Agapes opte pour la dématérialisation de ses notes de frais

Dans le cadre de son projet global de transformation digitale, Agapes a lancé un grand chantier de dématérialisation de ses notes de frais.

Après quelques mois de mise en oeuvre, la digitalisation des notes de frais offre à ses utilisateurs (collaborateurs et équipes comptables) de nombreux bénéfices aussi bien quantitatifs (temps), que qualitatifs (réduction des délais de remboursement, affectation des comptables à des tâches à plus forte valeur ajoutée,…).

Agapes est une communauté d’entreprises de restauration qui rassemble des marques à forte notoriété telles que Flunch, Pizza Paï, Mario Mousse, Amarine, Salad&Co, Il Ristorante, 3 Brasseurs et Sogood. La société, qui appartient à l’Association Familiale Mulliez, a pour vocation de restaurer, en local, tous les moments et les lieux de vie du plus grand nombre, en suscitant et en développant des marques et des concepts de restauration diversifiés.

Elle opère également une activité de préparation et de transformation de la charcuterie, au sein de son usine Festein d’Alsace, et de préparation de plats cuisinés, dans son usine Le Petit Cuisinier (cédée fin 2019).

Les notes de frais, 1er chantier
du projet de transformation digitale

Dans le cadre de son projet global de transformation digitale lancé fin 2016, Agapes a identifié trois projets « Finance » qui répondaient particulièrement à l’enjeu de la digitalisation : la note de frais, la facture sortante et la facture entrante. La réflexion sur la partie « notes de frais » a démarré en 2017.

« Jusqu’en 2018, ces tâches étaient toutes réalisées manuellement et sur support papier, explique Jean-Luc Billaut, chef de projet Finance d’Agapes. La gestion de nos 12000 notes de frais annuelles se faisait ainsi à partir de fichiers Excel, et leur arrivée au service comptabilité passait par des navettes courrier et des casiers en salles courrier. En conséquence, le suivi de ces processus n’était pas optimisé et nous n’avions aucune traçabilité sur les flux. D’autre part, ce processus ne permettait pas de gérer la TVA sur les frais professionnels ».

Après consultation du marché, Agapes retient la solution de gestion des notes de frais de SAP Concur. « Nous avons été séduits par son interface web intuitive et fonctionnelle, son intégration native avec notre ERP comptable SAP, son archivage avec la piste d’audit fiable et son accessibilité depuis une application mobile », poursuit Jean-Luc Billaut.

Des bénéfices pour les collaborateurs et les comptables

Sept mois ont alors été nécessaires au déploiement de la solution. Un temps notamment consacré à bien analyser et formaliser les processus en place, actualiser les politiques de déplacements ou encore valider avec la comptabilité tous les schémas d’imputation, les axes analytiques et les
reportings attendus. Opérationnelle sur l’ensemble du Groupe depuis mi 2019, la digitalisation des notes de frais profite aussi bien aux collaborateurs qu’à l’équipe comptabilité d’Agapes.

« Depuis sa mise en place, les collaborateurs ont gagné en visibilité sur les dépenses engagées en frais de déplacements et sur leur historique, poursuit Jean- Luc Billaut. Ils reçoivent un e-mail d’information à chaque changement de statut dans le traitement de leurs notes de frais et les valideurs sont relancés au bout de 7 jours. Les remboursements des notes de frais sont désormais plus rapides. 25 % sont validées dans la journée, et 80 % dans la semaine. Les équipes comptables, pour leur part, n’ont plus de ressaisie à effectuer. La note de frais est approuvée dans SAP Concur et directement intégrée dans notre comptabilité SAP. De même, le calcul de la TVA est désormais automatique ».

L’équipe comptable a ainsi considérablement réduit le nombre d’heures annuelles qu’elle consacrait à ces tâches. Après le succès de ce projet de transformation digitale, Agapes s’est lancée dans la dématérialisation de ses factures clients fin 2019 et celle de ses fournisseurs est en plein démarrage depuis mai 2020.