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La transformation digitale

Utiliser les outils de la dématérialisation

« En matière de dématérialisation des factures, trois grandes catégories d’outils peuvent être mis en œuvre pour répondre à ces enjeux opéra- tionnels : les outils de numérisation et de reconnaissance de caractères, les outils de workflow et les outils de stockage », explique Christophe Rivayran, directeur activité dématérialisation et processus de Dimo Software. Les outils de numérisation et de reconnaissance de données font appel à des technologies de RAD (Reconnaissance automatique de documents) grâce auxquelles il est possible de distinguer un type de document d’un autre à partir de l’image numérique du document, et à des technologies de LAD (Lecture automatique de données). Cette dernière est pour sa part un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d’extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structurés ou semi-structurés.

Validation et traçabilité

dématérialisationLes outils de workflow permettent quant à eux de faire circuler des documents, d’obtenir une vérification, une validation et d’apporter une traçabilité complète sur un flux de travail qui s’inscrit désormais dans une dématérialisation. « Par exemple, les données de facturation peuvent être intégrées automatiquement dans l’ERP ou le système comptable de l’entreprise, pour traite- ment, indique Arnaud Blanchard, directeur commercial et marketing Europe d’Everial. ll est également possible de mettre en place des worklfow de validation auprès de la DG ou de la DAF ». Enfin, les outils de stockage/indexation classent automatiquement un document, facilitent la recherche et sécurisent le stockage des éléments sensibles. Ces différents outils contribuent ainsi pour tout ou partie à la gestion électronique des documents (GED), procédé informatisé visant à organiser et à gérer des informations et des documents électroniques (factures entrantes ou sortantes notamment) au sein d’une organisation. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions. Souvent, ces mêmes outils disposent de fonctions de classement/navigation mais également d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Cette chaîne permet d’aboutir à une dématérialisation opérationnelle qui va se traduire par des bénéfices pour l’entreprises dans de nombreux domaines.

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.