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Réorganiser l’entreprise

La fonction finance, pionnière du digital

Les leviers technologiques tels que les solutions de dématérialisation, les applications mobiles et collaboratives, le Big Data et les outils de Data Visualisation représentent autant d’opportunités pour la fonction financière d’améliorer son fonctionnement interne, de gagner en efficacité, en flexibilité et en confort, et de renforcer le rôle de « Business Partner » de la direction générale.

Les nouvelles technologies et l’accès facilité à l’information vont changer la manière dont la finance est gérée et structurée aujourd’hui. De façon générale, ces technologies, plus mobiles et collaboratives, permettent de dématérialiser de plus en plus de données, d’automatiser des activités ou des tâches autrefois manuelles, et de partager ces données plus facilement avec les acteurs concernés, que ce soit en interne avec les directions opérationnelles, ou encore en externe, avec l’écosystème de l’entreprise.

« La dématérialisation des processus financiers de l’entreprise va optimiser les échanges d’informations au sein des organisations mais également avec leurs prestataires externes, souligne ainsi Chrystelle Verlaguet, directrice des solutions de dématérialisation et éditique de Neopost, acteur spécialisé dans les solutions d’envoi de courrier. L’adoption du digital au sein des équipes financières va ainsi modifier les usages, encourager le travail colla­boratif, permettre de gagner en efficacité et en productivité, d’améliorer les trésoreries d’entreprise et la relation avec les clients et fournisseurs, mais aussi recentrer les métiers de la finance sur des activités d’analyses à plus forte valeur ajoutée ».

D’ailleurs, les fonctions financières l’ont bien compris et sont parmi les premières, au sein des entreprises, à avoir engagé leur transformation digitale. « Une transformation appuyée par la volonté de l’État qui, depuis quelques années, renforce les obligations des entreprises en matière de télédéclarations sociales et fiscales mais aussi, à l’horizon 2020 en matière de dématérialisation des factures destinées aux services de l’État », explique Patrick Michels, directeur marketing et communication d’Everial, société spécialisée dans la gestion de fonds documentaire et le traitement des flux d’information.

Productivité et fluidité de l’information renforcées
La dématérialisation des flux papiers, la gestion de workflows en temps réel, l’archivage auto­matique et l’automatisation des traitements apportent ainsi une meilleure fiabilité des données et fluidité de l’information, tout en générant des gains de productivité. Des objectifs que s’était ainsi fixé le magasin Leclerc de Roques-sur-Garonne, dans le cadre de son projet de dématérialisation des factures fournisseurs marchandes et frais généraux (actuellement en cours de déploiement). « Nous évoluons dans un environnement concurrentiel particulièrement important, témoigne Édouard Guignet, DAF du Leclerc de Roques-sur-Garonne. Pour assurer la croissance de notre chiffre d’affaires (120 millions d’euros) nous devons nous différencier à chaque instant de nos concurrents, y compris au niveau administratif, où il nous fallait repenser notre façon de travailler. En dématérialisant nos factures fournisseurs avec la solution de T2i, nous en diminuons le temps de traitement et, par conséquent nous réduisons nos délais de paiement fournisseurs, ce qui génère un impact positif en termes d’image auprès de nos fournisseurs. À terme, nous pourrions même obtenir de nos fournisseurs des conditions commerciales plus intéressantes dont nos clients pourraient bénéficier. Outre une rationalisation de nos coûts de traitement des factures, la dématérialisation génère également des gains de temps dans nos processus d’archivage et d’indexation de ces documents tout en renforçant leur fiabilité même si, d’un point de vue légal, nous avons toujours l’obligation de stocker nos factures papiers », ajoute Édouard Guignet.
C’est également la volonté d’améliorer ses processus de facturation qui a poussé la société D Medica, spécialisée dans les métiers du soin, à opter pour leur dématérialisation. Depuis plus de 20 ans, elle gérait ses factures via son ERP. Or, cette solution n’était plus en adéquation avec les besoins et les attentes de la société qui envoie 4 000 factures clients soit 27 000 pages par mois. « Nous étions confrontés à de nombreux problèmes techniques, témoigne Antoine Dethoor, DAF de D Medica. Par ailleurs, nous avions besoin de deux personnes en interne pour la mise sous pli et l’expédition ». Anticipant la législation sur la dématérialisation des factures vers les services de l’État entre 2017 et 2020, D Medica a donc choisi de bouleverser ses habitudes et d’opter pour la solution Neotouch Facture de Neopost.  « Depuis la mise en place de ce service, nous avons réalisé des économies aussi bien financières qu’en termes de ressources humaines, ajoute Antoine Dethoor. Même si aucun poste n’a été supprimé, les personnes dédiées en début de mois au processus de facturation ont pu se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Enfin, nous pouvons archiver nos factures en toute sécurité et leur consultation en ligne est immédiate ».

