Les applications métiers gagnent du terrain

Au-delà des terminaux, les collaborateurs doivent également, pour travailler dans ces nouveaux espaces de travail ou en déplacement, pouvoir s’appuyer sur des applications plus « mobiles » ou des processus davantage dématérialisés. En effet, dès lors qu’un salarié mobile comme un commercial, un technicien de maintenance ou encore un chauffeur/livreur se rend chez un client, il doit pouvoir disposer de toutes les informations à jour pour mener à bien sa mission.

Le commercial souhaite par exemple pouvoir consulter toutes les informations concernant le client (catalogue produits, tarifs, état des stocks, encours et solvabilité du client, etc.). Le technicien de maintenance doit quant à lui pouvoir accéder en toute simplicité à son planning de rendez-vous, mais aussi aux documentations des produits sur lesquels il intervient, à l’historique de la relation client,…

La dématérialisation des processus et des documents, puis leur accessibilité que ce soit en mode connecté ou en mode déconnecté, via une solution de gestion de la relation client, permet alors d’être plus efficace.

« Par exemple, alors que la maintenance est un maillon essentiel de la chaîne commerciale, l’application mobile de gestion des interventions Doowit intègre des fonctions de planification des interventions à effectuer jours/ semaines, de consultation des fiches clients, de consultation des fiches techniques des matériels à maintenir et des pièces de rechange, des prises de photos/vidéos par le technicien sur le terrain, de gestion du stock de pièces détachées, de géolocalisation des tournées, de commandes de pièces, d’historique des interventions, de saisie de la signature électronique du client, de rapports d’intervention, etc., explique Michel Sasportas, PDG de Danem, éditeur d’applications mobiles dédiées aux entreprises. Les techniciens de maintenance améliorent ainsi leur productivité, leur efficacité et leur qualité de service ».

La dématérialisation des processus simplifie la mobilité

Parallèlement aux solutions métiers, la mobilité des collaborateurs est également facilitée par la dématérialisation de certains processus de gestion de l’entreprise liés, entre autres, à la facturation ou aux notes de frais.

« Notre première mission consiste à accompagner au quotidien l’entreprise dans ses besoins de mobilité, explique ainsi Gilles Bobichon, directeur d’activité Travel&Expense Management chez Notilus, solution de gestion des déplacements professionnels. L’un des exemples le plus concret concerne les autorisations de déplacements, donnant lieu à des ordres de mission, puis à une réservation, souvent assurée par le voyageur lui-même. Aujourd’hui avec notre solution Notilus, ce processus est automatisé de bout en bout. Le point de départ de cette organisation digitale passe par l’agenda du voyageur ou le CRM de l’entreprise. Les datas déjà saisies sont ainsi récupérées automatiquement et insérées dans Notilus. Le processus de traitement de la note de frais s’engage alors naturellement avec un minimum de contraintes pour l’utilisateur. En bout de chaîne, même les justificatifs associés aux notes de frais sont dématérialisés. Concrètement, l’utilisateur prend en photo ses justificatifs et établit sa note de frais qui sera validée avant d’être figée en PDF avec une signature électronique, puis archivée par CDC Arkhineo. Les notes de frais peuvent ainsi être déclarées en temps réel, à distance et en quelques clics ».