La digitalisation des processus financiers participe à la performance de l’entreprise

La transformation digitale de la fonction finance est en marche depuis plusieurs années maintenant. Les dernières avancées technologiques autour du Cloud, du Big Data ou encore de l’intelligence artificielle ont ainsi, ces dernières décennies, largement contribué au déploiement de solutions intégrées de gestion (ERP) mais aussi, plus récemment, de la mutualisation de services ou encore d’outils de dématérialisation du cycle Order to Cash (de la commande aux paiements, en passant par les factures et le recouvrement de créances) et de pilotage de la performance.

Nombreux sont les enjeux auxquels les équipes finances doivent faire face. « Les financiers sont ainsi tout particulièrement impactés par les évolutions réglementaires, constate ainsi Emmanuel Olivier, directeur général et membre du directoire d’Esker. Ils doivent notamment fournir de plus en plus d’informations financières mais également extra financières sur, par exemple, la performance environnementale ou sociétale de l’entreprise. D’autre part, les délais pour fournir ces informations et les résultats tendent à se raccourcir et les contrôles à se renforcer. La fonction finance doit également, et de plus en plus, faire preuve de performance, limiter les risques d’erreurs, voire être en mesure de mieux anticiper les fraudes, qu’elles soient internes ou externes. Enfin, elle doit participer au développement de la compétitivité de l’entreprise ». Paradoxalement et alors que la pression sur les équipes financières se fait de plus en plus forte, leurs ressources tendent à diminuer. « Une tendance portée par la volonté des entreprises de gagner en productivité mais également par un manque de plus en plus criant de compétences, ajoute Emmanuel Olivier. Face à ces enjeux, la digitalisation de la fonction finance apparaît comme une nécessité ».

Digitaliser le processus Order to Cash

Une digitalisation récemment dopée par les contraintes réglementaires des entreprises, notamment en matière de dématérialisation des factures. « Nous constatons que la Loi Macron de 2015 sur l’obligation de dématérialiser les factures envoyées aux services de l’État a dynamisé les projets globaux de dématérialisation des flux de factures, explique Dominique Bougnot, directeur de Ventya. En effet, au-delà de la réponse aux exigences réglementaires, la dématérialisation des factures contribue par ailleurs à la fluidification des processus financiers au sein de l’entreprise ». Ces dernières années, la fonction finance s’est ainsi lancée dans l’optimisation du processus Order to Cash en privilégiant les investissements sur la facturation et le recouvrement. Cette première étape s’est illustrée par la mise en place de centres de services partagés sur ces deux fonctions avec l’adoption des solutions de dématérialisation des factures et l’automatisation des circuits de validation.

La robotisation plébiscitée

Ainsi, la digitalisation des flux financiers liés à la facturation (bons de commandes, factures clients, etc.) passe en premier lieu par l’automatisation des tâches répétitives mais essentielles.  « Les technologies de RPA (Robotic Process Automation) évitent ainsi les ressaisies manuelles, notamment dans les process de back office, ajoute Emmanuel Olivier. Dans un service de comptabilité, toute opération de récupération manuelle d’informations dans un système tiers (bons de commande, factures fournisseurs, etc.) peut par exemple être réalisée par un robot. Le RPA retire ainsi les tâches « systématiques » des processus pour concentrer les ressources sur les « exceptions », les tâches à plus forte valeur ajoutée ou celles qui nécessitent une prise de décision, là où l’humain est indispensable ». Les solutions de dématérialisation des factures ou de gestion des commandes qui embarquent des technologies d’intelligence artificielle, de Machine Learning ou encore du Deep Learning pourront régler des processus beaucoup plus complexes. « Grâce au Deep Learning, notre plateforme de dématérialisation des documents peut, par exemple, transmettre au client sa facture selon le canal ou le format de son choix », précise Emmanuel Olivier.

Le risque client mieux appréhendé

Les technologies d’intelligence artificielle mais également de scoring ou encore le Big Data participent également au renforcement de la maîtrise des risques, notamment au niveau des équipes de gestion du poste clients. Embarquée dans les logiciels ad hoc, l’intelligence artificielle est en effet  capable de capter et de consolider des données internes (depuis les ERP, les logiciels de gestion de la relation client, etc.) et externes à l’entreprise (issues par exemple des sociétés d’informations d’entreprises, des assureurs-crédits…) puis de calculer des cotations automatisées sur le niveau de risques des clients et ce, parfois, dès la phase de prospection. Ces technologies permettent ensuite d’alimenter ces cotations en fonction de l’évolution financière du client (comportement de paiements, inscription aux privilèges, bilans…).  Les équipes de credit management disposent alors d’informations précises pour sécuriser leur poste clients et mettre en place les conditions de paiement et les processus de recouvrement de créances adaptés au profil payeur du client et au niveau de risque qu’il représente.

