Transformation digitale : Les promesses des outils de nouvelle génération

La plupart des salariés s’attendent aujourd’hui à retrouver en entreprise les technologies qu’ils utilisent dans leur vie privée. Les salariés de demain sont aussi, dans leur vie privée, des consommateurs de services à la demande (Airbnb, Netflix, Uber), de technologies innovantes (IoT) ou encore de solutions informatiques identiques dans leur vie privée et dans leur vie professionnelle (Skype, Office 365…).  Tout l’enjeu pour les entreprises consiste donc à répondre à ces exigences tout en optimisant la disponibilité et l’utilisation des solutions qu’elles mettent à leur disposition. Un défi qui les pousse à recourir à des technologies toujours plus innovantes et à placer l’utilisateur au centre de leurs décisions.

En effet, un projet de transformation digitale se réfère aux changements liés à la mise en oeuvre de nouvelles technologies dans toutes les strates de l’entreprise. Des technologies qui, au fil du temps, ne cessent de s’améliorer, apportant constamment aux entreprises de nouvelles perspectives de développement. Tour d’horizon sur ces outils de nouvelle génération comme le As a Service, l’Intelligence Artificielle, les solutions connectées, la signature électronique…

Les promesses d’un environnement As a Service
Les services Cloud tels que les SaaS, IaaS et PaaS continuent ainsi d’attirer de plus en plus les entreprises souhaitant profiter de la simplicité et des hautes performances offertes par ces solutions. Ainsi, selon une étude prédictive publiée en 2016 par Cisco, en 2018 les solutions SaaS seront les services Cloud les plus déployés à l’échelle mondiale et représenteront 60 % de toutes les solutions Cloud déployées. Une dynamique de croissance portée par le modèle Cloud en lui-même ainsi que par ses capacités de stockage exponentielle ou encore les niveaux de sécurité offerts. Cette technologie permet ainsi aux entreprises de gagner en agilité notamment au travers des opportunités qu’elle offre en termes d’usage à la demande, de rapidité de déploiement et de développement ou encore dans la manière dont les données utiles à l’entreprise sont gouvernées et orchestrées.

Le Cloud est également un facteur d’innovation car il facilite et accélère l’accès à des services innovants. Il contribue à l’ouverture du système d’information de l’entreprise, favorisant ainsi la collaboration interne entre les collaborateurs ainsi que leur mobilité, mais aussi les interactions avec l’écosystème de l’entreprise, voire même, et de plus, avec les objets connectés. « Grâce au Cloud et aux nouvelles générations de plateformes digitales, nous entrons véritablement dans l’ère du Workplace As a Service », précise Mathieu Bigeard, Customer Success Manager chez Jalios.

S’ouvrir à de nouvelles perspectives avec l’Intelligence Artificielle
L’engouement pour l’Intelligence Artificielle semble également intarissable. Pour preuve, 59% des entreprises se disent intéressées et affirment être en phase de prise d’informations concernant cette technologie (Gartner, 2018). Pour l’heure, l’Intelligence Artificielle se présente sous la forme de solutions d’apprentissage automatique ciblées. Elle repose sur des algorithmes optimisés pour les tâches à effectuer – par exemple, la compréhension d’une langue. Mais elle devrait passer sur le devant de la scène à l’horizon 2025. Intégrée aux futurs projets numériques, elle ouvrira de nombreuses perspectives à l’entreprise et à ses collaborateurs que ce soit en termes d’aide à la prise de décision, de renforcement de l’expérience client, d’accélération et de sécurisation des processus financiers ou encore d’amélioration de la productivité et du travail collaboratif. « Par exemple, dans le secteur du conseil financier, l’Intelligence Artificielle peut prendre la forme de Chatbots utilisés pour dialoguer automatiquement avec les particuliers et leur apporter des réponses simples au sujet de la gestion de leur épargne, explique Hugo Bompart, cofondateur et directeur scientifique de Nalo, société de conseil en investissements. Il peut également s’agir de « robotadvisors » permettant aux conseillers financiers de proposer aux particuliers des placements adaptés à leurs objectifs financiers et à leur environnement patrimonial ».

L’Intelligence Artificielle peut aussi être utilisée pour affiner des informations poussées auprès des utilisateurs, que ce soient des collaborateurs internes comme des clients. « Ainsi, en matière de gestion des notes de frais, l’Intelligence Artificielle vient remplacer des actions mécaniques comme la saisie de factures, explique Gilles Bobichon, directeur du pôle Travel & Expense Management de Dimo Software. Il suffit au voyageur de prendre en photo sa facturette et l’Intelligence Artificielle embarquée dans les outils de gestion des notes de frais permet de préremplir automatiquement sa dépense, sans qu’il ait à la saisir. La technologie contribue ainsi à simplifier les usages des outils de gestion de notes de frais et la mobilité des collaborateurs, tout en améliorant le suivi et le contrôle de leurs dépenses par les entreprises ».

