Comment le digital transforme la manière de gérer les approvisionnements ?

Dans une entreprise, les innovations font souvent la différence, y compris sur les process et l’organisation. En matière d’achats, la question n’est plus d’avoir ou pas une organisation spécialisée mais bien d’être capable d’en tirer le meilleur parti. A ce titre, qu’attendre de la digitalisation de la fonction Achats et plus particulièrement de la gestion des approvisionnements ? En quoi sa mise en œuvre est-elle une source indéniable de collaboration et de performance pour toute l’entreprise au point de la rendre nécessaire, peut-être même impérieuse ?

La gestion des approvisionnements, outil qui vous veut du bien … ou véritable bête noire des Acheteurs ?
Au cœur de la chaîne Achats, la gestion des approvisionnements a toujours été une préoccupation majeure des acheteurs car elle permet de formaliser et de simplifier les processus Achats de l’entreprise, d’affiner l’expression du besoin des demandeurs, de mutualiser les dépenses, de fiabiliser la relation avec les fournisseurs et de développer le périmètre Achats.

Or, de la théorie à la pratique, il y a un monde… Dans la « vraie vie », les Acheteurs sont confrontés à des difficultés quotidienne pour atteindre la pleine efficacité d’une gestion des approvisionnements structurée et fiable.

L’e-Procurement, ou approvisionnement en ligne, s’est donc imposé comme le véritable bras armé de la fonction Achats permettant de connecter fournisseurs, acheteurs et opérationnels autour de pratiques et de référentiels communs.

« Acheter le bon produit, au bon moment et au bon prix » 
Parce que le processus d’approvisionnement est transverse et réparti entre des utilisateurs (parfois non avertis) issus des Métiers, de la Finance et des Achats, il est nécessaire de fournir des outils intuitifs pour simplifier et sécuriser les processus, développer le taux d’adhésion et décloisonner les fonctions.

C’est ce que permettent (enfin) les outils digitaux !

Ce qui était autrefois une gestion laborieuse des demandes d’achats devient un geste simple pour les prescripteurs et une source d’efficacité et de crédibilité pour les Acheteurs.

Le digital, au-delà de la traçabilité offerte, favorise la constitution et la diffusion, par les Acheteurs, de catalogues numériques complets aisément accessibles grâce à une utilisation intuitive et mobile. En parallèle, il développe une plus forte autonomie des utilisateurs grâce aux standards du e-commerce et une meilleure connaissance et vision à 360° des fournisseurs. Parmi les autres services rendus par le digital (et pas des moindres), on notera la mise en place de circuits de validation sécurisés et plus rapides, le respect des engagements et des procédures Achats, l’automatisation de la réconciliation comptable et surtout, la mise en place d’un référentiel unique partagé par tous.

Penser utilisateur, la vraie bonne idée pour digitaliser les approvisionnements

Bref, vous l’avez compris, la digitalisation des approvisionnements, ce n’est que du bonheur… A condition de ne pas mettre de côté l’utilisateur et de parler le même langage que lui. Oublions les nomenclatures Achats, les listings sans photos ni fiche technique, … Parlons rayons, panier, favoris, recherche géolocalisée…

En résumé, passons vraiment au digital en nous appuyant sur des comportements et des usages digitaux plus que sur de la technologie (même si l’un ne peut aller sans l’autre). En s’inspirant des meilleures pratiques du e-commerce, les outils d’e-Procurement ont digitalisé l’approvisionnement en (re)plaçant l’utilisateur au cœur du dispositif.

La réussite des projets de digitalisation des approvisionnements passe par la création de catalogues fournisseurs électroniques structurés et normés qui centralisent le travail réalisé en amont par les Acheteurs en collaboration avec les opérationnels. Ces catalogues permettent de proposer, aux utilisateurs, des fonctionnalités qui réduisent les temps de recherche et de passation de la commande : panier, visuels, fiches techniques, recommandations, favoris, accès mobile, etc. Rapprocher les Achats du terrain et favoriser la remontée d’informations en facilitant le référencement de fournisseurs locaux, sont également deux conditions nécessaires pour remporter une adhésion maximale des utilisateurs.

Sur ce dernier point, il ne faut pas négliger la gestion du changement (souvent occultée par la facilité d’utilisation des nouvelles technologies). La digitalisation des approvisionnements doit être pensée comme un projet d’entreprise établissant une nouvelle forme d’expérience collaborative loin du travail en silos et permettant d’anticiper les étapes suivantes de la performance Achats comme la facture électronique ou le Procure-to-Pay.  Sur un tel projet, il faut se laisser le temps de la réussite.

La digitalisation des approvisionnements : 1er pas vers la transformation de l’entreprise ?
La digitalisation des approvisionnements est un formidable outil pour décloisonner les Achats, les démythifier, renforcer la performance des opérationnels et développer la collaboration entre les Achats, les Métiers, la Finance et les Fournisseurs.

Véritable levier de performance dont le ROI est très rapidement perçu, elle gagne encore en efficacité lorsqu’elle est intégrée aux logiciels métier et comptables afin d’optimiser le suivi de l’activité, de sécuriser la gestion des engagements et de dématérialiser de nombreux processus.

L’entreprise se dote ainsi d’outils et de méthodes pour une transformation durable des usages et un développement de la culture digitale au sein de l’entreprise.

En transformant les Achats autant que l’entreprise.

Par Laurent GUILLOT, Directeur Général des Opérations – OXALYS TECHNOLOGIES