Le législateur soutient la digitalisation des processus RH

Le législateur œuvre pour accompagner les RH dans la dématérialisation de leurs processus. C’est notamment le cas sur le sujet de la dématérialisation des bulletins de paie. Depuis 2009, le bulletin de paie dématérialisé était autorisé sous réserve d’obtenir préalablement l’accord du salarié. Le décret 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à l’article 54 de la loi Travail (dite Loi El Khomri), est venu lever cette réserve en fixant les conditions d’une généralisation de la dématérialisation de la fiche de paie dans les entreprises, « sauf opposition du salarié ».

Cette loi, applicable depuis le 1^er janvier 2017, favorise également la mise en place de projets de dématérialisation et d’archivage électronique de nombreux autres documents RH tels que les commissionnements, notes de services, bulletins d’intéressements et de participations, fiches de primes ou encore relevés d’heures et pointage. Le législateur a également prévu les conditions d’archivage et de mise à disposition des documents dématérialisés. Par exemple, la disponibilité de la fiche de paie dématérialisée sera garantie pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans pour faciliter la reconstitution de carrière au départ à la retraite. « Pour dématérialiser ses bulletins de paie ou tout autre document RH, le département RH peut notamment recourir à une solution de diffusion des flux de documents RH (bulletins de paie, notes internes, relevés d’heures), précise Chrystelle Verlaguet. Ces solutions permettent, entre autres, de récupérer les bulletins de paie issus du logiciel de gestion de paie de l’entreprise, de les envoyer vers les coffres-forts électroniques des salariés pour un archivage sécurisé et respectueux de la réglementation en vigueur sur ce sujet, ou d’externaliser l’envoi de courrier papier pour répondre à la demande de 22 % des salariés des entreprises en moyenne. L’entreprise doit en effet veiller à ce que la solution respecte la Loi El Khomri et s’adapte aux préférences des collaborateurs en termes surtout de format de réception des bulletins de paie (papier ou numérique) ».

Autorisation de l’archivage à valeur probante des documents papiers numérisés

Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, l’archivage à valeur probante des documents papier numérisés est autorisé, favorisant encore l’émergence de nouveaux projets digitaux. En reconnaissant à la copie fidèle la même valeur probante que l’original, cette évolution légale génère une demande croissante de numérisation fiable, allant parfois jusqu’à la destruction des originaux papier. Une réglementation qui favorise par exemple la dématérialisation des justificatifs de notes de frais. Le digital intervient également en soutient aux RH face aux évolutions législatives propres à leurs métiers, notamment en matière de droit social et de droit du travail. « Le digital intervient alors comme facilitateur, explique Caroline Acs, directrice générale des Editions Tissot. Il permet aux services RH d’accéder plus simplement et plus rapidement aux informations relatives à ces évolutions réglementaires ».