Renforcer la collaborativité avec des outils de gestion électronique de documents

Transverses et collaboratives, les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont plébiscitées par les organisations qui souhaitent mieux maîtriser leur information en général, et leurs documents en particulier.

Elles génèrent ainsi des bénéfices en termes de qualité, de productivité ou encore de délais. Les documents partagés dans une GED sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment.

Chaque nouvelle version d’un document est contrôlée et enregistrée, ce qui permet d’avoir une vision parfaite de l’historique des modifications ainsi qu’un audit d’activité (par exemple pour la qualité). Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés.

« Une solution de GED contribue ainsi à améliorer la maîtrise de l’information et des processus documentaires », indique Christian Begaux, fondateur et dirigeant de 5Edges, spécialisée dans la gestion électronique de documents et l’automatisation des processus. « L’automatisation de certains processus permet par ailleurs aux collaborateurs de gagner en productivité et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle participe également à la réduction des délais de traitement de processus, comme par exemple ceux liés à la facturation, et facilite la circulation des informations ».

Les attentes et les bénéfices d’une GED varient néanmoins d’une organisation à l’autre selon leur secteur d’activité, leur contexte, leurs objectifs, leurs enjeux. Pour certains services, le document est au coeur de l’activité et peut même en représenter une certaine valeur ajoutée.

C’est par exemple le cas pour un bureau d’étude qui produit des plans, des notes de calcul et des documents techniques. La performance d’une mission peut alors dépendre de la qualité des documents et de leur bonne organisation. Dans les secteurs tels que la maintenance ou la construction, le document est également un outil de travail essentiel qu’il est important de pouvoir partager.

« Dans le BTP, un même document concernant par exemple un ordre de travaux peut passer par le chef de chantier (pour l’exécution), la comptabilité (pour la facturation client) et les ressources humaines (pour le calcul des heures de travail), explique Christian Begaux. Avec une solution de GED, ce document est alors accessible pour chacun des collaborateurs concernés par le chantier, y compris sur des terminaux mobiles. Il peut être partagé et amendé en fonction des autorisations et des accès qui auront été paramétrés dans l’outil. Grâce à sa dimension collaborative et à la digitalisation des flux documentaires, la solution de GED évite ainsi la ressaisie des données et les erreurs qui peuvent en découler, et permet à chaque métier concerné de gagner en productivité ».

Enfin, une solution de gestion électronique des documents sert également tous les processus de gestion de l’entreprise (administratif, comptable, RH,…) qui s’appuient sur des données et des documents.

« Une même plateforme de GED peut également servir différents départements d’une entreprise, précise Christian Begaux. Les usages pourront alors être différents. Par exemple, chez un constructeur automobile, nous avons mis en oeuvre la GED Laserfiche en premier lieu pour leur service juridique. Il s’agissait alors d’automatiser le cycle de vie des documents contractuels. Nous l’avons ensuite déployée pour le service RH qui entendait fluidifier les accès aux dossiers du personnel. Enfin, son usage a été étendu au service après-vente, notamment pour l’analyse des factures entrantes ».

Automatiser la gestion des processus avec les technologies de BPM et BPA

Pour aller un cran plus loin que la gestion électronique des documents, les technologies de BPM (Business Process Management) et de BPA (Business Process Automation) accompagnent pour leur part les entreprises qui entendent digitaliser leurs processus métiers.

Souvent confondues, ces deux technologies présentent un certain nombre de similitudes et sont parfois complémentaires dans leur utilisation respective :

Une solution de BPM se concentre sur la « gestion » des processus de façon générale, qu’ils soient ou non automatisés. Elle gère les workflows (flux de travail) de plusieurs processus à la fois. Ces logiciels de gestion des processus disposent d’un certain nombre de fonctionnalités permettant de répondre aux besoins des entreprises sur tous les aspects organisationnels des processus métier. Ils comportent des outils de modélisation visant à représenter visuellement l’enchaînement des processus et permettent de dessiner les étapes avec précision.
Ces solutions sont également capables de suivre les workflows en cours à l’aide de tableaux de bord paramétrables permettant d’être à jour.

Un logiciel BPA, quant à lui, concerne « l’automatisation » des processus. Il a, pour sa part, pour vocation de simplifier et de rationaliser des processus métiers (tâches répétitives et fastidieuses) via les méthodes d’automatisation. Le BPA intègre également un outil de modélisation qui offre une représentation du processus sous forme de diagramme ou d’organigramme, et permet ainsi de recenser les éléments et les ressources nécessaires à son exécution (les collaborateurs qui y participent, les documents utilisés, les règles métiers à appliquer, mais également les clients ou partenaires impliqués, les informations qui doivent circuler, ou encore les prises de décision à prévoir).

