La digitalisation des processus RH contribue à l’attractivité de l’entreprise
Alors que les entreprises tendent à se digitaliser, les RH ont également pour vocation de développer la culture digitale au sein de leur organisation. Il leur revient de mettre en œuvre tous les leviers de formations disponibles en interne, de communication ou encore de marketing pour accompagner ce changement. Il leur incombe également d’assurer aux salariés que les mutations technologiques ne complexifieront pas leur travail et qu’il s’agit bien d’un réel progrès pour eux et leur carrière dans l’entreprise. Face à ces enjeux, ils n’ont d’autre choix que d’opérer leur propre transformation digitale afin d’optimiser les processus RH et de développer les nouvelles pratiques RH qui rendront leur entreprise plus performante et attractive.
Avec la transformation digitale des organisations, le département des ressources humaines va devoir faire face à de nouveaux enjeux. Le digital entraîne en effet une modification des outils de travail utilisés, soulevant la problématique des nouvelles compétences à acquérir pour les salariés concernés. Il génère également l’apparition de nouveaux modes de travail (télétravail, coworking…), abolissant les contraintes de temps et de distance ce qui nécessite, de la part des RH, de repenser l’organisation du travail. De même, il contribue à l’apparition de nouveaux modes de recrutement et de formation obligeant les équipes RH à revoir leurs processus en la matière et à innover.
Autant de défis que les équipes RH vont pouvoir relever en digitalisant leurs propres processus métiers. « Cette digitalisation leur permettra de gagner en efficacité grâce à l’automatisation de processus et à la centralisation de données et documents, et de gagner en performance en utilisant mieux « l’intelligence collective » au travers d’une collaboration transversale et désilotée, explique Sebastian Strehmel, Product Manager chez T2i. Elle leur permettra également d’attirer les talents grâce à une marque employeur qui correspond aux attentes des candidats (solutions mobiles, échange d’informations, rapidité de réponses) et de développer et de fidéliser les collaborateurs en répondant à leurs attentes : transparence, accès à l’information, outils faciles d’usage comme par exemple les Workflows de demande et validation de congés, la saisie des notes de frais, les coffres-forts numériques, les nouveaux modes de travail, (télétravail, flexibilisation des heures de travail,…) etc. ». Ainsi, selon une étude Sopra RH (décembre 2018), le principal bénéfice du digital dans les ressources humaines est attendu au niveau de l’amélioration de la performance de la fonction RH (à 62 %), suivi du déploiement de nouvelles pratiques RH (54 % toutes tailles d’entreprises confondues, 76 % pour les très grandes entreprises). Le gain en fiabilité est cité en 3ème position (53 %). Suivent le développement de la communication RH (52%) et l’analyse des données de manière pointue (48 %).
Automatisation des process RH
Ainsi, le digital représente également pour les équipes RH une réelle opportunité d’améliorer leurs performances. Il permet l’automatisation des processus les plus demandés et nécessitant le moins de personnalisation : la gestion du recrutement, des formations, des absences, de la paie et plus généralement la gestion administrative et le suivi des carrières. Une démarche qui passe notamment par la mise en œuvre d’un SIRH (Système d’information des ressources humaines). Par définition, un SIRH possède plusieurs modules visant à simplifier et automatiser la gestion administrative tout en centralisant les tâches du service des ressources humaines. Ce système permet également d’optimiser le suivi des salariés au travers d’une gestion plus efficace du capital humain. « Au travers de ces solutions, les RH peuvent notamment gérer toutes les tâches administratives et gagner ainsi en productivité, poursuit Sebastian Strehmel, Product Manager chez T2i. Elles centralisent sur un unique outil l’ensemble des données relatives aux collaborateurs, en facilitant ainsi l’accès, les mises à jour mais également la consolidation à des fins de reporting et d’analyses. D’autre part, via un portail RH, elles permettent aux collaborateurs d’accéder à leur dossier en interne et de gérer en toute autonomie leurs demandes de formations ou de congés, leurs absences, etc. Ils peuvent ainsi piloter et suivre leur propre trajectoire professionnelle ». Les RH seront ainsi déchargées du traitement de ces demandes, souvent répétitives et à faible valeur ajoutée. Elles pourront alors se recentrer sur la stratégie RH de l’entreprise, la gestion des talents ou encore développer la stratégie ressources humaines de leur entreprise.
Le digital ouvre les RH à de nouvelles pratiques
Le digital permet également aux départements RH de mettre en œuvre de nouvelles pratiques de recrutement ou de formation. « La démarche n’est pas anodine car elle participe à l’amélioration de la marque employeur, à la modernisation de l’image de l’entreprise, à son attractivité auprès des nouveaux talents, ou encore à la fidélisation de ses équipes, précise Chrystelle Verlaguet, directrice des solutions de dématérialisation et d’éditique chez Neopost. Autant d’éléments qui contribuent à la performance de l’entreprise ».
