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La digitalisation des achats améliore les relations fournisseurs
La transformation digitale

La digitalisation des achats améliore les relations fournisseurs

La fonction « Achat » n’échappe pas à la révolution digitale des entreprises, loin s’en faut. En terme de transformation digitale, elle est actuellement plutôt au milieu du gué. Elle s’est, ces dernières années, largement emparée du sujet, utilisant certaines technologies à sa disposition comme les réseaux collaboratifs, les solutions d’analyses prédictives ou encore les outils de RPA (Robotic Process Automatisation). Gage que la fonction se digitalise, qu’elle s’attache toujours et de plus en plus à réduire ses coûts de transaction via le déploiement de solutions d’appels d’offres, de Procure to Pay et d’analyse de la performance, améliorant par ailleurs les relations fournisseurs. À la clé pour les achats : une possibilité de rupture dans ses process de gestion, des prises de décisions plus fines et un repositionnement dans et hors de l’entreprise.

Ces dernières années, les missions des services achats se sont diversifiées avec de nouvelles priorités telles que le pilotage de la performance des fournisseurs ou l’amélioration de l’efficacité du processus Achats. Néanmoins, la réalisation d‘économie reste la préoccupation principale des ETI pour 53 % des entreprises (Baromètre de la digitalisation des achats dans les ETI, Ayming, 2018).

Parallèlement, les directions achats se penchent de plus en plus sur la maîtrise des données. En effet, la qualité des données achats est également un enjeu de taille pour les acheteurs (Étude Digital Procurement Survey 2019, PwC). 43 % déclarent que le premier obstacle à leur utilisation intelligente est la mauvaise qualité des informations. Or, la fonction Achats étant le pivot entre fournisseurs, prescripteurs et clients, elle détient un patrimoine de données qu’il est désormais couru de valoriser en interne mais aussi auprès de son écosystème industriel. Ainsi, l’objectif à terme de la digitalisation de la fonction achats portera sur l’intégration en temps réel des données de l’ensemble de la chaîne de valeur depuis le fournisseur, le distributeur jusqu’aux clients.

Aujourd’hui cependant, le mouvement de digitalisation de ce métier a davantage pour vocation d’améliorer l’efficacité des processus et la relation fournisseur. Elle s’articule à cet effet essentiellement autour de l’automatisation des transactions de Sourcing et de Purchase to Pay (P2P).

L’automatisation des processus P2P plébiscitée par les achats

Selon le Baromètre Futur of Finance Itesoft (2018) la fonction achats, toujours à la recherche de processus plus efficaces, plus rapides et plus sûrs, entend en effet plus que jamais réduire le temps passé par ses équipes sur la gestion des litiges (51 % des répondants) ou à répondre aux autres requêtes fournisseurs quotidiennes (22 %), disposer d’un canal de communication dédié avec les fournisseurs pour optimiser la communication (dans 36 % des cas) ou encore garantir la conformité réglementaire et l’obligation de vigilance en simplifiant l’intégration et la mise à jour de documents légaux dans le systèmes d’information (18 % des répondants). Dans la pratique, ce sont tout particulièrement les projets de dématérialisation des processus Purchase to Pay (P2P) qui permettent de remplir ces objectifs. D’ailleurs, selon le baromètre Itesoft, il s’agit cette année encore du principal levier de la fonction pour gagner en efficacité, en traçabilité ou encore pour réduire les coûts et améliorer la prise de décision. 56 % des répondants indiquent l’avoir déjà mis en œuvre dans leur entreprise et la dynamique reste forte puisque près d’un tiers ont un projet dans le domaine.

Des solutions aux fonctionnalités étendues

Ces solutions intègrent notamment des fonctions de gestion des contrats fournisseurs, des approvisionnements (e-procurement) et des factures. D’après Ayming, elles permettent ainsi de mieux encadrer le passage de commandes, notamment sur les achats indirects en mettant en avant les articles négociés (via catalogues ou contrats-cadres) et en augmentant l’utilisation des fournisseurs référencés par les achats. Elles contribuent également à l’automatisation de la gestion des éléments contractuels (tarification par tranche de volume, conditions de paiement, conditions de livraison, prix de livraison…). Les fonctionnalités avancées de l’outil telles que la génération automatique des bons de commande, les chaînes d’approbation flexibles et la vérification automatique de la conformité des données envoyées aux fournisseurs et qui, pour certaines, s’appuient sur des technologies de RPA (Robotic Process Automation), permettent pour leur part de réduire les tâches administratives à faible valeur ajoutée. C’est notamment le cas des outils de dématérialisation des processus tels que les factures fournisseurs ou les appels d’offres.

