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La digitalisation de la finance au service du pilotage de la performance
Finance

La digitalisation de la finance au service du pilotage de la performance

Face à l’évolution des contraintes réglementaires et à la sursollicitation à laquelle elles ont dû faire face depuis le début de la crise sanitaire pour garantir la stabilité financière de leur organisation, les directions financières se sont retrouvées en première ligne. Contraintes de gagner en agilité et d’évoluer dans un environnement sans aucune visibilité, elles ont dû adapter leurs outils et repenser leurs processus.

La conjoncture actuelle ne leur laisse pas de répit. Elle les place toujours plus au centre de la stratégie de gestion de crise et accélère le développement de l’automatisation et de la standardisation de leurs processus, en particulier de la clôture financière, ainsi que la mise en place de solutions de pilotage de la performance propres à les accompagner dans leurs démarches d’analyses et leurs prises de décisions.

De plus en plus, la direction financière se trouve sur la ligne de front pour gérer les imprévus, prendre des décisions rapides et assurer le cash et les forecast, avec parfois une visibilité limitée.

« Avec la succession actuelle de crises, les directions financières sont plus que jamais attendues sur le sujet du pilotage de la performance », explique Isabelle Zapillon, directrice pôle Analytics chez Dimo Software. « Il leur revient de travailler sur les coûts pour maîtriser leurs marges, d’améliorer leurs process opérationnels notamment en réduisant les délais de clôtures afin d’accélérer les prises de décisions, ou encore de collaborer davantage avec les fonctions métiers pour qu’elles leur fournissent les éléments nécessaires à leurs analyses, complète Guillaume Saucede, directeur consulting adjoint chez Dimo Software. In fine, les directions financières mais aussi le contrôle de gestion ont besoin de passer moins de temps sur la collecte de données et le reporting pour se concentrer davantage sur l’analyse des données et l’accompagnement à la stratégie de l’entreprise ».

Conscientes de ces enjeux, la gestion de l’ensemble de la clôture financière reste malgré tout encore, pour de nombreux DAF, un point noir, en raison notamment des obstacles à la standardisation de leurs processus tels que le manque de temps, la multiplication des standards ou encore la gestion du changement.

Ces obstacles sont de plus souvent surmontés grâce au déploiement d’une solution logicielle dédiée au pilotage de la performance. Cette tendance à l’automatisation n’est pas nouvelle mais tend à devenir une priorité pour faire face aux défis actuels. Après plus de deux ans de Covid-19, la nécessité de disposer d’un bon outil de pilotage de la performance et de contrôle de gestion semble ainsi plus forte que jamais. Au-delà de pouvoir piloter correctement le réel, cet outil doit également leur permettre de mieux prévoir et de mieux simuler l’avenir.

Les outils de pilotage de la performance deviennent indispensables

Selon l’étude Mazars sur « L’évaluation des outils de pilotage de la performance et de contrôle de gestion », publiée en mai dernier, 81 % des sondés estiment ainsi que les outils de pilotage de la performance (EPM) sont essentiels à leur activité. La majorité des personnes interrogées dans le cadre de cette étude sont satisfaites des fonctionnalités clés proposées par ces outils, notamment en matière de construction des budgets et de reporting de gestion. Ces outils permettent en effet de réduire considérablement le temps passé sur ces deux activités, notamment en supprimant des phases de manipulation et de retraitement des données de gestion.

D’autre part, les répondants estiment également que réaliser un budget dans un outil EPM permet d’améliorer la fiabilité des données et de réduire le risque, notamment d’erreurs, surtout si on les compare à un processus budgétaire construit dans Excel.

« Même si nous maîtrisions Excel, les reportings avec les contributeurs et la construction de nos tableaux de bord prenaient un temps infini, témoigne ainsi la directrice du contrôle de gestion des Laboratoires Mayoly-Spindler. Faute d’un système d’information partagé, nous n’étions pas toujours sûrs d’utiliser les bonnes versions de fichiers. En outre, il fallait recommencer à chaque reporting. Nous ne capitalisions donc pas sur les analyses que nous développions ».