Embarquée dans les solutions de dématérialisation, l’Intelligence Artificielle contribue par ailleurs à l’accélération du traitement des documents. Les outils de dématérialisation de dernière génération sont d’ailleurs déjà pour certains capables de mettre de l’intelligence dans leur processus : ils peuvent comparer les nouvelles factures avec les anciennes, automatiser leur saisie, proposer des imputations ou des rapprochements, décider comment classer un document ou s’il doit être vérifié par un expert… L’Intelligence Artificielle trouve également sa place dans l’aménagement des environnements de travail. « Avec l’apparition de nouvelles technologies telles que l’IA, nous commençons à voir émerger une expérience utilisateur plus personnalisée qui s’adapte de façon dynamique et reconnaît les contextes, les emplacements et les préférences », explique Ramanan Ramakrishna, responsable du service Innovation and Portfolio chez Fujitsu EMEA. Ces technologies, associées à des agents virtuels, au contrôle vocal et à des dispositifs portables, ouvrent désormais la voie à une expérience plus immersive, harmonieuse et collaborative. « Les champs d’application de l’Intelligence Artificielle sont ainsi innombrables, précise Emmanuel Faure, directeur Stratégie et Marketing de Locarchives. Par exemple, en matière de traitement documentaire, de nombreuses pistes restent à explorer pour exploiter l’Intelligence Artificielle dans la lutte contre la fraude ou les tentatives de fraudes, automatiser la classification et déterminer les documents à archiver ou à détruire, etc. ».

Sécuriser les échanges avec la signature électronique 
Bien que la technologie ne soit pas nouvelle en soi, la signature électronique est également de plus en plus plébiscitée par les entreprises. « Nous sommes de plus en plus interrogés par nos clients sur les processus d’intégration de signature électronique à notre plateforme globale de dématérialisation, constate Emmanuel Faure. Elle permet par exemple aux entreprises d’optimiser leurs processus de contractualisation (contrat de travail et avenants, bons de commande) ou de souscription en ligne (avec les banques, les assurances…), d’envoyer ou de recevoir pour signature un document, etc. ». En révolutionnant les habitudes, elle devient d’ailleurs un élément clé de la transformation digitale et de la dématérialisation. Si elle garantit évidemment la date, elle assure que le bon interlocuteur a signé, et surtout, le plus important, que le contenu du document signé n’a pas été modifié. Elle est un gage de confiance, de sécurité et de temps réel.

API et Web Services favorisent l’intégration des nouvelles applications
S’il ne fait pas de doute que toutes ces nouvelles technologies trouvent ou trouveront de nombreux usages, leur intégration dans les systèmes d’information en place peut néanmoins poser question. L’enjeu, pour les fournisseurs d’applications, consiste non pas à « bousculer » les process en place mais plutôt à s’y intégrer. « Pour créer des interconnexions entre les ERP (ou tout autre système d’information hétérogène) et les nouveaux  outils digitaux, nous avons notamment recours aux API et aux autres Web Services », explique Gilles Bobichon. Les Application Programming Interface (API) ou les Web services sont des solutions informatiques qui permettent à des applications de communiquer entre elles et de s’échanger mutuellement des services ou des données. Il s’agit en réalité d’un ensemble de fonctions qui facilitent, via un langage de programmation, l’accès aux services d’une application. « Les web services créent du liant entre les nouvelles applications digitales et les systèmes d’information en place dans les entreprises, simplifient les problématiques de flux entre ces systèmes et accompagnent ainsi les entreprises dans leur transformation digitale, ajoute Gilles Bobichon. Par exemple, ils nous permettent de créer des interconnexions entre les technologies d’OCR (reconnaissance de caractères) et les plateformes de dématérialisation ou encore les objets connectés et les solutions de gestion des notes de frais ». Ces technologies permettent également aux fournisseurs d’applications d’interagir avec des systèmes d’information extérieurs à l’entreprise. « Grâce aux API et Web Services, nous avons notamment pu créer des passerelles entre notre solution de coffre-fort électronique et une cinquantaine de systèmes d’information de prestataires tels qu’EDF, Bouygues Telecom ou encore la Sécurité Sociale, explique Chrystelle Verlaguet, directrice Solutions Dématérialisation et Éditique de Neopost. Plus concrètement, notre « collecteur » permet d’aller chercher des relevés de remboursement sur le système Amélie de la Sécurité Sociale, pour les placer ensuite dans un coffre-fort électronique. Les salariés peuvent ainsi centraliser, dans un unique coffre-fort électronique, un certain nombre de documents administratifs ».