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Notes de frais dématérialisées
Finance

Digitaliser les processus financiers

Les directions financières restent focalisées sur l’optimisation des processus et sur la réduction des coûts.

L’étude PwC sur les Priorités des DAF en 2020 confirme d’ailleurs cette tendance, la digitalisation des processus restant ainsi l’une des principales priorités des directions financières en 2020. Une tendance renforcée par le contexte économique actuel.

« La digitalisation des processus transactionnels et leur standardisation présentent des opportunités en termes de fiabilité, d’efficacité, de traçabilité, d’agilité et de simplicité des processus liés à la fonction finance, rappelle Julien Million-Rousseau, directeur consultants avant-vente SAP Concur France, solution de gestion des notes de frais et déplacements professionnels. Un sondage IDC 2019 montre d’ailleurs que les directions financières subissent des pressions fortes de leur direction générale pour mettre en oeuvre une transformation digitale au sein de l’entreprise ».

Dématérialiser les notes de frais

La dématérialisation des processus liés à la gestion des notes de frais contribue à l’efficacité des équipes comptables. En effet, la dématérialisation des notes de frais représente un énorme gain de temps. C’est ainsi que sur la moitié des entreprises françaises qui possèdent une solution de gestion de note de frais, 77 % d’entre elles en sont pleinement
satisfaites.

Une information corroborée par Mustapha Kamili, consultant avant-vente sur le segment PME chez SAP Concur France. Elles en sont d’autant plus satisfaites que 41 % des répondants au baromètre SAP Concur consacrent environ 30 minutes par mois à la gestion de leurs notes de frais lorsqu’elle est réalisée manuellement.

« L’utilisation de la solution de gestion des notes de frais de SAP Concur a ainsi permis à notre service comptabilité d’économiser 2700 heures de travail, soit 1,7 personnes désormais allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée, témoigne Jean-Luc Billaut, chef de projet Finance d’Agapes, société de restauration. D’autre part, un quart des notes de frais sont validées dans la journée et 80 % dans la semaine ».

Aujourd’hui, certaines solutions du marché offrent de nouveaux gains pour les entreprises. « Nous voulons proposer des solutions qui offrent une plus grande visibilité et maîtrise des coûts, précise Julien Million-Rousseau, directeur consultants avant-vente de SAP Concur France. Historiquement cela n’était possible qu’au détriment de la simplicité d’utilisation des outils. Aujourd’hui, cette maîtrise ne peut être proposée qu’en parallèle à une simplification de l’usage des outils, pour garantir l’adoption des solutions par les collaborateurs. La sortie du mode « déclaratif » et l’automatisation sont une étape critique permettant à la fois cette adoption et un contrôle accru. Par exemple, grâce à nos API, la plateforme SAP Concur se connecte avec plus de 250 applications du marché, facilitant la gestion des dépenses. Une compagnie de taxi ou de VTC pourra envoyer directement dans la note de frais d’un utilisateur les données liées à un trajet (et pas simplement un justificatif). Le processus gagne en fiabilité (plus de saisie manuelle, donc pas d’erreurs), le collaborateur n’a plus d’action manuelle à réaliser et peut compter sur un remboursement plus rapide ».

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.