C’est ainsi pour donner au contrôle de gestion les moyens de mieux répondre aux nouveaux besoins d’analyse et de reporting, mais aussi de fiabiliser la collecte, le traitement et la restitution d’informations, que les Laboratoires Mayoly-Spindler ont décidé d’optimiser le processus d’élaboration budgétaire et de simulation de la masse salariale en mettant en place la solution IBM Planning Analytics.

« Avant, notre capacité d’analyse était réduite, poursuit sa directrice du contrôle de gestion. Nous pouvions mener des explorations de premier niveau, comme mesurer l’écart entre le budgété et le réalisé. Mais dans ce cas précis, il nous manquait le plus intéressant : le pourquoi de l’écart. Avec IBM Planning Analytics, nous pouvons mettre en place des règles plus puissantes, produire plus vite et dégager du temps pour l’analyse, notre coeur de métier ! À iso-effectif, nous avons boosté nos capacités d’analyses dans toutes les dimensions nécessaires avec un système qui saura suivre l’évolution de nos besoins. Nous avons sécurisé la tenue des deadlines. Nos données sont plus fiables. Nous bénéficions d’un environnement de travail pleinement partagé avec les filiales, sécurisé et cohérent ».

C’est également pour s’affranchir d’Excel et gagner en performance qu’Emlyon business school a digitalisé ses processus budgétaires. Jusqu’en 2015, la construction du budget de l’école, à laquelle participe près d’une centaine de contributeurs, était en effet réalisée avec Excel et de multiples échanges d’emails pour consolider l’ensemble des données. Les difficultés liées à la lourdeur de cette organisation ne manquaient pas : la fiabilité des données était incertaine car les erreurs de saisies sont difficiles à détecter, la communication par emails limitait le travail collaboratif, la sécurité des données n’était pas assurée et les contrôleurs de gestion perdaient beaucoup de temps à compiler des fichiers.

« En résumé, nous ne faisions pas de la contribution mais plutôt de la saisie budgétaire », témoigne Aymeric Lebaron, directeur financier d’Emlyon business school.

L’école a donc choisi de déployer la solution IBM Planning Analytics. Depuis, l’élaboration du budget dans cet outil a ainsi mis en évidence les nombreux avantages de la solution. La fiabilisation et la sécurité des données figurent parmi les gains les plus évidents. Les erreurs de calcul ou les suppressions de cellules ne sont plus possibles. Par ailleurs, les données sont sauvegardées sur les serveurs d’IBM et leur accès est contrôlé. Les gains de temps et de productivité sont également importants. Les utilisateurs ont gagné en autonomie car leurs données et les historiques budgétaires sont accessibles à tout moment via une simple connexion web.

« Le contrôle de gestion est dégagé des tâches à faible valeur ajoutée et peut ainsi se consacrer à l’analyse des écarts entre le budgété et le réalisé », ajoute Aymeric Lebaron.

Des investissements restent à faire

Une étude KPMG de 2021 estime néanmoins, pour sa part, que les solutions dédiées au pilotage de la performance déjà en oeuvre dans les entreprises doivent faire l’objet d’investissements. En effet, beaucoup de solutions de reporting ont été mises en place avec une volonté d’être le référent principal, voire unique de l’information financière entre toutes les filiales de l’organisation. Bien que ces solutions soient robustes et proposent des processus de consolidation et de reporting généralement unifiés, elles manquent souvent d’agilité. Or, la période de crise a montré la nécessité de pouvoir réagir vite et de réorienter les investissements ou les dépenses rapidement.

D’autre part, l’obsolescence de certains outils de consolidation, combinée aux enjeux croissants de communication extra-financière, est également l’un des facteurs qui pousse certaines directions financières à se tourner vers une solution d’EPM. Autant de raisons pour lesquelles les DAF lancent ou entendent lancer des projets de refonte de leurs processus et de leurs systèmes de pilotage de la performance.


Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.