Azaé améliore ses relations fournisseurs grâce à la dématérialisation de ses factures

Créé en 2005, le Groupe Azaé, spécialisé dans les services à la personne, compte 130 agences en France ainsi que des filiales en Allemagne et en Belgique. La société emploie plus de 8 000 collaborateurs et a enregistré en 2016 un chiffre d’affaires de 82,7 millions d’euros. De par son activité, Azaé facture ses prestations auprès des clients finaux, des caisses de retraites et conseils départementaux, et des mutuelles.

« Nous réalisons pour le compte de sociétés mutualistes jusqu’à 800 nouvelles missions par jour et leur adressons plus de 120000 factures chaque année , précise Cédric Lardeau, DSI d’Azaé. Face à la volumétrie et à la diversité des factures que nous leur remettons, certaines mutuelles nous ont imposé de passer à la dématérialisation des factures ».

Un développement qui s’est peu à peu industrialisé
Mutuaide, qui a été la première Mutuelle à imposer à Azaé de dématérialiser ses factures, utilisait déjà la plateformes Clear’Invoice de Ventya pour ses factures émises auprès des dépanneurs et des avionneurs. Une plateforme dont elle souhaitait étendre le recours à l’ensemble de ses prestataires. « Tout l’enjeu pour Ventya consistait alors à faire le lien entre notre outil de facturation développé en interne par nos équipes IT et le système d’information de Mutuaide, ajoute Cédric Lardeau. Désormais, nous envoyons à Mutuaide nos factures en flux EDI, via la plateforme Clear’Invoice ». Des déploiements entre Azaé et d’autres mutuelles utilisant cette même plateforme de dématérialisation (Axa, Mondial Assistance, Inter Mutuelle Assistance ou encore Opteven…) en ont ensuite naturellement découlé. « Chaque nouvelle mise en place prend désormais moins d’une semaine de développement, suivie de trois mois de phases de tests », poursuit Cédric Lardeau.

Des processus de facturation plus efficients
Depuis, Azaé constate une nette amélioration de ses délais de paiement. En effet, entre le moment  où la prestation était effectuée par Azaé chez les clients des mutuelles et le moment où la société était payée, il pouvait se passer jusqu’à six mois. Un décalage imputable aux processus de facturation d‘Azaé mais également aux délais de paiement contractuels des mutuelles, fixés à 45 jours fin de mois. « Un décalage d’un jour dans l’envoi de la facture pouvait reculer de 30 jours un paiement ! » , explique Cédric Lardeau. L’automatisation des processus de facturation a ainsi permis à Azaé d’accélérer de près de 30 jours ses délais de facturation, diminuant par là même ses délais de paiement. D’autre part, la société s’affranchit désormais de tous les coûts d’impressions et d’envois des factures.

Accélération de la résolution des litiges
Cette accélération des délais de paiement est également le résultat d’une meilleure gestion des litiges. « Dès lors que nous envoyons plusieurs centaines de factures, leur traitement manuel démultiplie les risques d’erreurs, précise Cédric Lardeau. La dématérialisation de la facture nous permet, en un clic, d’identifier, de traiter et de corriger plus rapidement les litiges ». Désormais les litiges sont identifiés en moins de trois jours et traités en moins d’une journée, contre plusieurs dizaines de jours auparavant, ce qui améliore par ailleurs les relations d’Azaé avec ses fournisseurs.