Les outils collaboratifs au service de la performance opérationnelle

Pour rester agiles et compétitives et répondre à leurs enjeux métiers et réglementaires, les entreprises ont certes besoin de s’appuyer sur des outils de gestion métiers performants, mais également d’automatiser et de fluidifier la circulation des documents et des informations, de les classer et les archiver, puis de déterminer comment les gérer en les ordonnant efficacement, et ce dans des environnements sécurisés.

Des fonctionnalités proposées par les outils de gestion électronique de documents (GED). Ces GED ont notamment pour vocation de structurer et de centraliser les documents afin d’en faciliter la consultation et le partage. Elles permettent de supprimer les doublons, de nettoyer l’espace numérique de l’entreprise en conservant les éléments en un seul exemplaire consultable, annulable et partageable par tous ceux qui y ont accès.

Par exemple, un document technique généré via un logiciel spécifique nécessite de disposer du logiciel sur lequel il a été créé pour être consulté, sinon une copie papier sera nécessaire. Il suffit qu’un des utilisateurs annote ce document et il se retrouvera avec de nombreuses copies, parfois inutiles, et dans le pire des cas, sera perdu.

Dans ce cadre-là, la GED permet de créer une seule et même copie dans le respect des habilitations de chacun. Chaque modification/annotation sera mise à jour automatiquement pour tous, et consultable de façon simultanée. Ces procédés sont également particulièrement adaptés aux documents issus des ERP /CRM, d’où la nécessité que la solution de GED soit ouverte à d’autres systèmes pour une interopérabilité optimale.

« Nous avons par exemple été sollicités par une entreprise du BTP confrontée à une problématique de circulation des informations entre les chantiers, la comptabilité et les ressources humaines », témoigne Christian Begaux, fondateur et CEO de 5Edges, société spécialisée dans la gestion électronique de documents (GED) et l’automatisation des processus de l’entreprise.

« Pour un même chantier, le suivi sur le terrain, la facturation en comptabilité et la gestion en termes de ressources humaines nécessitaient la saisie d’une même information dans trois systèmes différents, ce qui était lourd et fastidieux. La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents et d’automatisation des processus a permis à l’entreprise de gagner en productivité et de rendre plus fluide le travail de toutes les équipes concernées par la circulation des documents », ajoute-t-il.

Indispensable dans l’élimination complète ou progressive des supports papiers, la GED permet ainsi des gains de productivité et renforce le travail collaboratif au sein des organisations, tout en garantissant un accès sécurisé aux données traitées.

Les Digital Workplaces s’inscrivent dans la même démarche. Ces plateformes intègrent toutes les technologies dont les collaborateurs ont besoin pour remplir leurs missions au quotidien. Elles reposent ainsi sur des outils de communication et de collaboration facilitant les échanges et le travail d’équipe à distance (messageries instantanées, plateformes de vidéoconférence, réseaux sociaux d’entreprise) et des solutions de gestion des documents et des contenus permettant un accès sécurisé et organisé aux ressources de l’entreprise.

Elles ingèrent par ailleurs toutes les applications nécessaires à l’activité de l’entreprise en un seul point d’accès, simplifiant ainsi les Workflows et augmentant l’efficacité des collaborateurs.

« Au travers de ces fonctionnalités, les Digital Workplaces facilitent l’Onboarding des collaborateurs et leur montée en compétence, la collaboration entre les équipes et la communication, précise Alain Garnier, président et cofondateur de Jamespot, spécialiste français des outils collaboratifs dans le Cloud. Elles fluidifient les échanges et contribuent à l’alignement de la stratégie de l’entreprise avec son exécution sur le terrain. Plus les collaborateurs seront informés sur la stratégie de l’entreprise, plus ils seront efficaces dans sa mise en œuvre ».

Au sein d’Artema, une organisation professionnelle qui représente les industriels de la mécatronique, soit huit milliards d’euros de chiffre d’affaires et 35 000 salariés en France, la mise en place de la Digital Workplace de Jamespot répondait ainsi à ces enjeux de partage d’informations.

« Nous avions besoin d’un outil qui soit accessible par l’ensemble de nos adhérents, adapté aux jeunes collaborateurs dans les entre- prises pour qu’ils puissent rester adhérents d’Artema, témoigne ainsi Laurence Chérillat, déléguée générale d’Artema. Cet outil devait également être assez intuitif pour développer la communauté d’Artema. La solution Jamespot est aujourd’hui utilisée par près de 850 adhérents. Elle facilite l’Onboarding des collaborateurs et nous permet par ailleurs de disposer d’une base de données et d’une synthèse quotidienne des informations qui sont publiées. Elle nous offre également une gestion très pratique des réunions, avec des liens d’inscription, un accès au calendrier, aux ordres du jour ou encore aux comptes–rendus… ».