Optimiser la mobilité des collaborateurs avec des applications métiers adaptées

En plus des technologies qui facilitent l’accès des collaborateurs mobiles aux systèmes d’information de l’entreprise, ainsi qu’aux données et documents nécessaires à leur activité, la gestion des employés travaillant à distance requiert l’utilisation d’applications adaptées à leur mode de travail et à leur métier.

Pour accompagner les collaborateurs mobiles dans leurs missions au quotidien tout en répondant aux enjeux économiques, sociétaux et environnementaux, différentes applications métiers peuvent être mises à contribution. La gestion des collaborateurs mobiles et dispersés présente en effet des défis considérables en termes de planification et de gestion des ressources humaines.

« Une solution de gestion des présences permettra dans un premier temps de coordonner et d’organiser le planning de présence sur site des collaborateurs, explique Alain Garnier, président et cofondateur de Jamespot. Elle sera d’autant plus intéressante pour les entreprises qui proposent le télétravail à leurs collaborateurs ».

Avec une solution de gestion des présences, les entreprises peuvent par exemple définir un nombre de places disponibles dans leurs locaux et le rattacher à un groupe de personnes. Elles gèrent ainsi l’affluence dans leurs locaux et en optimisent par ailleurs l’occupation. Cette solution peut également offrir une visibilité sur la liste des collaborateurs présents sur une même journée, et permettre ainsi un suivi des jours télétravaillés.

Les outils de gestion des plannings de plus en plus performants

Les solutions de gestion des plannings pour personnels itinérants permettent pour leur part d’aller un cran plus loin. « Elles contribuent notamment à l’optimisation des temps de déplacement des collaborateurs itinérants tels que les commerciaux, les livreurs, les techniciens, les dépanneurs en fonction de différents critères tels que les lieux d’intervention, les compétences du collaborateur mobile, le type d’intervention, etc., explique Fabien Bréget, CEO de Nomadia. Grâce à des interventions ainsi mieux ciblées, les collaborateurs gagnent 20 à 30 % de productivité, et des conditions de travail plus agiles et sereines. La planification intelligente et l’optimisation de tournées contribuent par ailleurs à réduire le nombre de kilomètres parcourus (jusqu’à –30 %) et donc la consommation de carburant et les émissions de CO₂ ».

Des bénéfices constatés par le Groupe Sterne, société spécialisée dans la logistique premium bas carbone, qui s’est équipée de la solution d’optimisation de tournées Nomadia Delivery. Elle permet au Groupe Sterne de gérer les itinéraires de manière dynamique et d’optimiser pleinement ses tournées de livraison.

« L’intégration des solutions Nomadia à nos procédures logistiques nous a permis de renforcer encore notre compétence première, à savoir l’analyse et l’optimisation de notre réseau, tout en gagnant en productivité, témoigne Hélène Périchaud, coordinatrice Réseau National du Groupe Sterne. Précision et rapidité du chiffrage des tournées – tout en tenant compte des nombreuses contraintes opérationnelles, comme le respect des contraintes RH et réglementaires ou encore les créneaux de disponibilité de nos clients –, prévision et équilibrage des kilomètres parcourus, affichage des tournées sur une carte, et aide à la prise de décision grâce à l’IA avec la visualisation de l’impact des ajustements manuels sont autant d’atouts qui nous ont permis de faire évoluer significativement notre manière de travailler et d’apporter un service encore plus qualitatif à nos clients ».

Alors qu’elles permettent déjà d’intégrer de nombreux critères pour établir les plannings des collaborateurs, ces solutions commencent également à s’ouvrir aux technologies innovantes et à s’interfacer par exemple avec des objets connectés (IoT). Une connexion envisagée par un acteur énergétique qui utilise déjà Nomadia Field Service pour la gestion des plannings de ses 7000 techniciens à partir de différents critères.

« En effet, au-delà des capacités de Nomadia Field Service, du côté des installations, les possibilités de surveillance à distance, et donc de prévention, évoluent, explique le responsable Outils & Méthodes d’une société spécialisée dans l’efficacité énergétique. Nous avons maintenant des solutions de surveillance audio qui permettent de savoir s’il y a de l’usure sur une courroie ou un roulement. Ces détections d’anomalies par le son sont automatisables avec du Machine Learning. C’est encore assez complexe parce que cela suppose que le système fasse un apprentissage du fonctionnement nominal de l’installation. Ce sont en effet les écarts à cette norme sonore qui permettront d’identifier les problèmes et, s’il y a lieu, de déclencher une intervention. Quoi qu’il en soit, à terme, les installations audio ou vidéo-surveillées pourront générer directement les demandes d’interventions préventives ou correctives, et ces interventions s’intégreront automatiquement dans la planification gérée par Nomadia Field Service. Il en sera de même pour le Chatbot qui analysera les demandes de certaines catégories de clients ».

