Zeendoc centralise tous les documents dématérialisés de l’entreprise

Avec Zeendoc, Sages informatique propose aux entreprises de dématérialiser, exploiter et partager avec leurs collaborateurs et partenaires l’ensemble de leurs documents dans une base unique. En quelques secondes, elles accèdent à l’information recherchée, en tout lieu et depuis n’importe quel terminal.

Entretien avec Laurence DESOULIÈRE, Directrice marketing et Didier DOTTARELLI, Directeur commercial de Zeendoc.

Quelles sont les problématiques des entreprises autour de la GED ?

La gestion électronique des documents concerne tous les services de l’entreprise, surtout les RH et la finance. 91 % des DRH ont des besoins en dématérialisation des documents et 79 % envisageaient en 2021 une solution de dématérialisation des process RH pour assurer une meilleure traçabilité des documents, garantir l’intégrité et le suivi des dossiers des collaborateurs ou encore gagner en efficacité en termes de gestion et de contrôle. 71 % d’entre eux rencontrent des difficultés pour se tenir à jour avec les différentes réglementations (RGPD, RSE, notes de frais, bulletin de paie électronique…).

Du côté de la finance, les préoccupations des DAF sont aussi liées à la réglementation (obligation de dématérialiser les factures). 83 % pensent à digitaliser la fonction finance en 2022. D’autant qu’ils ont des défis à relever en termes de contrôle des coûts, de fluidification de trésorerie et de gestion de risques qu’une GED (Gestion électronique des documents) peut faciliter.

Comment les accompagnez-vous ?

Avec notre solution de GED Zeendoc, nous mettons à la disposition des entreprises un socle sur lequel elles peuvent dématérialiser et centraliser l’ensemble de leurs documents, et notamment ceux liés à leurs process RH et financiers. Ces processus peuvent vivre seuls ou communiquer avec les logiciels métiers de l’entreprise. Que ce soit pour les services RH ou financiers, Zeendoc optimise les process avec un réel gain de temps.

Notre GED répond à 90 % des besoins RH des TPE/PME : gestion des dossiers salariés, classification des documents, distribution et archivages sécurisés des bulletins de paie électroniques, gestion des rappels de dates liées aux obligations légales (fin de CDD par exemple), alertes en cas de pièce manquante à un dossier, constitution d’un patrimoine documentaire (RGPD, litige…), création de CVthèque.

Notre GED répond aussi aux enjeux de la finance en termes de dématérialisation. Elle permet de capturer dans une base unique sans saisies multiples l’ensemble des données provenant de différents flux dématérialisés (devis, BDC, factures…), de réconcilier les montants, d’alerter en cas d’écarts, d’exporter les données vers des logiciels comptables, évitant ainsi re-saisie, erreurs, et honoraires d’experts.

Nous accompagnons la transition progressive vers la facturation électronique obligatoire en gérant des factures sortantes au format hybride (digital ou papier). Zeendoc assure l’intégrité et la traçabilité des documents, facilitant la mise en conformité et les procédures de contrôle, et aide le dirigeant dans le pilotage de son entreprise. Zeendoc renforce la confiance entre l’entreprise, ses clients, ses fournisseurs et ses collaborateurs.

Concrètement, au travers de notre solution, 60 % de nos clients renforcent les procédures de contrôle internes RH. Les entreprises réduisent jusqu’à 70 % de leur coût de traitement des factures. Notre client Reverdy a réduit de 75 % son temps de recherche factures et a réalisé une économie de 40 % de ses coûts papier et d’affranchissement.

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Témoignage client

« Zeendoc réduit les délais de traitement des processus RH. Grâce à la mise en place des bulletins de salaire électroniques, nous gagnons au sein du service RH une demi-journée par mois dans le traitement de la paie », déclare Romane DELCOURT Chargée des Ressources Humaines de MAAS.