Processus financiers, l’automatisation se démocratise

La première étape des projets de transformation digitale des directions financières repose généralement sur l’automatisation de certaines tâches et en particulier des processus comptables et de clôture, de facturation clients et/ou fournisseurs, de gestion des contrats… En toile de fond de cette démarche, une volonté des directions financières de gagner en efficacité, de mieux tracer et sécuriser leurs documents, mais aussi de répondre à certaines obligations réglementaires.

La première vague de digitalisation de la fonction finance, initiée il y a quelques années maintenant avec le développement des ERP et des progiciels de gestion financière, se poursuit aujourd’hui avec la mise en œuvre de solutions d’automatisation des processus.

Cette vague se réinvente en permanence, au fil de l’arrivée sur le marché de nouvelles technologies ayant pour vocation d’améliorer l’efficacité de la fonction finance.

Ces nouvelles technologies, comme l’automatisation robotique des processus (RPA), les logiciels de reconnaissance de caractères (OCR) ou encore le Machine Learning, qui peuvent notamment être embarquées dans les solutions de dématérialisation ou de gestion financière, contribuent à réduire les délais de traitement, à limiter les erreurs, ou encore à améliorer la traçabilité des documents. L’automatisation des processus financiers répond ainsi à plusieurs enjeux.

Assurer la continuité opérationnelle

« Avant tout, rappelons que dans une période comme celle que nous venons de traverser, la digitalisation de ces processus contribue à la continuité opérationnelle des activités », précise ainsi Thomas Honegger, directeur d’Esker France.

Un constat dont se félicite la société SMC, spécialisée dans l’automatisation industrielle pneumatique et électrique, et qui automatise depuis 2012 ses factures clients, et depuis 2020 ses processus de gestion des commandes clients avec la solution de dématérialisation Esker.

Grâce à la solution Esker, la crise n’a eu aucun impact sur le processus de facturation de SMC : sa diffusion étant 100 % digitale, la situation a en effet eu peu de répercussion sur la trésorerie de l’entreprise.

La société Vaillant Group, spécialisée dans les technologies de chauffage, de ventilation et de climatisation, a également pu assurer la continuité de ses services au travers de cette même solution Esker.

« Pendant la crise, la continuité des services a été assurée malgré la fermeture de notre site de Fontenay-sous-Bois et le ralentissement notable de l’activité, témoigne le responsable administration des ventes Produits Finis et Accessoires Vaillant Group. La possibilité de continuer à recevoir et à gérer les commandes clients à distance a également permis de préserver l’activité et d’éviter le chômage partiel ».

Gagner en efficacité opérationnelle

Au-delà de ce constat, l’automatisation des processus permet surtout aux équipes finance de gagner en efficience et en efficacité. Pour 54 % des répondants au baromètre Futur of Finance 2021, la digitalisation des processus financiers contribue en effet à l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Un bénéfice notamment constaté par les Chantiers de l’Atlantique. Le plus grand chantier naval d’Europe a fait le choix d’implémenter la solution Esker de digitalisation des factures fournisseurs, afin de simplifier tout son processus de gestion des factures.

« Nous voulions donner de la valeur ajoutée aux comptables pour qu’ils n’aient plus à gérer dans le cycle fournisseurs que des problématiques intéressantes ou des litiges », explique Thierry Pralong, responsable comptable des Chantiers de l’Atlantique.

Avec la solution Esker, le constructeur naval simplifie tout son processus de gestion des factures et la qualité du travail des comptables s’en trouve enrichie.

« Grâce aux technologies de reconnaissance de cette solution, nous avons supprimé les tâches sans valeur ajoutée que nous avions auparavant : faire de la saisie, scanner, ouvrir et trier le courrier, tamponner… », ajoute Thierry Pralong.

Automatiser jusqu’au lettrage

Certaines directions financières ont fait le choix de pousser l’automatisation de leurs processus de facturation jusqu’au lettrage. C’est notamment le cas de Securitas Alert Services, qui s’appuie sur la solution CashOnTime Allocation de Dimo Software.

« Chez Securitas Alert Services, la gestion des encaissements clients est une tâche nécessitant beaucoup de temps de traitement et l’affectation de 2,5 Équivalent Temps Plein (ETP), témoigne Laurence Contion, responsable comptable chez Securitas Alert Services. Nous recevons plus de 3 000 virements par mois qui règlent très souvent des factures de montants identiques car nous fonctionnons par abonnement (plus de 50 000 abonnés). D’autre part, nous avons 30 % de nos virements qui s’avèrent particulièrement compliqués à traiter, car nous travaillons avec des grands comptes qui peuvent régler en un seul paiement plusieurs factures. Parfois, il y a même plusieurs comptes clients dans un même virement, et cela complexifie le lettrage. Avec la solution de lettrage CashOnTime Allocation, nous avons gagné un temps considérable que l’on peut désormais allouer à des tâches beaucoup plus qualitatives : nous nous concentrons sur l’analyse des comptes (paiements en doublon, clients créditeurs…), cela permet d’affiner la relance client et d’éviter les réclamations. Nous sommes ainsi soulagés de l’importante saisie que nous faisions auparavant. Nous avons gagné en productivité et en motivation ! ».

