Butagaz digitalise la gestion de ses factures fournisseurs

Le fournisseur multi-énergies et de services Butagaz a déployé une solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Un projet qui s’inscrit dans sa stratégie d’amélioration de sa relation fournisseurs et de son cycle Purchase-to-Pay.

Filiale du groupe DCC, Butagaz est en France un acteur majeur du gaz liquide et également fournisseur de gaz naturel, d’électricité et de granulés de bois. La société compte près de 800 collaborateurs et réalise un chiffre
d’affaires annuel d’un milliard d’euros.

Chaque année, le service comptabilité fournisseur traitait manuellement plus de 20 000 factures. Cette organisation impliquait en plus des nombreux
échanges de courriers, un manque de visibilité sur la charge de travail et une mauvaise traçabilité des envois de factures, pouvant avoir un impact jusque sur la relation fournisseurs.

Dématérialisation des factures fournisseurs : 1ère étape dans la transformation du cycle Purchase-to-Pay

Dans une démarche d’amélioration continue de sa relation avec ses fournisseurs et de digitalisation de ses processus, Butagaz a donc fait le choix de dématérialiser la gestion de ses factures fournisseurs. La société entendait ainsi en améliorer le traitement, supprimer les échanges de courriers et gagner en productivité. Une première étape dans la transformation de son cycle Purchase-to-Pay. Le projet a été mené de manière collaborative entre le service IT et le service comptabilité.

« Il devenait essentiel pour nous de digitaliser le traitement de nos factures fournisseurs, témoignage Nicolas Rousseaux, chef de projet IT de Butagaz. Notre choix pour la solution Esker a été motivé notamment par sa simplicité et son intégration à SAP ». Implémentée et mise en production en seulement quelques mois pour les besoins liés à la clôture comptable, la solution Esker s’intègre directement à l’ERP SAP, et permet de dématérialiser l’ensemble de la chaîne de traitement des factures fournisseurs.

Des bénéfices très rapidement quantifiables

Désormais, 42 % des factures fournisseurs sont reçues par e-mails sur une boîte de réception commune, avec l’objectif, à terme, d’atteindre 90 %
grâce à une communication proactive auprès des fournisseurs. Les équipes comptables peuvent ainsi contrôler et valider le document, en un simple
clic, si tout le processus de commande d’achat est correct dans l’ERP en amont. Les factures papier restantes sont scannées et instantanément
intégrées dans Esker pour suivre le même processus.

Cette nouvelle organisation procure à Butagaz de nombreux bénéfices. La société a simplifié son processus de validation interne grâce à la suppression des échanges de courriers. Les factures étant directement intégrées dans SAP, son service comptabilité fournisseurs a gagné 2 heures par jour. Grâce aux tableaux de bord, il dispose par ailleurs d’une meilleure visibilité et traçabilité sur l’ensemble de la chaîne de facturation. Enfin, la
revalorisation des missions et l’acquisition d’expérience des équipes leur permettent désormais de se concentrer sur l’analyse des données.

« Fonctionnelle, la solution Esker a été très facilement acceptée par les collaborateurs, indique pour sa part Tania Rousseau, responsable comptable Butagaz. Aujourd’hui, une fois saisie, la facture est
instantanément disponible dans SAP et nos collègues sur les différents sites peuvent la voir. Autre avantage concret : payer une facture deux fois est
quasiment impossible grâce aux nombreux écrans qui alertent ! ».