Après avoir réalisé cette modélisation, l’objectif de ces solutions consiste à publier ces diagrammes afin qu’ils soient accessibles à tous. Le BPA a également pour vocation de mettre en place une démarche d’amélioration continue, notamment en identifiant les goulots d’étranglement, c’est-à-dire les endroits où s’accumulent les tâches bloquant l’avancée d’un projet ou d’un dossier, mais en révélant également les étapes exigeant un trop grand nombre de ressources, les retards accumulés et les lacunes dans les échanges d’informations entre les équipes ou les services. Tous les BPA sont une forme de BPM tandis que tous les BPM n’incluent pas nécessairement de logiciel d’automatisation des processus.

Plus globalement, ces solutions permettent d’optimiser les processus et ainsi de réduire les coûts de gestion. Les différentes actions des collaborateurs peuvent être définies et générer ainsi une meilleure compréhension, et donc une meilleure exécution des tâches à effectuer. Les processus et échanges entre les collaborateurs sont entièrement traçables et les informations centralisées. In fine, l’organisation générale étant simplifiée, les collaborateurs gagnent en efficacité et la productivité est augmentée.

« Une solution de GED associée à un outil de BPM/BPA peut par exemple contribuer à fluidifier un processus de recrutement, depuis la qualification d’un candidat jusqu’à son « on-boarding », explique Christian Begaux. Elle permet de centraliser les documents (CV, lettre de motivation) d’un candidat qui a été identifié, et de les communiquer au service RH. Ce dernier est alors alerté de cette nouvelle candidature dans son gestionnaire de tâches, peut consulter les documents du candidat, la valider, la rejeter ou lui demander des informations complémentaires de manière automatique. Il peut également partager cette candidature avec le service de l’entreprise concerné. La demande d’entretien peut également être réalisée de manière automatique. Lorsque le candidat sera reçu en entretien, son dossier sera déjà prêt et complet. En parallèle, une intégration entre la GED et l’application RH de l’organisation aura permi de créer l’identification de base du nouvel employé au sein de celle-ci. Tout est donc prêt pour le jour J ».

L’intelligence artificielle s’invite dans les technologies d’automatisation

Aujourd’hui, l’automatisation des processus et l’intelligence artificielle unissent leurs forces pour créer un nouvel acronyme, l’automatisation intelligente des processus (IPA). Les technologies combinées dans l’IPA comprennent l’automatisation des processus robotiques (RPA), l’intelligence artificielle (AI), à l’apprentissage machine et l’automatisation des processus numériques (DPA).

Grâce à ces technologies, et en particulier à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage machine, un outil IPA doit pouvoir apprendre à ajuster et à améliorer le déroulement du processus au fil du temps, afin de créer un processus intelligent. Les organisations peuvent remplacer les tâches manuelles et répétitives, interpréter les textes avec la programmation neurolinguistique (PNL), prendre des décisions basées sur la machine avec l’apprentissage automatique, assurer le suivi des systèmes et des personnes, ainsi que proposer des suggestions aux clients en utilisant des agents cognitifs.

Parallèlement à ces technologies génériques, la transformation digitale des entreprises peut aussi s’articuler autour d’applicatifs métiers plus spécifiques, qui répondent aux enjeux de l’entreprise et de son secteur d’activité.

Authentifier avec la signature électronique

Depuis quelques années, la signature électronique gagne du terrain, devenant même une commodité en entreprise dès lors qu’une signature est nécessaire. Pour les clients, elle est source de fluidité, de rapidité et de sécurité. Pour les entreprises elle est source de flexibilité, de productivité et de fiabilité.

Dans ce contexte, la signature électronique connaît un fort développement. Selon l’IDC, le marché de la signature électronique en Europe devrait continuer à connaître une croissance de 27 % par an jusqu’en 2026.

« L’émergence du télétravail, accéléré par la pandémie du Covid-19, a conduit à une digitalisation des processus de travail, impliquant l’apparition de risques nouveaux, comme les cyberattaques. Pour s’en protéger, les sociétés doivent faire appel à un tiers de confiance qualifié, comme CertEurope, afin d’authentifier les personnes lors de transactions numériques, notamment avec la signature électronique », souligne Frédéric Fouyet, directeur innovation et produits de CertEurope, prestataire de services de confiance qualifié.

Pour authentifier leurs documents, les entreprises disposent de différents niveaux de signatures électroniques :

• La signature simple : Ce premier niveau de signature électronique n’est pas réglementé et s’avère être le plus utilisé aujourd’hui. Il est adapté et recommandé pour la signature électronique de documents ou pour les démarches ne présentant aucun risque juridique.

• La signature avancée : Ce second niveau de signature électronique est plus sécurisé que la signature simple et est réglementé par eIDAS. La signature avancée nécessite une vérification d’identité pour être effectuée. Elle peut donc être utilisée pour des documents ayant une valeur juridique comme la signature d’un contrat de travail, d’une facture, etc.

• La signature qualifiée dispose du niveau de sécurité le plus élevé et exige une authentification élevée du ou des signataires. La signature qualifiée va être utilisée pour des documents ou des transactions à haut risque comme un acte notarié ou encore une transaction financière.