Transformation digitale, clé de voûte de la performance des entreprises

Dans un contexte économique qui demeure incertain, le digital pourrait bien représenter l’un des meilleurs atouts des entreprises pour assurer la pérennité et le développement de leur activité. D’ailleurs les entreprises qui, pendant la crise sanitaire, ont bien tiré leur épingle du jeu, sont généralement celles qui avaient déjà engagé leur transformation digitale.

Alors que les nouvelles technologies ont ainsi largement fait la preuve de leur efficacité ces derniers mois, et que les pressions de différentes natures jouent un rôle incitatif, la mise en place de projets de transformation digitale dans les entreprises s’accélère désormais.

La crise sanitaire et économique a créé de nombreuses incertitudes à des degrés plus ou moins importants.

« Les dirigeants d’entreprise subissent actuellement de nombreuses pressions, constate Norbert Jamet, Product Marketing Manager ERP Entreprises de Cegid. Ils doivent en premier lieu faire face à des pressions d’ordre économique. Ils sont actuellement confrontés à des risques liés à la solvabilité de leurs clients et à la gestion de leurs charges ou de leur productivité. Certains sont même confrontés à des risques relatifs à leur propre continuité d’activité. C’est notamment le cas pour les entreprises évoluant dans des secteurs particulièrement touchés par la crise sanitaire, comme le tourisme, la restauration, l’hôtellerie ou encore l’événementiel. Aujourd’hui, les entreprises sont aussi confrontées à une pression concurrentielle de plus en plus forte, notamment en raison de l’évolution des attentes des clients combinées à de nouveaux comportements d’achats. Ces derniers expriment notamment des attentes de plus en plus fortes en termes de réactivité et ce, à moindre coût. D’autre part, l’accès à l’innovation se globalisant, il est aujourd’hui de plus en plus difficile de créer l’écart avec la concurrence. L’émergence de nouveaux modèles d’affaires liés au digital crée également une nouvelle concurrence pour les entreprises qui n’ont pas engagé leur transformation digitale. La concurrence peut aussi être relative au recrutement des nouveaux talents, souvent attirés par les entreprises « digitalisées » et innovantes. Enfin, les entreprises doivent faire face à la pression réglementaire qui, en France, ne cesse d’évoluer (RGPD, dématérialisation des factures …). Cette pression pèse sur les dirigeants d’entreprise qui doivent s’assurer que leur système d’information et de gestion reste en conformité vis-à-vis de ces évolutions, et dans le respect d’un agenda soutenu des réformes ».

Le digital accompagne les entreprises face aux pressions conjoncturelles

C’est ainsi, notamment en raison de la pression concurrentielle et réglementaire, que l‘agence conseil en communication Shan a décidé de passer un cap et de moderniser son système de gestion.

« Le choix d’un nouvel outil de type ERP s’ancre toujours dans une réflexion stratégique, explique François-Xavier Dupont, directeur général délégué de l’agence Shan. Pour notre part, nous sommes dans une phase d’expansion soutenue de l’entreprise et devons faire face à un environnement concurrentiel et réglementaire de plus en plus exigeant ».

Créée en 1995, l’agence s’est spécialisée dans les métiers de la communication institutionnelle, financière et sensible, avec une spécialisation dans les domaines de la finance, de l’immobilier et de l’agro-alimentaire. Avec une quarantaine de collaborateurs, cette entreprise basée dans le 8e arrondissement parisien est membre d’un réseau international lui permettant de se développer tant en France qu’à l’étranger.

« En analysant nos enjeux et objectifs, nous avons acquis la conviction de la nécessité de mettre l’accent sur de nouveaux process et outils, pour faciliter notamment la gestion et l’administration quotidiennes », précise le dirigeant, qui a donc lancé le projet en 2019.

Le virage digital, Shan l’a pris des années plus tôt pour son coeur de métier, la communication, afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients, que ce soit par l’utilisation des réseaux sociaux ou d’autres canaux d’influence.

