Cegid Notilus : la solution pour optimiser la gestion des frais et déplacements

Avec Cegid Notilus, les entreprises disposent d’une solution modulaire et intégrée de gestion des frais et déplacements professionnels leur permettant d’optimiser les coûts qui y sont liés, et d’en renforcer le contrôle amont.

Explications de Laurent Lassure, Product marketing manager chez Cegid.

Quels sont les enjeux actuels des entreprises en matière de déplacements professionnels ?

Concernant les déplacements professionnels, l’un des principaux enjeux des entreprises reste la maîtrise des coûts. Elles entendent optimiser ces dépenses, notamment en définissant une politique voyage. Elles ont également pour objectif de diminuer le temps passé par leurs collaborateurs dans la préparation de leurs déplacements et la déclaration de leurs notes de frais, et de leur éviter de faire trop d’avances de frais.

Avec une solution de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, elles peuvent aujourd’hui faire face à ces enjeux. Au travers de ces outils, elles digitalisent l’ensemble du processus, depuis la demande de déplacement jusqu’au remboursement, en passant par la dématérialisation de la note de frais papier et l’automatisation du rapprochement entre la dépense et le justificatif.

La gestion de ce processus est ainsi optimisée et les coûts sont mieux contrôlés et maîtrisés.

Une démarche dans laquelle la solution Cegid Notilus peut les accompagner ?

La solution Cegid Notilus est une solution modulaire de gestion des notes de frais, des déplacements professionnels, des factures fournisseurs et de la flotte automobile. Elle dématérialise notamment l’ensemble des processus liés aux frais professionnels : création, validation, archivage électronique, politique de remboursement.

Grâce aux technologies d’IA, elle crée automatiquement une note de frais en prenant en photo ou en « scannant » un ticket. Elle assure la vérification des doublons pour éviter les fraudes à la note de frais ou les anomalies, ou encore dématérialise l’ensemble des processus de validation. Elle permet également d’organiser sereinement un déplacement professionnel quelle que soit la destination, et de savoir en permanence où se trouvent les collaborateurs de l’entreprise.

Avec Cegid Notilus, il est aussi possible d’intégrer des moyens de paiement (cartes affaires ou cartes logées) et de simplifier ainsi la récupération des factures et le contrôle des écarts.

Quelle est la proposition de valeur de Cegid Notilus ?

Au-delà de la digitalisation des processus, l’optimisation des dépenses liées aux déplacements professionnels et notes de frais se fait aujourd’hui aussi en amont du déplacement.

Avec Cegid Notilus, les responsables voyages peuvent prendre du recul par rapport à ces dépenses et gagner en visibilité sur le coût prévisionnel d’un déplacement. Une démarche qui leur permet si nécessaire de contrôler et d’adapter les modalités d’un déplacement avant qu’il ne soit effectué, voire d’envisager une alternative.

Notre solution embarque par ailleurs un module de gestion de flotte grâce auquel les entreprises peuvent aller un cran plus loin dans l’optimisation des déplacements professionnels.

Par exemple, elle permet d’identifier les demandes de remboursement de frais kilométriques alors que des véhicules de la flotte étaient disponibles sur le parking de l’entreprise.

Enfin, notre solution facilitera demain le passage à la facture électronique pour les entreprises. Elle fera notamment le lien entre la facture sur la PDP et la note de frais lorsque c’est le collaborateur qui paie.