Des fonctions métiers intégrées dans les outils collaboratifs

Les outils collaboratifs tels que les plateformes digitales, les réseaux sociaux d’entreprises ou encore les intranets peuvent également embarquer des applications métiers, développées en fonction des besoins des entreprises. Jamespot permet ainsi à ses clients de développer simplement des applications métiers spécifiques dans leur Réseau Social d’Entreprise Open Agora ou leur Intranet Collaboratif Smart Place. Elles facilitent la remontée d’informations ainsi que le partage des connaissances, d’innovation ou de bonnes pratiques. Elles peuvent également contribuer à l’accélération de certains processus métiers tels que la gestion et la résolution de pannes pour les techniciens en intervention terrain.

« Par exemple, le gestionnaire de service de l’eau Semea a paramétré pour les agents terrain un formulaire de remontée d’incidents (tels que des fuites d’eau) avec photo, via notre application Studio pour mobile, explique Alain Garnier. Un formulaire « Beaux Magasins » a été mis en place par Saint Maclou, permettant aux responsables des enseignes de prendre en photo leur vitrine, rayons ou autres événements promotionnels pour les partager avec les autres magasins de la marque, etc. Ces formulaires peuvent alors être directement utilisés dans l’application métier, ou bien entrer dans un processus Workflow métier pour validation, suivi, extension, etc… ».

Les solutions de gestion des notes de frais plébiscitées

Les solutions de gestion des notes de frais sont également plébiscitées par les entreprises qui emploient des collaborateurs mobiles. Elles permettent en effet d’automatiser la saisie et le traitement des notes de frais, et de contrôler le respect de la politique voyage de l’entreprise. Elles contribuent ainsi à la simplification de la gestion des notes de frais et à l’accélération des règlements pour les collaborateurs.

« En fin de mois, il suffit d’envoyer la note de frais au contrôle, explique Jean-Louis Spinelli, directeur financier groupe industriel Finadorm, qui a déployé la solution Cegid Notilus. Le processus est très simple, très fluide et d’une grande efficacité. Fini le temps où il fallait passer des heures en fin de mois à recenser tous les tickets et autres factures. L’applicatif a un avantage majeur : il stocke les documents avec une force probante vis-à-vis de l’administration, ce qui permet de ne plus devoir conserver aucun ticket papier, plus de stockage, plus de risques de pertes ni d’effacement, ce qui est fortement appréciable pour un collaborateur itinérant ou en déplacement régulier ».

Une simplification du processus également apprécié par les collaborateurs de Spie Batignolles, qui sont nombreux à travailler sur les chantiers. « À l’échelle d’un chantier, il faut comprendre que les notes de frais représentent tout un tas de petites tâches qui nous déconcentrent un peu de nos sujets principaux », souligne Stéphane Blond, directeur de projet chez Spie Batignolles.

Pour les collaborateurs sur les chantiers, il n’était par ailleurs par évident de stocker « proprement » leurs notes de frais, pour ensuite penser à les scanner, les envoyer par courrier alors même qu’ils ne reviennent pas au bureau régulièrement. Sans compter les risques de perte des justificatifs éparpillés… Une problématique résolue via l’application mobile de la solution de gestion des notes de frais. « Cette version Smartphone permet à nos opérationnels sur les chantiers de récupérer les justificatifs de manière fluide », se réjouit Michel Pons, chef de projet SIRH chez Spie Batignolles.

Au-delà de simplifier la vie des collaborateurs qui travaillent à distance, une solution de gestion des notes de frais facilite également le traitement des demandes de remboursement et le stockage des justificatifs.

La transformation numérique de la gestion des notes de frais chez Spie Batignolles a également eu un impact profond sur l’efficacité de la gestion des notes de frais. « Le processus note de frais se recentre sur la consolidation finale et je n’ai plus le souci de retrouver les justificatifs, les scanner, les enregistrer, noter les montants, etc. , poursuit Stéphane Blond. Chaque note est affectée directement au collaborateur, à sa note de frais mensuelle ou rattachée au projet. Grâce à la combinaison de l’intelligence artificielle et de la reconnaissance optique de caractères (OCR), la note est lue et décryptée : elle convertit la lecture visuelle et remplit les champs attendus par type de dépenses, TVA, et détecte les doublons de justificatifs éventuels… Les informations stockées sont archivées 10 ans dans un coffre-fort et non modifiables. Cet archivage à valeur probante est également précieux en cas d’audit ou de contrôle fiscal ».

Les applications métiers ou propres à accompagner les collaborateurs mobiles sont ainsi nombreuses sur le marché. Il revient à l’entreprise d’identifier celles qui répondront le mieux à ses besoins, en fonction des métiers exercés par ses collaborateurs ou du type de mobilité et/ou déplacement qu’ils réalisent.