« Cela a fait une véritable différence », souligne François-Xavier Dupont. Cependant, comme de nombreuses autres PME prises par leur quotidien, la gestion interne de l’entreprise est restée longtemps, elle, basée sur des outils plus artisanaux. « Nous avons aujourd’hui besoin de plus d’automatisation sur des tâches de saisie, en comptabilité ou en facturation, poursuit François-Xavier Dupont. C’est un axe majeur de notre transformation ».

La coopérative agricole Gen’IAtest a pour sa part fait le constat de tout l’intérêt du digital pour assurer la continuité de son activité pendant les périodes de confinement, notamment en garantissant l’accès aux factures fournisseurs. En 2019, la société a mis en place la solution Zeendoc pour automatiser la saisie de ses factures fournisseurs et dématérialiser ses dossiers salariés.

« Il y a un intérêt évident à la dématérialisation en période de télétravail, témoigne Nicolas Tissot, responsable administratif et financier de Gen’IAtest. Avant la mise en place de Zeendoc, les factures arrivaient par courrier directement sur notre site. Une fois réceptionnées, nos comptables devaient ensuite les trier manuellement et les séparer en fonction des différentes sociétés, les enregistrer, puis les faire valider par les responsables des services concernés. Lors du 1er confinement en mars 2020, sans Zeendoc, nous aurions dû trouver une solution pour faire parvenir les factures au domicile des comptables en télétravail, puis les transmettre aux valideurs, et à nouveau les récupérer pour les payer. Ce qui est réalisable sur un site administratif centralisé devient compliqué quand les salariés sont en distanciel. Zeendoc nous a permis un traitement simplifié des factures fournisseurs. La présence d’une seule personne sur site était nécessaire afin de traiter le courrier manuellement, puis le scanner (pour les factures qui arrivent encore par courrier car près de 50 % parviennent directement des fournisseurs par mail dans Zeendoc). Ensuite le courrier était indexé et classé automatiquement dans les classeurs fournisseurs correspondants, permettant à chacun de nos comptables d’accéder à leurs documents directement depuis leur domicile, de manière instantanée, et aux valideurs de donner leur bon à payer en parallèle, également à distance ».

Gage que le digital répond aux enjeux actuels des entreprises, il a notamment permis aux entreprises d’être plus « résilientes » pendant la crise.

Arme anti-crise

Selon différentes études, pendant la pandémie qui a frappé le monde entier, la technologie a servi de bouée de sauvetage à bon nombre d’entreprises.

Ainsi, d’après la 5e édition du baromètre Croissance & Digital de l’ACSEL publié fin septembre 2021, beaucoup d’entreprises du secteur du commerce, retardataires en matière de transformation digitale, ont investi dans les nouvelles technologies pendant la crise sanitaire afin de rester opérationnelles.

« Dans un contexte de crise qui perdure, la transformation numérique apparaît encore plus salutaire qu’en septembre dernier, perçue par une moitié de participants au baromètre comme un moyen de maintenir, voire de sauvegarder l’activité (+12 % vs l’édition précédente du baromètre) », précise Vincent Montet, vice-président de l’Acsel et fondateur-directeur des MBA Spécialisés Digital Marketing & Business.

Désormais, 41 % des entreprises françaises reconnaissent que le digital contribue à leur chiffre d’affaires (à hauteur de +15 % pour 20 % d’entre elles), ce chiffre grimpe même à 60 % lorsque l’on interroge les ETI.

Ces proportions sont encore plus soutenues parmi les entreprises qui affichent une croissance en 2021. Une majorité (53 %) des entreprises interrogées considèrent désormais le digital comme un moyen de développer le business physique.

« Malgré la torpeur dans laquelle les entreprises des secteurs du commerce notamment ont été plongées pendant la crise, nous notons une certaine résilience et des adaptations, ajoute Vincent Montet. Ainsi, plus de la moitié des entreprises interrogées sur le baromètre de 2020 ont fait preuve d’agilité numérique face à la crise sanitaire. Un quart d’entre elles ont d’ailleurs eu recours à des outils digitaux pour faire face à la crise, deux tendances encore plus fortes pour les entreprises de plus de 20 salariés (respectivement 77 % et 38 %) ».

Les entreprises qui ont le mieux résisté sont ainsi celles qui sont les plus digitalisées.