au voyage peut-être une composante capitale dans la gestion d’un programme voyage. Les entreprises qui ont mis en place une telle procédure peuvent assurer leur devoir de protection, veiller à la conformité de la politique voyage et réduire les coûts ».
Alors qu’il est difficile de conjuguer open booking et tarifs négociés, de tels outils et une stratégie porte-à-porte permettent donc de suivre finement les dépenses des voyageurs d’affaires en amont de leurs déplacements, mais aussi de les accompagner dans leurs choix au moment de la réservation, y compris hors du circuit officiel.

Réseaux utilisés pour rechercher des options de voyage
> Automatisation des processus achat de bout en bout

La proposition de valeur de ces solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais repose également sur l’automatisation des process de bout en bout de la chaîne d’achat du voyage et sur un circuit de validation fluide. À partir d’une interface unique, les collaborateurs ont la possibilité de faire leur réservation en ligne et de gérer leurs dépenses. D’autre part, la connexion entre l’outil de gestion des dépenses et le système du fournisseur de cartes corporate permet de compléter les notes de frais par l’import automatique des dépenses cartes. Enfin, pour les dépenses hors cartes et hors outils de réservation en ligne, certaines de ces solutions proposent d’intégrer les justificatifs numérisés ou photographiés dans l’outil de gestion de notes de frais. Ainsi, selon une étude menée par le cabinet Aberdeen au début de la décennie actuelle, les entreprises qui mettent en place une solution automatisée et intégrée de gestion des déplacements et frais professionnels peuvent économiser jusqu’à 70 % sur le traitement de chaque note de frais.
Pour les services financiers et comptables, les tâches de traitement sont largement diminuées. Ces solutions permettent en effet d’intégrer les règles de dépense fixées par l’entreprise dans le cadre de sa politique voyage, ainsi que des processus de validation en amont mais aussi postérieurs au voyage. L’automatisation des notes de frais évite les processus de saisies et re-saisies, sources d’erreurs. Le contrôle est facilité et les risques de fraude sur les notes de frais ou de non-conformité, réduits. Par ailleurs, en important directement dans les notes de frais les données des itinéraires de voyages réservés et celles des dépenses réalisées par carte corporate, une solution automatisée assure également au service comptable de disposer des données exactes nécessaires à la récupération de la TVA.
Enfin, les travel managers disposent, grâce à ces outils, d’une visibilité exhaustive sur les dépenses liées aux déplacements, incluant également celles réalisées en dehors de l’outil de réservation. Ils disposeront ainsi de toutes les informations et analyses pertinentes pour négocier les tarifs avec les fournisseurs, contrôler la bonne application des contrats en cours et le respect de la politique voyage par les collaborateurs. Selon Aberdeen, l’automatisation de la gestion des frais professionnels permet d’accroître la conformité à la politique de dépenses d’entreprise de 30 à 90 % et les entreprises peuvent réaliser jusqu’à 20 % d’économie sur les achats voyages.

Proportion des voyageurs d’affaires obligés d’utiliser l’outil de réservation en ligne de leur entreprise

Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d’affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d’entreprise.