Projets digitaux : comment se faire accompagner ?

Le fait est désormais acquis par la plupart des entreprises : il est aujourd’hui indispensable de positionner la digitalisation au centre de sa stratégie de croissance. Quelle que soit l’entreprise, bien mener un projet numérique nécessite néanmoins de mettre en place un dispositif adapté et de se faire accompagner par un ou plusieurs spécialistes. Il est alors crucial de pouvoir s’appuyer sur une équipe focalisée sur ces aspects qui travaillera au quotidien avec la Présidence et les équipes métiers pour concevoir un mode opératoire adapté.

Selon le rapport « Fit for Digital : Co-creation in the Adge of Disruption » de Fujitsu (avril 2017), près des trois quarts (72 %) des chefs d’entreprise reconnaissent la nécessité de collaborer plus stratégiquement avec des organisations qui les aideront à construire une solution adaptée à leur besoin en transformation digitale. En outre, 73 % estiment que la technologie est un facteur clé dans la capacité d’une organisation à évoluer dans un environnement digital, tandis que 67 % affirment que leur entreprise doit collaborer avec des experts technologiques tiers.

« Une telle collaboration permettra aux entreprises de ne plus jamais se sentir dépassées par les progrès technologiques : plus innovantes, elles parviendront à exploiter toutes les possibilités qu’offre cette nouvelle ère », explique Benjamin Revcolevschi, Directeur Général Fujitsu France.

L’audit, préalable indispensable

Dès la phase amont d’un projet de transformation digitale, les entreprises ont ainsi la possibilité de solliciter leur prestataire pour les accompagner dans la mise en place du projet et des différentes étapes y afférentes. « À cet effet, nous utilisons une méthode structurée, s’articulant notamment autour d’une réunion de lancement du projet pendant laquelle nous balayons avec l’entreprise les différentes caractéristiques de son projet », explique Dominique Bougnot, Directeur de Ventya France.

C’est également durant cette étape amont que se fait généralement l’état des lieux de l’existant, de manière à évaluer les besoins de l’entreprise. « Cet audit est une étape indispensable pour comprendre comment fonctionne la société, comment elle est organisée, comment elle gère, par exemple, ses processus de facturation lorsque son projet porte sur leur dématérialisation, indique Chrystelle Verlaguet, Directrice des solutions digitales et dématérialisées chez Neopost. Il permet également aux prestataires d’identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise afin de définir avec elle les axes d’amélioration et les technologies les mieux adaptées à son projet.  « Sur la base de cet audit mais également des objectifs visés par l’entreprise dans le cadre de son projet, nous pouvons ensuite apporter des conseils à l’entreprise sur les processus de transition numérique à mettre en œuvre, précise pour sa part Aurélie Rocamora, Responsable innovation et transformation digitale chez Everial. Par exemple, lorsque l’entreprise souhaite s’engager dans un projet de dématérialisation des documents, cette première phase permet notamment de comprendre comment l’information circule dans l’entreprise et  d’évaluer son fonds d’archives. Cela nous permet ensuite de la conseiller sur les documents qu’il convient (ou non) de numériser et sur les procédures et technologies à mettre en place en matière de dématérialisation et d’archivage de documents. Parfois, le zéro papier n’est pas intéressant ! ».

La conduite du changement ne s’improvise pas

La conduite du changement est également un élément clé du succès d’un projet de transformation digitale. « Dès lors que nous mettons en place un projet de dématérialisation, cela génère des changements au sein de l’entreprise et l’entreprise n’aime pas tant les changements !, souligne Emmanuel Faure Directeur Stratégie et Marketing de Locarchives. Les prestataires ont alors un rôle important à jouer pour accompagner les entreprises dans leur évolution. « Il faut notamment réfléchir à l’intégration de la solution ou des services que nous allons mettre en place dans l’organisation, puis informer et former les collaborateurs concernés par ces projets », ajoute Emmanuel Faure. « Pour sensibiliser les entreprises sur l’importance de cette étape nous leur préconisons un conseil personnalisé et des guides, dont la méthodologie John Kotter, référence en la matière – les huit étapes du changement -,  qui s’applique particulièrement bien aux projets collaboratifs, explique pour sa part Mathieu Bigeard Customer Success Manager chez Jalios.

Plus généralement, les prestataires mettent à la disposition des entreprises et de leurs collaborateurs différents outils de formation et d’informations, tels que des sites d’aide en ligne, des vidéos tutorielles ou autres services de communication par chat. « L’aide à la conduite du changement se fait par le conseil mais également par la fourniture d’un certain nombre d’outils de communication, indique Dominique Bougnot. Par exemple, dans le cadre d’un projet de dématérialisation des factures, nous fournissons aux commerciaux des modèles de CGV, nous animons des réunions de formations pour présenter le projet, ses objectifs et les outils ».