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Les points de vigilance

Sécurité autour de la dématérialisation des documents

Alors que la dématérialisation des documents tend à se démocratiser, certains enjeux liés notamment à la stabilisation des documents et à la sécurité demeurent.

Les risques liés à la dématérialisation des documents portent avant tout sur la sécurité des systèmes d’information et des documents ainsi que sur la pérennisation des actifs de l’entreprise. D’ailleurs, à ce jour, la problématique de l’archivage papier reste prédominante même si des pistes et tendances légales devraient prochainement permettre d’aller vers le zéro papier.

Est-il aujourd’hui légalement possible de s’affranchir du document papier lorsqu’il a été numérisé ?
Sur un document nativement numérique, la réglementation e-IDAS permet, depuis le mois de juillet, de supprimer l’étape de rematérialisation jusqu’à présent nécessaire pour apposer une signature, dès lors que le récepteur du document ne disposait pas de système de signature électronique. « Cette réglementation traite en effet l’identification numérique des personnes, explique Hervé Streiff, responsable conformité et sécurité de l’information chez Locarchives, tiers archiveur. Elle sera applicable dès lors que l’entreprise aura réalisé une numérisation dite « fiable » de son document ». À cet effet, une nouvelle norme Afnor sur le sujet est en cours de préparation et devrait être prête d’ici fin 2016/début 2017. « Dès lors que le document élec­tronique est conforme à l’original, cette norme permettra donc la destruction du document papier, ajoute Hervé Streiff. La mise en œuvre de la dématérialisation légale des documents nécessitera néanmoins de disposer d’un système de numérisation, de signature électronique et d’archivage fiable. Il est d’ailleurs indispensable, dans le cadre de cette démarche, de s’appuyer sur un éco­système numérique fiable avec un opérateur de confiance ». Si la France est techniquement prête en la matière, il reste juste à finir d’en valider le cadre juridique.

Comment garantir la sécurité et l’intégrité des archives électroniques ?
Parallèlement, pour garantir la sécurité et l’intégrité des archives électroniques, il est indispensable de s’appuyer sur des sociétés tiers-archiveurs labellisées, certifiées ou agréées Tiers de Confiance, par les organismes porteurs des normes établies en matière d’archivage électronique : l’Afnor (NF Z-42013) ou encore l’ISO (ISO 14641). Leurs agréments garantissent leur conformité avec la réglementation en vigueur en matière d’archivage électronique à valeur probatoire et sécurisent les documents qui leurs sont confiés. « Ainsi, la certification NF461 portée par une solution d’archivage électronique garantit l’intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, la sécurité du système et la traçabilité des évé­nements, tout au long du cycle de vie des documents, explique Éric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi Documents Services.

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.