D’autres sociétés, comme Veolia ou le Groupe Saint-Gobain, ont gagné en efficacité en digitalisant leurs processus de justification et de clôture comptable. La direction financière du Groupe Saint-Gobain a par exemple fait le choix de s’appuyer sur la plateforme Finance Controls & Automation de BlackLine. Son objectif était alors d’atteindre ses objectifs de rationalisation et d’automatisation, notamment des processus comptables.

« Après avoir mis en place notre réseau de services partagés en 2010, nous nous sommes concentrés sur l’amélioration et la maximisation de l’efficacité, témoigne Pascal Perrier-Gustin, directeur des centres de services partagés et des projets d’organisation financière du groupe Saint-Gobain. Nos objectifs étaient de normaliser nos processus comptables grâce à l’automatisation, de renforcer les contrôles internes, d’accélérer la clôture mensuelle et, finalement, d’améliorer la relation entre le CSP et nos clients ».

Aujourd’hui, près de 2 000 employés de l’entreprise utilisent la plateforme BlackLine – comptables, directeurs financiers et contrôleurs d’entités – ainsi que des auditeurs externes. Les balances GL sont automatiquement chargées mensuellement dans BlackLine, ce qui augmente l’automatisation. Les utilisateurs peuvent préparer et approuver les justifications plus efficacement, et le dirigeant et les auditeurs ont la visibilité dont ils ont besoin.

« La solution aide les auditeurs à travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui a un impact définitif sur la gestion des coûts comptables, poursuit Pascal Perrier-Gustin. Grâce à BlackLine, nous avons une vision claire de l’avancement de notre processus de clôture à tout moment ».

Améliorer le suivi et la traçabilité des documents

La digitalisation des processus financiers répond également aux enjeux de traçabilité des équipes financières. « La dématérialisation des factures facilite leur suivi et leur traçabilité, souligne Thomas Honegger. Elle permet notamment, en cas de contrôle, par exemple de la DGCCRF, d’audit ou même de réclamation client, de retrouver facile- ment les documents de facturation ».

Ces enjeux de traçabilité sont d’ailleurs d’autant plus importants lorsqu’il s’agit de factures ou de documents contractuels.

« Par exemple, dès lors qu’une entreprise, et a fortiori son équipe financière, digitalise la gestion de ses contrats, elle gagnera d’abord en efficience et en efficacité, précise pour sa part Maarten de Bruijn, directeur général EMEA d’Icertis. Si, en plus, cette solution embarque de l’intelligence artificielle, elle permettra alors aussi de traiter des données rapidement et d’identifier en toute simplicité et rapidement des informations contractuelles dans le système d’information ».

En s’appuyant sur la solution de gestion des contrats ICI DiscoverAI d’Icertis, la société Here Technologies, spécialisée dans les données et plateforme de localisation, a ainsi renforcé sa connaissance de l’historique des contrats passés avec ses clients.

« L’application d’Icertis a permis de numériser et d’analyser rapidement plus de 70000 anciens contrats Here et tiers pour en extraire les clauses contractuelles pertinentes et essentielles, afin d’optimiser notre activité », témoigne Simon Anolick, directeur du service juridique du spécialiste de la cartographie Here Technologies.

Par exemple, les équipes commerciales de Here Technologies disposent désormais d’une meilleure connaissance et traçabilité sur l’historique des contrats passés avec les clients, ce qui leur permet de prendre des décisions proactives quant aux renouvellements, pour les ventes incitatives et les ventes croisées, avec, à la clé, une optimisation des revenus et de meilleurs délais d’exécution.

Une traçabilité également appréciée par la coopérative agricole Euralis qui a intégré sur son extranet la solution de dématérialisation des factures Ventya, recommandée par la société de services Adhérent.coop.

« Désormais, nos agriculteurs adhérents disposent d’un endroit unique sur lequel ils retrouvent l’ensemble de leurs documents (factures, relevés de comptes, bons de livraison…) dématérialisés, indexés et archivés, explique Bernard Ainses, responsable de la relation client et multicanal chez Euralis. La solution embarque un moteur de recherche qui permet de retrouver facilement des documents selon leur nature, ou selon une donnée particulière. Avec ce moteur, nous pouvons par exemple retrouver tous les documents qui intègrent un intrant* en particulier (ex : Urée, semence ES Berlioz). Cette traçabilité facilite et accélère les recherches effectuées par nos adhérents mais également leur comptable, ou l’administration en cas de contrôle ».

Saint-Gobain apprécie également la traçabilité des processus offerte par la plateforme d’automatisation des contrôles financiers de BlackLine.

« Cette solution fournit un niveau de traçabilité complet qui nous aide à répondre aux exigences des audits internes et externes, poursuit pour sa part Pascal Perrier-Gustin de Saint-Gobain. Elle offre en effet un accès rapide aux informations, grâce auquel nous pouvons suivre le processus de réconciliation et évaluer sa progression ».