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Air Tahiti Nui déploie une GED collaborative
Témoignages

Air Tahiti Nui déploie une GED collaborative

Compagnie aérienne française basée en Polynésie française, Air Tahiti Nui compte 790 collaborateurs et a transporté près de 485 000 voyageurs en 2017. « L’amélioration de notre gestion documentaire et la mise en place du système de GED sont nées d’une recommandation IOSA (IATA Operational Safety Audit), auprès de nos services d’Exploitation. Lorsque ma direction m’a demandé de me saisir du projet en mars 2015, il nous a paru opportun d’en faire également bénéficier tous nos départements commerciaux et supports, ainsi que nos représentations internationales », explique Taïna Calissi, responsable du Système Organisation &  Qualité d’Air Tahiti Nui.

Le projet collaboratif d’Air Tahiti Nui
Le format initial visait notamment l’amélioration du suivi documentaire et des informations réglementaires ainsi que la mise en place d’un référentiel documentaire commun et unique. « En phase d’étude et de prospection, nous avons rapidement élargi les fonctionnalités de la GED collaborative en provisionnant l’outil de 500 espaces collaboratifs, d’un dispositif spécifique sécurisé de gestion du courrier entrant et sortant avec accusé de réception ou suivi des lecteurs et des activités liées aux documents, ou encore, de la possibilité de développement de workflows documentaires collaboratifs adaptés à nos usages », précise Taïna Calissi.

Un projet transverse et déployé à l’International
Pour définir le cahier des charges, choisir et déployer la solution, la compagnie aérienne a alors mis en place un Comité de projet, piloté par le Système Organisation et Qualité (le SOQ) à la Direction administrative et Organisation (DAO) en partenariat avec la DSI, et avec des représentants du Bureau de la documentation, de la Direction technique chargée de la maintenance des avions, et des départements métiers et supports. En septembre 2015 et après une consultation internationale du marché, Air Tahiti Nui a retenu la solution Jalios, « qui répondait le mieux à notre cahier des charges tout en nous garantissant un déploiement au rythme de nos besoins, des fonctionnalités hyper modulables et un accompagnement de qualité, orienté utilisateur final », poursuit Taïna Calissi. L’implémentation, dont les tests en environnement de recette par l’intégrateur ASI, partenaire informatique de Jalios, s’est échelonnée en 3 phases sur 6 mois. Des profils pilotes de la compagnie avaient préalablement bénéficié de deux semaines de formation fonctionnelle et technique pour les aspects natifs de la plateforme par Jalios, et pour les développements spécifiques par l’intégrateur ASI. « J’ai alors, sur ces acquis, conçu les programmes de formation selon les profils (Manager, pilote de projet, assistance administrative, CODIR…) et les usages. 120 personnes pilotes ont été formées sur 6 semaines », poursuit Taïna Calissi.

Un travail plus collaboratif
Opérationnelle depuis mars 2016, cette solution a notamment permis de générer des gains de productivité (moins de doublons, moins de circulations de documents papier, économie de papier, instantanéité et simultanéité, validité…), et de développer le travail collaboratif entre les différentes équipes et métiers de la compagnie. « Aujourd’hui, 140 espaces collaboratifs sont créés au sein de l’outil, conclut Taïna Calissi. Notre outil sert aujourd’hui l’ambition de la DAO en matière de gouvernance de l’information dont la qualité documentaire, et la gestion et le partage des connaissances, est notre objectif initial ».

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.