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Les outils de réservation
L'entreprise mobile

Déplacements professionnels : Les outils de réservation à l’ère des plates-formes

Face à l’évolution des comportements d’achats des voyageurs d’affaires mais aussi à l’offensive des acteurs de la nouvelle économie et à la révolution digitale en cours, les prestataires traditionnels du voyage d’affaires réinventent leur business model. Une démarche qui passe par le développement de leurs solutions certes mais également par leur ouverture à un plus vaste écosystème, et en particulier aux start-up du secteur.

C’est désormais un fait acquis : les acteurs de la « Sharing Economy » (économie collaborative) ont  résolument investit le marché du voyage d’affaires. Preuve, s’il en fallait encore, la percée d’Airbnb, d’Uber et autres consorts sur le secteur. Afin de répondre aux besoins de ses clients affaires, Airbnb a en effet lancé en 2014 un portail dédié et propose, depuis 2015, un panel d’outils à destination des entreprises : Activity Tab et Reporting Tab, qui permettent par exemple aux travel managers de suivre les voyageurs d’affaires et de gérer les données des réservations des salariés habilités à réserver sur Airbnb, puis d’exporter des rapports et des données financières pour piloter la politique voyages. Au travers de sa version business lancée en France en 2014, Uber propose, pour sa part, de centraliser le paiement et d’améliorer le suivi des dépenses en entreprise.

> La French Tech se positionne
Aujourd’hui, des challengers d’Airbnb et d’Uber se sont lancés avec succès sur ce marché, en particulier en France. C’est notamment le cas de SnapCar et de Marcel dans le domaine des VTC ou MagicStay et MorningCroissant dans celui de l’hébergement. Les transports urbains  et l’hébergement ne sont d’ailleurs pas les seuls secteurs marqués par cette tendance. Le secteur du tourisme d’affaire et de l’Incentive (MICE) a lui aussi ses start-up innovantes. Bird Office, lancée en décembre 2013, propose aux entreprises qui n’utilisent pas pleinement leurs espaces de réunions de les louer ponctuellement à d’autres sociétés en quête de changement et d’espaces originaux. D’autres acteurs contribuent également au dynamisme du marché comme Captain Train, dans le secteur de la réservation ferroviaire, ou Business Table, dans celui des déjeuners d’affaires ou encore Phenix Telecom dans l’accès Internet à l’international. Preuve de l’offensive des start-up sur ce marché, la création, en 2016 de l’Alliance Biz Travel sous la bannière de laquelle s’unissent aujourd’hui neuf start-up françaises pour conquérir le marché du voyage d’affaires : AirRefund (indemnisations passagers aériens) , Bird Office (location de salles de réunion), Business Table (repas d’affaires), Expensya (solution cloud et mobile de gestion des dépenses pro), MagicStay (location d’appartements), TravelEnsemble (covoiturage pour les entreprises), SnapCar (réservation de VTC), Roaming By Me (mini box mobile et sécurisée) et Hubtobee (plate-forme de mise en relation des voyageurs d’affaires). Ces start-up ont pour objectif commun de  proposer leurs services à chaque étape du déplacement professionnel et de la gestion des frais. En réduisant les intermédiaires, les membres d’Alliance Biz Travel entendent simplifier les process mais aussi et surtout faire baisser les prix : sur certaines prestations, le site promet 50 % d’économies. Au-delà de l’aspect financier, les start-up gagnent également des parts de marché parce qu’elles apportent des solutions innovantes à des besoins qui ont considérablement évolué.

> Les agences de voyage lorgnent les start-up
Pour renforcer leur positionnement sur le marché des entreprises, ces jeunes pousses misent également sur des partenariats avec les poids lourds du voyage d’affaires. « Nous venons de signer un partenariat avec la plus grande agence de voyage franco-asiatique et nous sommes actuellement en négociation avec plusieurs autres », indique ainsi Leonard Taine, PDG de Phenix Telecom. Des partenariats qui, à termes, pourraient d’ailleurs profiter aux agences de voyages et aux travel managers, plus que jamais confrontés au phénomène de désintermédiation et aux nouvelles exigences de leurs clients. Si la plupart des agences de voyage confessent un intérêt certain pour ces plates-formes, leur essor accéléré les confronte cependant de nouveau au défi de la réactivité. Pour autant, quelques initiatives commencent à émerger. Ainsi, Carlson Wagonlit Travel a rejoint le Welcome City Lab dès 2015 et travaille actuellement avec un incubateur américain, Plug and Play, qui incube des start-up ayant déjà levé plusieurs millions d’euros. Egencia a pour sa part intégré l’offre de la plate-forme Uber sur son application mobile « Egencia Trip Navigator ». BCD Travel, Carlson Wagonlit Travel et American Express Global Business Travel (GBT) ont également signé en juillet dernier un partenariat avec Airbnb Business, afin de permettre à leurs clients de réserver des logements directement sur la plate-forme. Par exemple, grâce à cet accord, American Express GBT et ses clients pourront, dans un premier temps, réserver directement sur Airbnb.com. Ensuite, les deux nouveaux partenaires intégreront les données de réservation sur une plate-forme dédiée. Les gestionnaires du voyage auront ainsi accès à ces données, notamment via les outils de reporting et pourront mieux suivre les réservations. Les voyageurs, pour leur part, pourront retrouver toutes ces informations et leurs itinéraires sur leurs appareils mobiles.

