Dupont Restauration dynamise son taux de lettrage

Créée en 1969, Dupont Restauration est une entreprise de restauration collective positionnée sur quatre marchés : entreprise, scolaire, santé/hébergement et traiteur/événementiel. Depuis 1996, la société a fonctionné par croissance externe et organique. Chaque entité est confrontée à de multiples problématiques d’encaissement (carte bancaire, cash, chèque, virement, voire système de facturation propre à l’entreprise).

Afin d’assurer le suivi financier et économique de chaque point de livraison, le groupe a opté pour un outil de gestion de trésorerie en phase avec cette croissance et a déployé une solution de lettrage.

Lors de la mise en place de CashOnTime Allocation en 2017, les 9 sociétés qui composaient le groupe traitaient avec 7 banques différentes et géraient une trentaine de comptes bancaires pour environ 5000 clients (soit environ 30000 virements créditeurs/an, allant du règlement mensuel d’une famille dans une cantine jusqu’aux factures de plusieurs milliers d’euros de groupements de maisons de retraite). Un point de règlement était affecté à chaque restaurant et les typologies d’encaissements étaient multiples : TPE, portails en ligne pour les familles pour des règlements par CB, e-rechargement pour salariés d’entreprises, puis espèces, chèques, prélèvements, etc.

Un travail chronophage et fastidieux, sans valeur ajoutée, d’autant que le délai de lettrage n’était pas toujours optimum au regard de la masse d’affectation. Pour simplifier, améliorer et industrialiser le processus
de lettrage, et gérer indistinctement un nombre indéfini de sociétés, de banques, de comptes, la société a choisi de déployer la solution de lettrage CashOnTime Allocation de DIMO Software.

Un déploiement en trois mois

L’intégration a duré trois mois, durant lesquels 4 personnes sont intervenues à des phases différentes (un chef de projet SI, un comptable opérationnel, un responsable comptable, plus une consultante côté DIMO Software).

« Il était impératif d’avoir une bonne vision des données à extraire, ce qui a été facilité par le fait que le groupe possède une bonne maîtrise des fichiers bancaires, en termes de formats, contenus et flux, précise Bertrand Marat, responsable Informatique des domaines Comptabilité, Finance et RH de Dupont Restauration. D’autre part, la maîtrise de l’ERP est indispensable de la part de l’intégrateur pour importer l’information correctement ».

Un taux de lettrage dynamisé en moins d’un mois

« En quelques jours, le taux de lettrage automatique est passé à 65 % pour le traitement des factures, ajoute Bertrand Marat. L’outil analyse aussi le contenu des relevés de comptes (références donneurs d’ordre, références factures, association entre numéros bancaires et références dans les relevés de comptes…). En moins d’un mois, le taux de lettrage automatique a atteint 90 %. La tâche a été répartie sur l’ensemble des gestionnaires de sociétés, ce qui représente quelques minutes chaque matin pour traiter les exceptions ».

La gestion de trésorerie simplifiée

Désormais, les mairies peuvent générer un certain volume de factures par exemple pour leurs centres de loisirs, écoles, maisons de retraite, etc.

« Or, tout cela est payé par un même donneur d’ordre. Il est compliqué d’avoir un donneur d’ordre et « n » clients derrière, précise Bertrand Marat. CashOn- Time Allocation gère cela très bien, une fois que le processus a été paramétré au bout d’un cycle de facturation complet. Nous savons quelle trésorerie paie quel client, puis tout se gère automatiquement ».

Si le lettrage est le coeur du moteur, c’est l’ensemble des encaissements (notamment pour les CB) qui est désormais aussi traité. L’affectation de règlement analytique se fait en automatique : le gros du volume des CB et une partie des espèces sont traités de cette façon.

Dix-huit mois après le déploiement de la solution, plus de 80 % du lettrage est effectué avant l’arrivée des comptables. Lettrage, virements et comptabilisation des CB sont terminés à 9 h30 au plus tard tous les jours. Le recouvrement peut alors prendre le relais, basé sur des données en temps réel.