Les processus de facturation fournisseurs optimisés

« Les outils P2P ont révolutionné les modes d’acquisition des factures, explique Emmanuel Olivier, directeur général et membre du directoire d’Esker. Ils assurent la transformation automatique des pièces jointes en facture numérique ou encore le chargement de factures sur le portail fournisseurs.Ils peuvent également proposer des interfaces avec les systèmes de facturation des fournisseurs pour créer automatiquement la facture, la rapprocher de la commande et de la réception et l’envoyer en paiement, et tout cela sans aucune intervention manuelle ».  
« Les dernières innovations technologiques en matière de lecture intelligente de document permettent également de router les factures fournisseurs dématérialisées vers les bons interlocuteurs dans l’entreprise, 
ajoute pour sa part Chrystelle Verlaguet, Directrice des solutions Dématérialisation et Éditiques de Neopost. Selon le contenu de la facture, il saura en effet identifier à quel centre de coût elle est rattachée et pourra l’affecter au service concerné pour une validation plus rapide et une meilleure traçabilité ». Les fournisseurs pourront ainsi être payés dans les délais, voire par anticipation. Une démarche qui contribue à l’amélioration de la relation avec les fournisseurs qui seront alors plus ouverts à d’éventuelles négociations sur les tarifs pratiqués. En anticipant les échéances de paiement, les acheteurs ont également la possibilité de négocier une remise. « L’automatisation des processus P2P a ainsi un impact très positif sur l’efficacité des transactions en permettant une meilleure collaboration avec les fournisseurs, une augmentation du taux de respect des contrats d’achats et un meilleur contrôle des dépenses », poursuit Emmanuel Olivier.

Digitalisation des appels d’offres, source d’économie

La digitalisation de la fonction achats a également gagné les process liés aux appels d’offres. Si les premiers outils de gestion des appels d’offres étaient rigides et peu adaptés aux ETI, ce n’est plus le cas aujourd’hui avec la nouvelle génération de solutions dédiées à cette fonction. Désormais plus flexibles et agiles, elles sont adaptées à des utilisations simplifiées. Elles permettent d’automatiser de nombreuses tâches (modélisation des appels d’offres, relance des soumissionnaires, accélération de l’analyse des offres…). Certaines intègrent même des Marketplace dans lesquels l’acheteur peut identifier de nouveaux fournisseurs. Dès lors que les appels d’offres passent ainsi par une plateforme électronique et que tous les échanges avec les directions métiers et les fournisseurs sont dématérialisés, les achats gagnent généralement en efficacité, en performance et en agilité, réduisant par la même leurs coûts opérationnels.

Ces solutions traditionnelles d’automatisation des processus amont et aval ont ainsi un impact très positif sur l’efficacité des transactions en permettant un raccourcissement du cycle d’appels d’offres, une meilleure collaboration avec les fournisseurs, une augmentation du taux de respect des contrats d’achats et un meilleur contrôle des dépenses. Les fonctions Achats les considèrent comme la première étape à franchir avant de mettre en œuvre des leviers digitaux plus sophistiqués et à plus forte valeur ajoutée.

Des analyses fiables et détaillées

Une fois ces processus digitalisés, les services achats bénéficieront de données de qualité, sur lesquelles ils pourront s’appuyer pour réaliser des analyses, améliorer le pilotage de la performance fournisseur et définir de meilleures stratégies achats. D’autant qu’aujourd’hui, le marché propose des nouvelles solutions d’analyses (notamment des dépenses) embarquant des évolutions technologiques disruptives. « L’intelligence artificielle et le Machine Learning permettent par exemple de classifier automatiquement la totalité des factures scannées en fonction d’une segmentation choisie, ajoute Emmanuel Olivier. Ils améliorent ainsi les résultats de classification et permettant d’atteindre les niveaux les plus fins possible, voire même de prédire et analyser les opportunités sur le marché fournisseurs ». L’Intelligence artificielle et le Big Data peuvent ainsi accompagner l’acheteur dans ses prises de décisions (on parle de « fabrication de l’intelligence ») en fournissant des analyses « prêtes à l’emploi » portant par exemple sur l’analyse de marché fournisseurs, la gestion dynamique des risques contrats, risques fournisseurs et risques RSE. Les fonctions achats identifient plus facilement et plus rapidement d’éventuelles opportunités sur le marché, mais également les risques liés aux fournisseurs ou encore les éventuelles actions de prévention à mener. Ils gagnent ainsi en prédictibilité.


Le digital accompagne la maîtrise des risques fournisseurs

Pour collecter, identifier et classer les risques fournisseurs afin de les comprendre, les prévenir et les gérer, les acheteurs ont la possibilité de s’appuyer sur des partenaires extérieurs (sociétés d’information d’entreprises, assureurs-crédits…), ou de mettre en place des outils digitaux et des processus adaptés. Certains outils digitaux (tels que les communautés collaboratives adaptées à leur secteur d’activité) permettent d’améliorer leur visibilité sur des fournisseurs communs et de réduire les coûts liés à la gestion et à la vérification des données fournisseurs. Les plateformes ouvertes et les réseaux présentent en la matière un réel avantage. Ces solutions facilitent par exemple la mise à jour des produits et le partage de l’information ou s’interfacent avec des applications tierces spécialisées par exemple dans le suivi des risques inhérents à la chaîne logistique.

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.