> L’hôtellerie poursuit sa révolution digitale
L’hôtellerie d’affaires poursuit pour part sa révolution digitale engagée il y a plusieurs années, notamment au travers de la création des centrales de réservations telles que HCorpo, HRS, CDS Groupe ou encore iAlbatros. Rompues aux nouvelles technologies, ces acteurs de l’hôtellerie d’affaires ne manquent néanmoins aucune occasion de poursuivre leurs innovations en la matière. « La frontière entre B2B et B2C s’est progressivement diluée et les plates-formes de réservation hôtelière à destination des voyageurs d’affaires se doivent d’offrir la même expérience utilisateur que les grands sites du tourisme, couplée à des offres performantes : inventaire ultra-exhaustif, hébergements alternatifs, personnalisation du contenu, services inédits, solution mobile, etc. », explique Stéphane de Laforcade, président fondateur d’HCorpo. À cet effet, les plates-formes de réservations hôtellières passent des partenariats technologiques avec d’autres prestataires du voyage d’affaires, à l’instar d’HCorpo qui a signé avec KDS, AirPlus, Traveldoo et avec American Express Cartes et Solutions Corporate. Au-delà de ces partenariats, ces plates-formes s’intéressent également de près aux start-up du voyage d’affaires. « Nous nous devons d’apporter des services inédits, être à l’écoute des nouveaux usages et transformer le marché en profondeur grâce à un business model radicalement différent, ajoute Stéphane de Laforcade. Nous discutons ainsi avec plusieurs start-up proposant des nouveautés prometteuses ».
HRS a pour sa part investit en 2016 dans la start-up hôtelière Conichi qui permet aux voyageurs de gagner du temps et vivre une expérience hôtel inédite grâce à des services personnalisés. Cette prise de participation dans Conichi s’inscrit dans une démarche d’innovation de HRS, qui s’est par ailleurs dotée d’un « Innovation Hub », un incubateur de start-up dont l’objectif est de créer et de développer des services inédits.
Du côté de l’hôtellerie traditionnelle, les acteurs ne sont pas en reste, à l’instar du Groupe Accor avec le lancement de son plan de transformation digitale « Leading Digital Hospitality » présenté en 2014. Construit autour de trois cibles, les clients, les collaborateurs et les partenaires, ce plan stratégique a pour objectif d’intégrer et de repenser la place du digital tout au long du parcours client, d’améliorer l’offre aux partenaires investisseurs et de consolider les parts de marché du groupe en matière de distribution. Il s’appuie sur deux piliers : les infrastructures informatiques d’une part et la gestion des données d’autre part. Dans le cadre de cette stratégie, le groupe a notamment placé la culture de l’innovation au cœur de la transformation digitale. Une démarche qui passe par des moyens renforcés à l’innovation au travers de plates-formes d’ « Open Innovation » et d’acquisitions tactiques venant renforcer ses expertises ou sa technologie. Ainsi, le groupe Accor a par exemple acheté en avril 2016 Onefinestay, souvent qualifié « d’Airbnb du luxe » pour 148 millions d’euros. De quoi concurrencer les acteurs de la très lucrative économie collaborative.

> Le Travel Manager à la croisée des chemins
En attendant une intégration complète de ces nouveaux entrants à l’univers du voyage d’affaires, il revient néanmoins au travel manager de composer avec… Sans donner la bénédiction à ces offres, il se voit néanmoins soumis à la pression des voyageurs et de leurs habitudes de technophiles. Ce qui l’oblige à se pencher sur l’intérêt de ces solutions alternatives, à évaluer les risques encourus en fonction des types de déplacements et des catégories de voyageurs ou encore à trouver le bon équilibre avec les acteurs traditionnels, notamment pour préserver ses conditions préférentielles. « Notre rôle au côté des travel managers est alors double. Nous les aidons à optimiser leur politique voyages, afin qu’elle soit cohérente, notamment avec la saisonnalité des destinations, précise Stéphane de Laforcade. À nous également de négocier les meilleurs tarifs pour offrir le choix le plus large aux voyageurs ! La technologie n’est pas en reste car un message clair lors de la réservation online sensibilisera d’autant plus le voyageur ». Quoiqu’il en soit, face à l’engouement des voyageurs d’affaires pour les plates-formes collaboratives, il semble difficile de ne pas leur accorder une place dans les politiques voyages. D’ailleurs, de plus en plus de travels managers se dotent d’outils personnalisés de gestions des dépenses et de réservations, qui laissent aux salariés en déplacement la liberté de choisir parmi des options prédéfinies.

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Anne Del Pozo collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste. Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines et du numérique. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.