Cegid Notilus, pour une gestion des notes de frais respectueuse de la réforme sur la facturation électronique

Si la réforme sur la facturation électronique est une obligation réglementaire, elle représente également une occasion de simplifier et de moderniser les processus comptables et d’améliorer la traçabilité des transactions financières. C’est notamment le cas pour les factures liées aux déplacements professionnels et pour les notes de frais.

Explications avec Laurent Lassure, Product Marketing Manager chez Cegid Notilus.

En quoi la réforme sur la facturation électronique impacte-t-elle les processus de gestion de notes de frais ?

Bien que la mise en place de la réforme sur la facturation électronique démarre en septembre 2026, elle devrait encore évoluer d’ici là. Cegid Notilus se tient néanmoins prêt pour ces échéances. Au travers de cette réforme, le gouvernement entend notamment lutter contre la fraude à la TVA, simplifier les processus des entreprises liés au traitement des factures ou encore réduire les délais de paiement. Elle pose néanmoins plusieurs enjeux, notamment autour des factures relatives aux déplacements professionnels des collaborateurs. Ces factures sont d’ailleurs définies comme un des 42 « cas d’usage » de la réforme sur la facturation électronique.

Concernant ces factures, il convient notamment d’identifier si la facture est émise au nom du salarié ou au nom de l’entreprise. Dans le premier cas, la dépense est considérée comme une transaction avec un non-assujetti et ne fait pas l’objet d’une facture électronique. L’employé peut rédiger une note de frais. Dans le second cas, il s’agit alors d’une transaction entre assujettis, entrant totalement dans le champ de la facturation électronique.

Si le règlement est réalisé directement par la société (carte logée d’entreprise, etc.), la facture est transmise par le fournisseur et passe par les nouvelles plateformes agréées. Aucune action n’est donc requise de la part du salarié qui n’a pas à avancer d’argent. Si le règlement est effectué par le salarié, celui-ci devra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement par son entreprise. L’employé est dans ce cas considéré comme un tiers payeur et la facture transmise sera marquée comme « payée ».

Comment Cegid Notilus accompagnet-elle les entreprises dans la gestion de ce cas d’usage ?

Le logiciel de Gestion des notes de frais et des déplacements professionnels de Cegid Notilus intègre d’ores et déjà la gestion et le contrôle des factures provenant des fournisseurs voyages. Du côté du collaborateur, Cegid Notilus propose une application mobile sur laquelle il retrouvera toutes les informations dont le prestataire voyage pourra avoir besoin pour réaliser sa facture, dont la clé d’identification du tiers payeur (le collaborateur).

Cette dernière permet d’identifier le collaborateur comme étant le payeur lorsque la facture arrivera sur la Plateforme Agréée (PA) de l’entreprise. Il pourra ensuite réaliser sa note de frais automatiquement avec Cegid Notilus qui se connectera à cette PA pour récupérer les justificatifs des frais payés par le collaborateur.

Quels sont les avantages de ce nouveau processus ?

Au travers de ce nouveau processus, la gestion des notes de frais est simplifiée. Les justificatifs auront déjà été intégrés automatiquement dans Cegid Notilus et les collaborateurs n’auront plus besoin de les conserver et de soumettre des reçus papier.

La centralisation des données et l’intégration des systèmes ERP, ou de comptabilité avec Cegid Notilus et la Plateforme Agréée contribueront par ailleurs à la réduction des risques d’erreurs ainsi qu’à la détection des anomalies et des tentatives de fraudes aux notes de frais. Les analyses et audits des notes de frais seront également facilités et les exigences réglementaires respectées.