Accélération des rentrées de Cash

D’ailleurs, les processus de recouvrement de créance tendent également à être de plus en plus digitalisés, notamment pour accélérer les rentrées de cash. Aujourd’hui, les solutions de recouvrement de créances permettent notamment aux équipes en charge du credit management d’être informées chaque jour et en temps réel sur les relances à effectuer, et de mener des actions en la matière mieux ciblées. « Ces outils de gestion du recouvrement de créances comme les solutions de dématérialisation de factures contribuent également à une meilleure détection, en amont de l’échéance, des éventuels litiges et donc à leur résolution plus rapide et, in fine, au règlement de la facture dans les délais, indique pour sa part Chrystelle Verlaguet, directrice des solutions Dématérialisation et Éditiques de Neopost. La digitalisation de ce processus améliore la traçabilité des échanges entre les clients et les fournisseurs et contribue ainsi à la satisfaction des clients ». La digitalisation de la chaîne de recouvrement facilite par ailleurs la centralisation des données clients issues de différents services dans l’entreprise. Une centralisation d’autant plus intéressante à mener que le recouvrement de créances n’est plus, aujourd’hui, du seul ressort des services financiers. Désormais, pour aller plus loin dans l’amélioration de leur processus et accélérer encore plus les rentrées de cash, les entreprises tendent à décloisonner ce processus et à y embarquer les différents services en relation avec les clients (services commerciaux, administration des ventes, services après- ventes, etc.). À cet effet, les entreprises capitalisent sur l’intégration de leur solution de gestion du poste clients avec leur ERP et leur outil de gestion de la relation client (CRM) quand elles en ont un.

Vers des processus de paiement dématérialisés

L’accélération des délais de règlement peut également passer par la dématérialisation du processus de paiement. « D’autant qu’aujourd’hui une facture dématérialisée peut intégrer un lien vers un système de paiement, carte bancaire ou prélèvement automatique, précise Guillaume Teissier, Marketing Manager GoCardless. Dans le BtoB, le prélèvement redonne par ailleurs un certain niveau de contrôle aux créanciers qui sont en mesure d’encaisser les paiements lorsqu’ils le souhaitent, offrant ainsi un plus grand contrôle des flux de trésorerie. Enfin, l’utilisation du prélèvement réduit le temps et les efforts consacrés à éviter les retards de paiement et les règlements qui ont échoués ». L’arrivée sur ce marché de quelques Fintech, telles que GoCarldess, qui proposent une configuration simplifiée en ligne ou encore une intégration des paiements avec des plateformes de comptabilité et de facturation SaaS entièrement flexibles, facilite aujourd’hui la mise en place de ce service, et en réduit les frais d’administration.

Optimisation des flux de trésorerie

La digitalisation des processus financiers touche également la gestion de trésorerie. Pour gagner en efficacité, les processus de trésorerie tendent en effet à s’automatiser et à intégrer de plus en plus de Big Data et de Data Visualisation. D’autre part, la gestion prévisionnelle de trésorerie se développe au travers de modèles prédictifs, pour une estimation des flux de trésorerie plus précise. À cet effet, les trésoriers s’appuient sur des solutions de reporting en temps réel relatifs à leurs soldes bancaires, positions de valeur, paiements à venir. Les nouvelles technologies leur permettent également de profiter de dispositifs de contrôle automatiques (alerte en cas de tentative de fraude ou de cyberattaque, opportunité…).

Le digital au service du pilotage de la performance

Enfin, si l’utilisation de la Business Intelligence (et plus particulièrement la mise en place d’indicateurs fiables et pertinents) fait partie depuis toujours des responsabilités d’un directeur financier et de ses équipes, elle s’est largement modernisée ces dernières années.

Ainsi, l’automatisation de la production des tableaux de bord a déjà permis de publier les informations en temps réel en réduisant (et même en annulant) la phase de production des indicateurs. Aujourd’hui, les équipes financières commencent à aller encore plus loin et revisitent les modèles de pilotage de la performance. Leur objectif consiste à aider les opérationnels à se transformer et à mieux appréhender les enjeux autour des données. Elles ont notamment besoin de croiser l’ensemble des indicateurs disponibles, qu’il s’agisse des indicateurs logistiques, commerciaux, techniques, RH ou financiers. Ces croisements aboutissent à des tableaux intelligents et multidimensionnels qui enrichissent les possibilités d’interprétations. Ce travail de consolidation de la donnée et de la sensibilisation des métiers sur la production d’informations permet ainsi de structurer un nouveau modèle de pilotage.

---

Les priorités des DAF en 2019

D’après l’étude PwC sur les « Priorités 2019 du Directeur Financier », 72 % des DAF définissent le pilotage de la performance comme leur priorité à court et long terme. Piloter la performance c’est donner à leurs collaborateurs les ressources pour créer plus de valeur ajoutée et surtout des outils pour définir efficacement la stratégie de développement de leur entreprise.

Leur second objectif découle du premier, il s’agit de la stratégie de développement. Le DAF n’est plus cantonné aux questions de finance traditionnelle. Il joue un rôle de conseil et est partie prenante des décisions stratégiques de l’entreprise. Il devient « Chief Performance Officer », un référent en matière de performance opérationnelle.

S’il n’est plus dans le trio de tête de leurs priorités, l’optimisation des processus demeure néanmoins pour les DAF, un chantier de taille à mener. Leur objectif ? Réduire les délais de production de l’information financière, améliorer la qualité de l’information, réaliser des gains de productivité et diminuer les coûts.