Les promesses tenues de la digitalisation des processus financiers

Portés par un contexte réglementaire favorable, les projets de transformation digitale de la fonction finance tendent à se concrétiser, la plupart tenant leurs promesses, notamment en termes de bénéfices sur la baisse des coûts, les gains de temps ou encore la traçabilité des documents et des processus.

En effet, si les entreprises veillent à la compatibilité de leurs solutions avec la réglementation à venir, les objectifs de leurs projets de transformation digitale de la finance portent encore, la plupart du temps, sur une volonté de réduire les coûts liés à leurs process métiers.

Une réponse aux enjeux de maîtrise des coûts de gestion

C’est notamment le cas de Reverdy, PME normande spécialisée dans la fabrication d’aliments et de compléments nutritionnels pour chevaux. L’entreprise souhaitait en effet, dans un premier temps, dématérialiser l’envoi de ses 10 000 factures clients annuelles pour économiser sur ses coûts d’affranchissement. Elle avait également besoin de gagner du temps au quotidien.

À cet effet, elle a retenu la solution de gestion électronique de documents Zeendoc et a mis en place un système d’archivage des documents papier et numériques dans une base documentaire unique. À partir de cette solution, la société dématérialise l’envoi de ses factures clients.

« Désormais, tous nos comptables et le responsable des achats utilisent cette solution de gestion électronique des documents, témoigne Sabrina Lecolazet, DAF et responsable RH de Reverdy. La dématérialisation de nos factures clients nous a permis de réaliser une économie de 40 % entre le papier et les coûts d‘affranchissement ».

Un objectif économique également visé par la société Energie Transfert Thermique (ETT), industrie française spécialiste du transfert d’énergie (chauffage, climatisation et ventilation) qui, pour sa part, a déployé DocuWare pour la dématérialisation de ses factures clients et fournisseurs.

« Notre outil alors en place ne correspondait plus à nos attentes avec trop de tâches manuelles à la clé », précise Yannick L’Hostis, responsable informatique d’ETT.

La société a donc commencé en 2020 par dématérialiser les factures clients et fournisseurs, les bons de livraison, le rapprochement entre les bons de livraison et les factures. « À terme, nous estimons le gain à 50 000 € pour la dématérialisation des factures fournisseurs et à 17 000 € pour les factures clients », ajoute Yannick L’Hostis.

Accélération des processus financiers

Au-delà des objectifs en termes de coûts, la dématérialisation des documents et la mise en place de workflows liés à la chaîne de facturation clients ou fournisseurs contribuent également à l’optimisation des processus métiers de la finance. Chez Reverdy, le déploiement d’une passerelle entre Zeendoc et l’outil de comptabilité a permis d’importants gains de temps en termes de saisie comptable.

« Grâce à la puissance des workflows et à la fonctionnalité d’indexation intelligente basée sur l’intelligence artificielle de notre système de GED, nous avons pu automatiser le processus de traitement de nos factures et supprimer un grand nombre de tâches manuelles, précise Sabrina Lecolazet de Reverdy. Désormais, les écritures comptables sont générées automatiquement, les salariés peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, la communication et le partage de l’information entre les trois comptables est plus rapide, sans risque de pertes d’informations. Notre GED nous permet également d’instaurer un système de validation entre la responsable des achats et les comptables, afin de les alerter sur les échéances de paiement. Le processus est simplifié et quelques clics suffisent désormais pour retrouver un document. Nous obtenons un gain de temps de l’ordre de 75 % sur la recherche des factures ».

Une traçabilité renforcée

ETT a pour sa part très vite constaté des bénéfices en termes de traçabilité et de vérification sur ses documents.

« Les montants des factures peuvent être comparés entre notre GED DocuWare et notre ERP Sage X3, ou encore la vérification des doublons et des réceptions, ajoute Yannick L’Hostis chez ETT. Cette utilisation très poussée de notre GED est possible grâce à la puissance des workflows qu’elle embarque ».

L’aciérie Saarstahl Ascoval Saint-Saulve, dans le département du Nord, qui a également mis en place la GED de DocuWare pour la dématérialisation de ses 8 000 factures entrantes par an, renforce sa visibilité sur le traitement de ses factures clients.

« Notre comptabilité a notamment gagné en visibilité sur les relances, témoigne Jean-Luc Nowak, CFO de Saarstahl Ascoval. Cette GED génère également des gains de temps importants dans la recherche et la traçabilité des factures, notamment lors des audits financiers réalisés par les commissaires aux comptes. D’autre part, la traçabilité et la fluidité des échanges sont améliorées avec un statut clair apposé sur les documents au moyen de tampons. Dès que nous avons un problème de flux internes, nous mettons en place des actions correctives ».

Outre l’adoption de la facture électronique obligatoire en 2024, la dématérialisation présente donc bien des avantages tangibles pour les entreprises.

« L’adoption des nouveaux processus en interne vient remettre en question l’organisation de l’entreprise dans son ensemble en vue de limiter les tâches manuelles et le recours au papier, poursuit Yannick L’Hostis chez ETT. Nous réfléchissons d’ailleurs à l’extension du périmètre aux processus administratifs côté services. Nous souhaitons en effet recourir à l’automatisation des processus et leur validation avec les workflows. Un premier cas d’usage envisagé porterait ainsi sur la dématérialisation des documents nécessaires à la fabrication des machines (PV de contrôle) ».

Un élargissement du périmètre de la GED rendu possible par la transversalité de la solution de DocuWare et par l’efficacité de ses workflows au service du collaboratif.