La dématérialisation des processus se démocratise

Au-delà de la modernisation des outils de gestion, l’optimisation des processus internes de l’entreprise passe également par la dématérialisation des flux documentaires. Outre les gains désormais évidents en termes de coût, la dématérialisation des documents participe à la simplification et à la traçabilité des processus et permet des gains de temps considérables dans leur traitement.

Des objectifs notamment visés par la société Varachaux, spécialiste de l’agroalimentaire. Dans le cadre de son projet, Varachaux a mis en place, avec la plateforme de gestion électronique de documents Zeendoc, un système d’archivage des documents papier et numériques dans une base de données unique, et a établi des circuits de validation entre différents intervenants.

La dématérialisation des factures clients et des documents associés est désormais possible ainsi que celle des factures fournisseurs et des documents liés à la réception des produits. Des passerelles entre les logiciels de comptabilité et de gestion des commandes ont été mises en place afin d’automatiser les saisies et les processus. Cet outil a ainsi fait gagner du temps aux collaborateurs des services qualité, comptabilité, maintenance et achat.

« Nous avons supprimé nos transferts de factures papier d’une bannette à une autre, et gagné du temps entre l’arrivée de la facture et sa validation finale », témoigne Sabine Bruno, directrice générale de Varachaux.

Une plus grande efficacité également constatée au sein de la société de distribution et de maintenance de solutions d’impression 2J Impression, qui a aussi mis en place la plateforme Zeendoc. 2J Impression souhaitait diminuer le temps passé à capturer l’ensemble des documents nécessaires pour une transaction, puis fluidifier le processus d’approbation à travers les transferts par e-mail, et enfin, anticiper l’obligation de dématérialisation des factures aux clients du secteur privé.

« Aujourd’hui, avec Zeendoc, nous estimons avoir réalisé un important gain en temps dans la réalisation de différentes tâches en interne et en particulier dans les fonctions administratives, le contrôle et la gestion, la génération des écritures comptables ou encore la mise sous pli (83 % de leurs clients ont accepté la facture électronique, ce qui dispense les salariés de préparer l’envoi des factures physiques), constate Willy Peltier, directeur général de 2J Impression.

« Nous avons également réalisé des gains financiers. La vue et le contrôle sur toutes les factures fournisseurs a permis à l’entreprise de se rendre compte que certains prix étaient différents, et donc de récupérer des remises et d’amortir le coût de Zeendoc très rapidement. La suppression de l’archivage physique a permis d’éliminer les mouvements physiques par navette entre la logistique et le siège, et de gagner ainsi en productivité », ajoute-t-il.

Schneider Electric a pour sa part fait le choix de dématérialiser ses processus achat direct en s’appuyant sur la marketplace Amazon Business, que la société a intégrée avec ses outils de gestion des achats.

« Depuis le déploiement d’Amazon Business au sein du groupe Schneider Electric, nos collaborateurs peuvent acheter de façon autonome ce dont ils ont besoin pour travailler au quotidien et ce, à des prix compétitifs, explique Gualtiero Mattavelli, directeur des achats de catégorie C chez Schneider Electric. Amazon Business étant compatible avec nos outils de gestion des achats, il a été simple de l’intégrer dans notre processus achat. Amazon Business nous permet de rationaliser nos fournisseurs pour les achats de classe C, et met en outre à notre disposition des fonctionnalités qui nous permettent de gérer et d’optimiser en temps réel nos dépenses ».

Le constat est identique chez Leetchi, qui s’appuie également sur la marketplace. Grâce à Amazon Business Prime, les ordinateurs por tables et autres tablettes sont livrés en un jour ouvré au responsable IT, qui n’a plus qu’à paramétrer chaque machine avant de la faire expédier au domicile de son destinataire.

« C’est un appui de taille pour nos équipes, puisque nous devons en outre piloter les nombreux projets de transformation de l’entreprise », explique Nathannaël Edouard, responsable IT de Leetchi et Mangopay. Le temps gagné sur la commande et le provisionnement de leurs outils permet en effet aux responsables IT de se concentrer pleinement sur le développement stratégique de l’entreprise.

Grâce à la relation de confiance qui les lie à Amazon Business, et à la souplesse offerte par ce véritable partenariat, les équipes IT peuvent désormais concentrer leurs efforts là où ils créent le plus de valeur : définir la stratégie IT qui portera la croissance de Leetchi.