Transformation digitale : une réglementation en faveur de la dématérialisation des documents

Pour se différencier sur un marché devenant ainsi de plus en plus concurrentiel, quand il n’est pas disrupté, les entreprises doivent se réinventer et, pour accompagner la dynamique digitale, les gouvernements continuent de légiférer.

Loi El Khomri, vecteur de digitalisation des RH
De son côté, la loi El Khomri favorise plutôt les projets de digitalisation de la fonction RH. En effet, depuis le 1er janvier 2017, elle autorise les services RH à dématérialiser les bulletins de paie sans en faire la demande préalable aux salariés. « Aujourd’hui, 70% des bulletins de paie sont dématérialisés contre 30% avant l’application de la Loi El Khomri,  explique Chrystelle Verlaguet. Cette dernière a également favorisé la mise en place de projets de dématérialisation et d’archivage électronique de nombreux autres documents RH tels que les commissionnements, notes de services, bulletins d’intéressements et de participations, fiches de primes ou encore relevés d’heures et pointages ». Dans certains secteurs d’activité où le turnover est important comme la restauration, l’intérim ou le retail , la digitalisation de ces documents participe pleinement à l’efficience du service RH. « Par exemple, un contrat de travail peut ainsi être signé en 15 minutes contre 24 à 48 heures auparavant, ajoute Chrystelle Verlaguet. Elle donne une image de l’entreprise plus moderne et renforce son attractivité notamment auprès des jeunes générations ».

Un arrêté favorable à la numérisation des documents
Pour sa part, l’arrêté du 22 mars 2017, en autorisant (entre autres et sous conditions) l’archivage à valeur probante des documents papier numérisés, pourrait également favoriser l’émergence de nouveaux projets digitaux. « Cette évolution du code civil reconnaissant à la copie fidèle la même force probante que l’original, génère une demande croissante de numérisation fiable, allant parfois jusqu’à la destruction des originaux papier », précise Emmanuel Faure, directeur Stratégie et Marketing de Locarchives. Avant cet arrêté, en cas de contrôle de l’administration fiscale, la non présentation de ces documents papier constituait une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement. Désormais, dès lors que les justificatifs sont numérisés et conservés dans le respect des règles définies par l’arrêté du 22 mars 2017, ils ont une valeur probante devant l’administration fiscale. « La suppression du papier va par exemple permettre aux équipes comptables des entreprises d’améliorer leurs process de gestion des notes de frais, de s’affranchir des tâches chronophages et de se consacrer à des missions plus qualitatives et génératrices de valeur telles que l’audit interne, explique Gilles Bobichon. La numérisation et l’archivage à valeur probante de ces justificatifs contribueront aussi à la baisse des coûts de stockage, d’indexation et de recherches en cas de contrôle fiscal ou Urssaf ».

RGPD : un coup de pouce pour les projets de transformation digitale
Enfin, longtemps perçu comme un frein à l’innovation entravant potentiellement des projets de type Big Data au nom du respect de la vie privée, le règlement européen pour la protection des données (RGPD) entré en vigueur en mai dernier semble au contraire accompagner les projets de transformation. Ce règlement arriverait même à point nommé pour donner un cadre aux projets de transformation numérique en assurant une gouvernance plus vertueuse de la donnée. « Toute la complexité de cette réglementation RGPD repose sur la typologie du métier de l’entreprise et des données qu’elle se doit ou non de conserver, explique Emmanuel Faure. Par exemple, avec le RGPD, la destruction des données personnelles doit se faire à la fin de la période légale de conservation. Le recensement des données portant des données personnelles puis leur catégorisation devient donc, avec le RGPD, indispensable ». Une démarche dans laquelle les nouvelles technologies telles que les solutions d’archivage électronique et de classement, peuvent les accompagner. Ces solutions les aident notamment à identifier les documents à conserver, sous quelles conditions et pour quelle durée. Peu à peu, le contexte réglementaire apporte donc aux entreprises un cadre les accompagnant dans leurs projets de transformation digitale tout en les incitant progressivement à franchir le cap.