Pas de transformation digitale réussie sans la transformation des documents

Selon un récent rapport de MarketsandMarkets, le marché de la transformation numérique devrait passer de 290 milliards de dollars en 2018 à 665 milliards de dollars d’ici 2023. À l’heure digitale, les entreprises de tous secteurs cherchent à se réinventer pour ne pas subir cette révolution mais bien pour en tirer le meilleur parti.

Pour Matt Tuson, SVP & Managing Director EMEA, chez Conga, les entreprises doivent repenser leur organisation et leurs processus en profondeur, et aller au-delà des initiatives « basiques » pour qu’il soit réellement question de transformation : 

« La transformation des organisations s’opère depuis que le concept d’entreprise en lui-même est né, mais la mutation vers une économie digitale est plus récente. Aujourd’hui, il est difficile d’imaginer comment les employés travaillaient avant l’arrivée du traitement de texte et des tableurs, avant les emails et les smartphones, ou bien encore avant l’Internet et les services dans le Cloud. Jusqu’à présent, la digitalisation a permis aux individus d’effectuer leurs tâches plus rapidement et plus efficacement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Pour les organisations, cela s’est directement traduit par des résultats commerciaux, tels qu’une mise sur le marché plus rapide ou encore une meilleure rentabilité. 

Les avancées précédentes ont toutefois été le fruit proverbial de la transformation digitale. La plupart des entreprises ont adopté la phase initiale des avantages de la technologie, et en ont tiré de la valeur. Chaque organisation utilise désormais les emails, possède un site internet et exploite aussi bien le CRM, l’automatisation du marketing que l’ERP, et d’autres technologies numériques incontournables. Ces éléments ne sont plus source de transformation, ce sont des outils de base sur lesquels il ne suffit plus de miser. En 2019, l’environnement digital de travail implique de connecter les systèmes directement aux clients pour augmenter le niveau de satisfaction, permettant dès lors aux processus avancés de réduire les efforts manuels inutiles, de rechercher et de conquérir de nouveaux marchés avec agilité et acuité, mais également d’analyser rapidement les nouveaux flux de données afin d’identifier les opportunités.

Cependant, le problème pour la plupart des entreprises repose sur le fait que leurs données sont souvent bloquées dans des documents tels que les contrats d’employés, de clients et de fournisseurs, limitant ainsi la possibilité de les exploiter ainsi que le nombre de renseignements qu’elles peuvent fournir ; ce qui vient altérer les avantages de la transformation digitale.

En effet, les documents commerciaux peuvent être digitaux, mais la plupart des données qu’ils contiennent ne le sont pas, et sont donc incontrôlées, créées à partir de zéro, et majoritairement déconnectées de l’importante quantité d’informations précieuses stockées dans les systèmes CRM et autres solutions. Dans ce cas, les entreprises ne sont pas connectées à chaque employé, partenaire, fournisseur et client de leur écosystème, ce qui entraine une mauvaise gestion de l’information, des risques commerciaux, et in fine, nuit à la croissance.

La transformation digitale des documents (DDX) permet d’actionner les informations, de prendre de meilleures décisions et donc de dynamiser la croissance. Les entreprises ont besoin de contrôler et de connecter les documents, ainsi que d’assurer la visibilité des éléments qu’ils contiennent au niveau des métadonnées et des métriques de processus. Le fait est que, sans la capacité de réconcilier les données contenues dans les documents aux actions menées en amont et aux résultats en aval, la phase suivante de la transformation est pratiquement impossible ».