Des recrutements mieux ciblés et plus rapides
En matière de recrutement, le digital permet notamment aux RH de généraliser le recours aux réseaux sociaux ou autres « job boards » dans le cadre de ses processus de Sourcing de candidats. Avec les technologies liées à l’intelligence artificielle, ils ont également la possibilité de scanner, en un laps de temps très court, un nombre bien plus important de CV qu’un humain. Divers algorithmes facilitent la recherche et la détection des candidats atypiques ou des compétences rares et prisées. Elles peuvent aussi mettre en exergue les profils les mieux adaptés au poste à pourvoir.
Enfin, la signature électronique est une technologie de plus en plus plébiscitée par les ressources humaines dans le cadre leurs processus de recrutement. Elle garantit l’authenticité du signataire et l’intégrité du document, tout en assurant sa non-répudiation par l’émetteur. Avec la signature électronique, l’émetteur d’un document gagne un temps précieux là où, dans le cadre d’une signature manuscrite, le délai entre son envoi et son retour peut prendre plusieurs jours. « Un bénéfice notamment appréciable pour les secteurs qui, comme l’intérim, émettent de nombreux contrats de travail mais également pour ceux où le recrutement de certains profils peut être hautement stratégique, explique Stéphane Crespo, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes. En accélérant les processus de signature, les recruteurs évitent la fuite des candidats à la concurrence ».
Des formations accessibles à la carte
La digitalisation a également transformé les processus RH liés à la formation. « Au-delà de l’automatisation des demandes, les départements RH s’attachent ainsi de plus en plus à adapter les formats des formations aux attentes des collaborateurs, mettant par exemple à leur disposition des sessions accessibles en e-learning ou encore via des MOOC (formation en ligne ouvertes à tous) », poursuit Sébastien Strehmel. Des formations qui peuvent être suivies à distance de manière flexible et mieux adaptées à la mobilité croissante des collaborateurs ». Par exemple, Ventya a proposé, cette année, à ses collaborateurs de suivre sur la base du volontariat, un MOOC délivré par l’Agence Nationale de la Sécurité Informatique (ANSI) sur le sujet de la cybersécurité. « Nos collaborateurs n’avaient aucune obligation de suivre cette formation, précise Dominique Bougnot, président de Ventya. Cependant, comme ils se sentent tous concernés par le sujet, depuis les assistantes jusqu’aux développeurs, en passant par les commerciaux et les services administratifs, ils n’ont pas hésité à s’y inscrire et à la suivre assidûment ! ».
Une communication plus fluide avec les collaborateurs
En matière de communication avec les collaborateurs, les équipes RH recourent de plus en plus aux « chatbots ». Elles peuvent par exemple répondre aux interrogations récurrentes des salariés sur un sujet bien précis comme le prélèvement à la source. « De même, de plus en plus de services RH développent des réseaux sociaux d’entreprises pour favoriser les échanges entre les collaborateurs, faciliter la communication avec le service RH et développer la transversalité et la collaborativité entre les différentes équipes », poursuit Sébastien Strehmel.
Enfin, pour faciliter l’accès à des différents outils digitaux, nombre d’entreprises ajoutent une couche supplémentaire à leur système d’information tels qu’un outil de gestion électronique de documents (GED) ou une Digital Workplace. Ils permettent notamment de centraliser l’ensemble des applications dont les collaborateurs se servent au quotidien, comme les solutions RH (formation, réseau social d’entreprise, gestion documentaire, outils de gestion des congés et absences, outils de gestion des notes de frais…) et d’en faciliter l’accès à partir d’un unique point d’entrée.
Une réglementation de plus en plus contraignante
Le recours au digital par les services RH peut aussi relever de l’obligation réglementaire. Par exemple, la télétransmission de la DSN1 et de la DUCS2 est obligatoire. De même, la base de données économique et sociale (BDES) doit désormais, pour un certain nombre d’entreprises, être tenue sur support numérique. « Depuis une ordonnance de 2017, si aucun accord collectif n’a été adopté, le support de la BDES n’est plus libre pour les entreprises de plus de 300 salariés, désormais obligées de tenir cette base sur un support informatique, ajoute Caroline Acs, directrice générale des Éditions Tissot. Rappelons que depuis 2015, les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation de mettre la BDES à disposition du comité social et économique (CSE) ou des représentants du personnel. Cette dernière rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise ».
1 DSN : Déclaration Sociale Nominative
2 DUCS : Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales
Digitalisation des RH : le mouvement est en marche
73 % des entreprises ont déjà déployé ou ont des projets de dématérialisation des processus RH, 65 % de portail « self-service » RH et 47 % de Digital Workplace de l’entreprise. L’exploitation des données n’arrive qu’en 4ème position (43 % des répondants sont en déploiement ou en réflexion). La mise en place de Chatbots RH (assistants virtuel) est déjà en cours ou prévue par seulement 17 % des entreprises et le même pourcentage s’observe pour l’utilisation d’algorithmes d’intelligence artificielle.
Source : Sopra RH, décembre 2018
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