Quelques points de vigilance à ne pas négliger dans la transformation digitale

Toute démarche visant à modifier les règles internes de l’entreprise nécessite quelques précautions. Non que la démarche de transformation digitale présente de réels risques mais parce que tout outil qui se respecte s’accompagne d’un mode d’emploi.
Alors que les changements, quels qu’ils soient, peuvent être anxiogènes, il est important que les communicants et dirigeants d’entreprise qui s’engagent dans ces projets lèvent rapidement le sacro-saint culte du secret. La démarche est notamment nécessaire pour rassurer et s’assurer de l’implication de chacun, fixer les règles en interne, s’assurer de la bonne compréhension des enjeux par tous, etc. Parallèlement, de tels projets nécessitent pour la plupart le recours à des prestataires externes.
Le choix de ces derniers, mais également les termes des contrats qui les unissent aux entreprises, sont des éléments clés du succès de mise en œuvre du projet puis, de sa continuité, de sa durabilité et de son évolutivité. Les points de vigilance portent alors notamment sur la qualité des services délivrés, les conditions de réversibilité, d’évolutivité, de disponibilité, ou encore sur la localisation des données. Pour mener à terme un projet de transformation digitale et s’assurer de son succès dans le temps, l’entreprise doit s’assurer qu’elle s’appuie sur les bonnes ressources et compétences internes et externes. Elle doit également bien définir les termes de ses contrats et s’assurer du niveau de qualité de services proposés par ses prestataires.

Cartographier et anticiper les risques

Tout projet de transformation comporte des risques. Souvent, les entreprises se focalisent sur les risques techniques. « Ces projets sont souvent lourds de conséquences sur les organisations et les modes de travail, indique Olivier Rajzman, directeur Commercial France de DocuWare C’est la raison pour laquelle les étapes de la définition des besoins et les phases de tests ne doivent pas être négligées. Elles permettent de bien appréhender les attentes des utilisateurs et d’éviter de se tromper dans le choix des produits et des usages ». Au-delà de cette dimension technique, l’humain est aussi un facteur de risque à ne pas négliger dans les projets de transformation digitale. « Le non-engagement des utilisateurs peut conduire à l’échec d’un projet, souligne Olivier Rajzman. Pour éviter que le projet ne s’essouffle ou ne dérape en termes de délais, les entreprises doivent s’assurer préalablement de la disponibilité des collaborateurs concernés par le projet, qu’ils soient utilisateurs ou acteurs de sa mise en œuvre. Elles doivent également se donner les moyens financiers de le déployer». Enfin, dans le cadre de certains projets de transformation digitale, il est également important de bien appréhender les risques réglementaires. « Certains processus de déma- térialisation, notamment ceux liés à la facture, sont encadrés par une réglementation dont il convient de prendre la pleine mesure tout en ne négligeant pas son évolutivité, précise Morgane Quéran, responsable marketing et communication Clear’Invoice chez Accelya. La démarche est d’ailleurs d’autant plus importante lorsque le déploiement d’un tel projet porte sur plusieurs pays. Les prestataires de la dématérialisation, mais aussi les sociétés de conseils juridiques, légaux et fiscaux, de conduite du changement sont alors souvent un recours précieux ».

Réversibilité et évolutivité des contrats

Autre point de vigilance, la teneur du contrat passé entre l’entreprise et le (ou les) prestataires, est également un point sur lequel les entreprises doivent être attentives. Il faut notamment que l’entreprise s’assure de leur réversibilité ainsi que de leur évolutivité, selon ses besoins. « Dans le cadre de contrats SaaS, l’entreprise doit être vigilante sur le prix des extensions et négocier le prix des prestations et des évolutions des logiciels, ajoute Olivier Rajzman. Il faut aussi qu’elle fasse décrire le plus précisément possible à son prestataire les conditions de sorties d’un contrat, afin d’éviter les mauvaises surprises, en particulier sur la clause de réversibilité ».