La transformation numérique dans le secteur immobilier

« La dématérialisation des documents chez Pluralis a débuté dès 2003 » explique Isabelle Salaün, Directrice Financière et des Systèmes d’Informations de Pluralis. « La première étape a été de dématérialiser les 30 000 factures fournisseurs que gère annuellement la société, par la mise en place d’un système de GED. Une personne est dédiée au poste de numérisation ».

Cette première vague de dématérialisation des factures fournisseurs a rapidement été élargie aux documents liés à la construction neuve (marchés, ordre de services…).

Une fois ce processus de dématérialisation enclenché, la nécessité de mettre en place des circuits de traitement automatique s’est fait sentir. Pluralis a donc installé un système de workflow permettant, dans un premier temps, d’améliorer le visa des factures fournisseurs, et dans un second temps, la gestion des réclamations clients. « La gestion des courriers de réclamation demande l’intervention d’un certain nombre d’acteurs : gestionnaires, gardiens… La mise en place d’un workflow sur ce processus a permis de mieux répondre à notre charte client en optimisant les temps de traitement », constate Isabelle Salaün.

Il s’est ensuite avéré nécessaire, pour le bailleur social, de se pencher sur le cas des 18 000 commandes gérées annuellement. « Les commandes sont saisies dans l’ERP et directement générées en PDF dans la GED, pour être ensuite automatiquement envoyées par mail ou par fax aux fournisseurs. Il n’y a donc plus de papier à stocker, et les fournisseurs reçoivent rapidement les commandes. De plus, l’ensemble des processus peuvent être suivis à la trace, » explique Isabelle Salaün.

Une autre problématique rencontrée par Pluralis concerne les factures EDF. Avec un parc de plus de 11 000 logements, il est nécessaire d’avoir une vision chiffrée précise, passant par la mise en place d’une comptabilité analytique. Néanmoins, dématérialiser toutes ces factures une par une et les générer dans le workflow s’avérait très chronophage. Afin de dématérialiser et traiter ces nombreuses factures EDF, un système d’EDI a été mis en place, avec une intégration directe des données dans l’ERP.

Quelle direction pour la transformation numérique dans le secteur immobilier ?

« Aujourd’hui, en matière de dématérialisation, seulement une petite partie du chemin a été parcourue. » constate Isabelle Salaün. Les deux principaux axes sur lesquels Pluralis doit se concentrer, sont le collaboratif et les situations de mobilité. L’objectif est d’échanger en temps réel et simplement l’information traitée chez les fournisseurs ou les clients et de pouvoir l’intégrer directement dans le système d’informations. « Lors de la sortie d’un locataire, l’objectif serait de réaliser l’état des lieux sur tablette, de lui proposer à la signature, et ainsi générer automatiquement son solde de tout compte. Dans le même temps, il serait ainsi possible de proposer les travaux de remise en état au centre de gestion des commandes », illustre Isabelle Salaün.

D’autres axes de travail sont à l’ordre du jour : l’optimisation du classement de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine. Sur ce dernier point, l’arrivée du BIM (maquette numérique) semble ouvrir de nouveaux horizons.

Découvrir le témoignage en vidéo : www.groupe-t2i.com/pluralis-habitat