Quadient accompagne les entreprises dans leur transition numérique

Dans un marché en pleine transition vers les canaux numériques, Quadient propose aux entreprises de toutes tailles des solutions de dématérialisation de documents et d’externalisation d’envoi de courrier mais aussi d’archivage des factures clients et fournisseurs, des lettres recommandées électroniques ou encore des documents RH tels que les bulletins de paie. Entretien avec Chrystelle Verlaguet, Directrice des solutions Dématérialisation et Éditiques de Quadient.

> Avec quels objectifs les entreprises engagent leur transformation digitale ?

Nous constatons que les principaux objectifs des projets de transformation digitale des entreprises sont désormais l’efficacité et la productivité. Si la réglementation et la rationalisation des coûts restent des objectifs visés par ces projets, ils n’en sont plus les principaux leviers. Désormais, les entreprises entendent améliorer la traçabilité de leurs documents pour gagner en efficacité.

Par exemple, sur la facture sortante, elles attendent des solutions de dématérialisation permettant de suivre les échanges avec les clients, pour détecter et résoudre plus tôt les éventuels litiges. In fine, les entreprises sont réglées plus rapidement et améliorent leur trésorerie, tout en renforçant la satisfaction et la relation clients. La simplification de ce process et l’accès plus rapide aux informations leur permettent de gagner en productivité.

D’autre part, les sociétés qui, sous l’impulsion de la réglementation, ont mis en place des projets de dématérialisation des factures sortantes, se penchent désormais sur la dématérialisation de leurs factures entrantes. Sur le portail Neotouch Facture, le système de lecture intelligente de caractères permet d’affecter la facture fournisseur directement au bon centre de coût pour être envoyée automatiquement à son destinataire en interne. L’entreprise accélère ainsi sa validation et son paiement, et s’évite d’éventuelles pénalités de retard de paiement.

De même, la dématérialisation des documents RH permet aux entreprises de gagner du temps en gestion administrative et autres demandes de duplicata notamment sur les bulletins de paie. Surtout, elle répond à la volonté des entreprises de moderniser leur image et d’attirer de jeunes et nouveaux talents.

> Quelle est la proposition de valeur de Neopost France ?

Quadient est un fournisseur capable de proposer des solutions de dématérialisation pour tout type de documents administratifs.

• La solution Neotouch Facture propose aux entreprises de les accompagner dans la dématérialisation progressive de leurs factures Clients et Fournisseurs, qu’elles soient reçues ou envoyées au format papier ou électronique. Elle est interconnectée directement au portail Chorus Pro pour transmettre automatiquement les factures vers la sphère publique.

• Neobox RH propose de dématérialiser l’ensemble des documents RH : bulletins de paie, notes internes, relevés d’heures, signature électronique du contrat de travail… et envoie le bulletin de paie soit de manière dématérialisée vers un coffre-fort sécurisé, soit par courrier selon le choix du salarié. Ceci pour être conforme à la Loi Travail (El Khomri).

Témoignage client

Pour être en phase avec la réglementation sur la dématérialisation des factures fournisseurs du secteur public, la société Carl Zeiss Meditec France a déployé Neotouch Facture en 2017. « Son utilisation est très simple : il suffit de transmettre automatiquement les documents au format électronique sur la plateforme Neotouch, témoigne Sellami Samy, directeur financier adjoint de Carl Zeiss Meditec France. Pour les envois de factures papier, Neotouch s’occupe de l’impression des documents, de la mise sous pli, de l’affranchissement et de la remise en Poste. Pour les envois électroniques, Neotouch propose un envoi de PDF « simple » ou de PDF « signé » avec une signature électronique. La réception peut se faire soit en pièce jointe d’e-mail, soit via un espace web sécurisé. Aujourd’hui, la solution Neotouch permet une rapidité de traitement des factures, une traçabilité des envois et un fort gain de temps. Nous avons comme projet de dématérialiser nos autres factures papier, hors Chorus via la solution Neotouch. Cette contrainte s’est transformée en opportunité ».