La dématérialisation de la chaîne achats

Côté achat et comptabilité, la dématérialisation du processus Purchase To Pay intègre la dimension achat, le traitement des factures fournisseurs et in fine le règlement. « 80 % des projets de dématérialisation que nous menons concernent en premier lieu le service comptabilité et en particulier les worklfow de validation des bons à payer sur les factures fournisseurs, remarque à ce sujet Olivier Rajzman, directeur commercial France de DocuWare.
Côté vente, la dématérialisation des processus de commande et facturation répond à la fois à des objectifs stratégiques liés au business même de l’entreprise (avantage concurrentiel, efficacité des services support…) et à la fois à des enjeux liés au cash de l’entreprise. « Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, les gains de temps sont importants à chaque étape du processus (saisie comptable, rapprochement, règlement et archivage), témoigne Frédéric Dupersal, responsable comptabilité fournisseur du Groupe Nexter, filiale de Giat Industries, spécialisée dans les systèmes de défense terrestre. Par exemple, la charge de travail liée au contrôle des campagnes de règlement a été divisée par deux. D’une façon générale, nous avons gagné en fluidité, en simplicité et en traçabilité », précise ce client de Dimo Software. Certaines entreprises vont jusqu’à digitaliser leurs documents contractuels, dans un objectif de signature électronique des contrats depuis un terminal fixe ou mobile.

Elles améliorent ainsi leur surface de relation clients, tout en accélérant les processus de vente. Depuis un portail de contractualisation en ligne, une entreprise aura en effet la possibilité de démultiplier ses opportunités de concrétisation auprès de ses clients, qui pourront opter pour le canal de souscription qui leur convient : à la maison via un PC connecté à Internet, en agence ou en magasin depuis le poste de l’agent ou des bornes interactives, ou encore depuis la tablette du commercial itinérant. « Certaines innovations, comme Tessi Mobile ID, leur permettent même de scanner et de contrôler en temps réel, via un mobile, les pièces justificatives à fournir lors de certaines souscriptions, explique Eric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi Documents Services. Elles réduisent ainsi considérablement le parcours client out en allégeant les services de back office de ces vérifications, pour leur permettre de se consacrer à leur cœur de métier et à des contrôles de niveau 2 ». Côté logistique enfin, la gestion dématérialisée des bons de livraison et le processus de réception des marchandises peuvent être très stratégiques dans certains secteurs d’activité tels que le retail ou les transports.

Les gains de la transformation digitale

La dématérialisation de l’ensemble de ces flux apparaît alors comme un moyen efficace de répondre aux nouveaux modes de consommation des clients mais aussi d’optimiser les coûts de facturation, de gagner en productivité et de raccourcir les délais de paiement. « Gage des gains attendus, le gouvernement continue de légiférer pour favoriser la mise en place de la dématérialisation des factures », précise à ce sujet Valérie Mazzoni-Colin, directrice marketing de  Neopost. En effet, la dématérialisation des factures et des bons de commande vers les services de l’État sera obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2020. Or, en janvier 2015, un nouvel amendement prévoit que les entreprises devront également, et selon le même calendrier, être en mesure d’accepter la réception de leurs factures et bons de commande sous format électronique. « Aujourd’hui, deux entre- prises sur trois règlent en retard leurs fournisseurs, ajoute Valérie Mazzoni-Colin. Cet amendement a donc pour objectif de réduire ces délais de paiement interentreprises, entraînant ainsi un effet boule de neige sur l’ensemble du processus de transformation de la chaîne achat».