Simplifier les déplacements professionnels

Même les outils de gestion des déplacements professionnels évoluent actuellement pour faciliter la mobilité des collaborateurs.

« En matière de déplacements professionnels, il est d’ailleurs impérieux de faciliter la mobilité physique du collaborateur mais également de l’information, rappelle Dominique Bougnot, Directeur de Ventya France.

« Le secteur du voyage d’affaires est ainsi en train de vivre une véritable révolution digitale, précise pour sa part Claude Lelièvre, Vice-Président de l’AFTM. La complexification et la diversification des offres ainsi que les exigences grandissantes des voyageurs d’affaires font que le modèle informatique qui prévalait jusqu’à présent sur ce marché commence à évoluer. Les nouveaux outils qui émergent sont davantage orientés User Interface (UI) et User Experience (UX) ». 

L’UI permet de prendre en compte les usages liés aux mobiles tandis que l’UX pour sa part permet de prendre en considération l’expérience du voyageur, ses préférences et ses méthodes de réservation, mais également de lui envoyer des informations personnalisées en fonction de son profil et de ses habitudes de voyage. « Par exemple, en intégrant l’UX dans la démarche il est possible d’envoyer à un voyageur qui se rapproche de sa gare de départ, le numéro de quai de son train ou toute autre information concernant son déplacement (retard, repas à bord…) sans qu’il ait à les solliciter, ajoute Claude Lelièvre. L’UX permet également aux entreprises et aux voyageurs de bâtir et de proposer des prestations de voyages personnalisés en fonction de la politique voyage ou des préférences du collaborateurs en déplacement ».

De même, l’avènement des terminaux mobiles et en particulier des smartphones et des tablettes, ainsi que du Cloud, facilite la mobilité des voyageurs d’affaires. « L’accès, via des terminaux mobiles de solutions de gestion des réservations et des notes de frais hébergées dans le Cloud, permet aujourd’hui aux voyageurs d’affaires d’organiser simplement et d’où qu’ils se trouvent leurs déplacements, tout en respectant les contraintes de sécurité et la politique voyage de leur entreprise », ajoute pour sa part Gilles Bobichon, Directeur du pôle Travel & Expense Management de DIMO Software.

Vers une centralisation des réservations

La digitalisation du secteur voyage s’accompagne également d’une révolution de son modèle économique. « Jusqu’à peu, le schéma économique classique de ce secteur s’articulait autour d’une agence de voyages, de prestataires hôteliers, de transport et de locations de voitures, et d’une solution technologique de gestion des réservations et des notes de frais, rappelle Claude Lelièvre. Aujourd’hui les lignes bougent ». Pour se rapprocher au plus près des préoccupations des voyageurs, les compagnies aériennes, Lufthansa en tête, mais également les loueurs de voitures créent de plus en plus de liens directs avec les clients. Parallèlement, le marché s’ouvre à de nombreux nouveaux acteurs tels que Kapten, Magic Stay, Business Table, Ector qui obligent les acteurs traditionnels de la place, soit à les intégrer soit à faire évoluer leur propre business model. « Face à ces nouveaux modèles économiques et à des offres qui deviennent multi-sources et complexes, les technologies traditionnelles ne suffisent plus, poursuit Claude Lelièvre. Les outils doivent gagner en simplicité d’accès et en ergonomie, et s’ouvrir plus largement aux nouveaux arrivants ».

Une démarche dans laquelle s’engage de nombreux acteurs du voyage d’affaires, notamment en proposant des solutions centralisant différentes prestations et/ou intégrant de nouveaux acteurs. Le rapprochement de certains grands acteurs comme KDS et American Express GBT, ou le développement des acteurs traditionnels du voyage vers des prestations plus globales comme l’a fait l’agence de voyages Egencia en proposant une solution de gestion des réservations et des notes de frais, les frontières entre prestataires et solutions technologiques illustrent bien cette tendance. « Aujourd’hui les plateformes de gestion des réservations et des notes de frais peuvent également intégrer les offres de services des nouveaux prestataires du voyage, précise pour sa part Gilles Bobichon. Notilus propose une vision globale de l’organisation du voyage, depuis la réservation jusqu’à la note de frais en passant par les véhicules d’entreprises ».

Par ailleurs, le développement de l’Intelligence Artificielle devrait également faciliter la mobilité des voyageurs d’affaires. « Dès lors que les prestataires du voyage embarqueront de l’IA dans leurs solutions, ils pourront anticiper davantage sur les besoins des voyageurs et leur proposer des prestations plus transparentes, fluides et personnalisées, qui restent en adéquation avec la politique voyage de l’entreprise », conclut Claude Lelièvre.

Astuces digitales pour faciliter les déplacements professionnels

Selon une enquête publiée par Marriott Hôtel à l’été 2018, 42 % des voyageurs d’affaires déclarent que l’utilisation de leur smartphone durant leurs déplacements facilite leur expérience de voyage, notamment pour l’enregistrement et le départ des hôtels.

Déplacements urbains 
Certaines applications telles que Waze, RATP, Paris Metro à Paris, Tube Exits à Londres, Rejseplanen à Copenhague, New York Subway et Whatstreet Manhattan NYC aux États-Unis ou encore Citymapper et Moovit, calculent les temps de trajet entre un lieu de départ et un lieu d’arrivée. Parfois même, elles conseillent de nouveaux itinéraires ou des solutions de mobilité alternatives (vélo, Uber…) en cas de difficulté de circulation ou de perturbation sur les lignes de transport en commun. 

Aéroports intelligents 
Pour améliorer le parcours du voyageur d’affaires dans et hors des terminaux, les aéroports capitalisent sur le digital. Par exemple, Paris Aéroport, l’application officielle de Paris Aéroport renseigne en temps réel les changements de statut des vols et les services disponibles dans les terminaux (formalités, espace business, espaces détentes, WiFi haut débit…), propose une offre de réservation et de paiement de parking, d’excursions, de forfaits musées, d’hôtels, de vols, de location de voiture…

Traducteurs instantanés 
Les applications de traduction instantanée se multiplient également. L’appli Scanner et Traducteur photographie des textes en plus de 70 langues étrangères pour les traduire, Interprète-traducteur vocal ou SayHi Traduction proposent une reconnaissance intelligente de la langue parlée pour une traduction en temps réel

Conciergerie pour bagages 
Avec les applications de conciergerie telles que Nannybag, Holibag ou encore Bagbnb, le voyageur peut déposer en un clic son bagage chez l’un des milliers de partenaires référencés par ces conciergeries. Certaines, à l’instar par exemple de Eelway, poussent même le concept jusqu’à proposer un service de transfert des bagages à l’adresse souhaitée.