Meilleure collaborativité entre tous les acteurs de la chaîne achat
Le recours à des plates-formes web BtoB dans le Cloud permet également de partager des référentiels communs avec les clients et fournisseurs, de gérer des flux d’achat, d’approvisionnement ou de vente, de suivre le statut des commandes, factures et règlements. « De plus en plus, les projets de dématérialisation des factures couvrent le processus de bout en bout, y compris le paiement, précise Éric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi Documents Services, société spécialisée sur le marché du traitement de documents et moyens de paiement. D’autant que, depuis le SEPA*, de nombreux outils et moyens de paiements électroniques sont désormais disponibles. Nous avons par exemple déployé une plate-forme de dématérialisation fiscale des factures chez un fournisseur de gaz et d’énergie permettant à ses clients un paiement via différents outils tels que la signature en ligne d’un mandat de prélèvement, la Carte bancaire ou encore le télérèglement ». Non seulement ce nouveau processus génère chez le créancier des économies, mais en plus il contribue à accélérer les encaissements et à sécuriser les transactions.

« La dématérialisation des factures présente des vertus dans nos processus internes et impacte le métier de la finance, ajoute ainsi Édouard Guignet, du Leclerc de Roques-sur-Garonne. Notre objectif principal était d’ailleurs la mise en place d’un rapprochement automatique de nos factures fournisseurs avec les devis pour mieux identifier les écarts. Une fois ces écarts identifiés, ce sont alors nos chefs de rayons qui les analysent et sont chargés d’en justifier la raison. Il leur revient également, si le fournisseur est en cause dans ces écarts, de lui demander un avoir. Le service financier se libère pour sa part du temps qui sera utilisé à des travaux à plus forte valeur ajoutée tels que l’analyse des écarts de marges par exemple ».

Grâce aux outils collaboratifs mais aussi au Big Data et à la nouvelle génération de solutions de Data Visualisation (qui offre des possibilités graphiques très poussées et une simplicité d’utilisation sans précédent, rendant ainsi les informations plus intelligibles et pertinentes), les fonctions opérationnelles gagnent donc en autonomie. La fonction financière, et en parti­culier le contrôleur de gestion, peut donc consacrer plus de temps à la modélisation et à l’analyse, et renforcer ses relations avec ces mêmes opérationnels dans le processus de décision. Le directeur financier voit, pour sa part, son rôle évoluer vers celui de superviseur de flux. Il coordonne désormais les processus comptables, interagit avec les acteurs internes et externes et permet à l’entreprise de gagner en agilité et en réactivité, et par là-même, de renforcer sa capacité d’anticipation. « Ces différents outils contribuent ainsi à « anoblir » le métier de directeur financier », ajoute Éric Jamet.
D’ailleurs, selon Accenture, la fonction « Finance 2020 », c’est-à-dire l’organisation digitale de la fonction Finance de demain, devra résolument se convertir en un pôle d’analyse prédictive puissant et créateur de valeur pour l’entreprise. Une fois ce modèle ancré au sein de l’organisation, le rôle du directeur financier (DAF) évoluera de « Gestionnaire des coûts » à « Architecte de la création de valeur » pour l’entreprise, devenant ainsi la source de référence principale pour l’aide à la prise de décisions.

 

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.