Quels outils pour la performance des collaborateurs en mobilité ?

L’optimisation de la performance du collaborateur mobile ou en télétravail nécessite qu’il puisse accéder à tous types d’informations en temps réel et en tout lieu, mais également qu’il dispose des outils propres à l’accompagner dans l’organisation de son travail et dans l’exercice de son métier au quotidien. À ce titre, il doit pouvoir compter sur des solutions de mobilité fiables, sécurisées, adaptées à son environnement de travail et à son métier.

L’entreprise, comme le salarié, devraient trouver dans une mobilité accrue un surcroît de sérénité et de bien-être au travail, mais aussi d’efficacité et de performance. Afin d’optimiser et de faciliter cette organisation du travail qui s’impose actuellement de plus en plus, de nombreuses solutions technologiques et applications sont disponibles sur un marché en plein essor.

Les terminaux mobiles deviennent multiusages

Face au travail nomade, les collaborateurs doivent être équipés en conséquence. Le premier matériel incontournable reste le Smartphone, accompagné d’un ordinateur (ultra)portable et de périphériques annexes assurant les échanges : micro-casque, kit Mains-libres, petits haut-parleurs de conférence.

« Depuis la période Covid et le développement du télétravail, l’équipement des collaborateurs en terminaux « mobiles » s’est d’ailleurs largement répandu (Smartphones, tablettes, ordinateurs portables…), précise à ce sujet Julien Vicq, directeur commercial BtoB de Crosscall, constructeur français spécialisé dans les matériels Outdoor. Dans le cadre de cet équipement de leurs collaborateurs, les entreprises cherchent actuellement à conjuguer optimisation des usages, pour gagner en performance, et réduction du coût total de détention. Nous constatons ainsi que le taux de détention d’un terminal mobile glisse de plus en plus de 24 à 36 mois. Elles entendent ainsi limiter les surcoûts liés aux développements spécifiques, au redéploiement d’applications, ou encore à la reprise de flottes de mobiles ».

Un besoin notamment exprimé par la SNCF dans le cadre de son projet Mobil’IZ, dont l’objectif consistait notamment à changer la flotte de terminaux mobiles de ses agents de la relation client. « Nous avions notamment une problématique économique et de production, précise un DSI de la SNCF. Nous avons dû racheter énormément de téléphones en l’espace de 3 ans, en doublant quasiment le nombre de téléphones initialement déployés. Près de 16 000 unités ont dû être rachetées pour pallier la fin de garantie, la perte, les vols ou la casse… Et du coup, nous nous retrouvions avec une douzaine de modèles de Smartphones différents, et donc avec un vrai problème d’hétérogénéité du parc. Nous avions donc la volonté de revenir à un téléphone unique, un Smartphone, avec un cycle de vie un peu plus long, misant sur la performance, la résistance, avec un grand écran pour un confort de lecture et évidemment un « device » évolutif pour permettre les différentes mises à jour logicielles. Au regard des usages, des demandes exprimées par les agents, et en prenant en compte l’aspect économique, la SNCF a finalement retenu le Trekker-X4 de Crosscall, notamment pour les performances de la batterie, du réseau, du WiFi, du Bluetooth, sa fluidité d’utilisation en général et le cycle de vie de sa batterie de 39 mois ».

Parallèlement, les entreprises employant des collaborateurs mobiles manifestent également de plus en plus d’intérêt pour des terminaux mobiles « all in one », qui facilitent leur usage au quotidien. « L’usage du téléphone mobile tend à s’étendre, poursuit Julien Vicq. Certaines entreprises, telles qu’Auchan ou Darty par exemple, remplacent aujourd’hui leur téléphones fixes par des Smartphones conjugués à des solutions de charge et de transferts de données telles que le X-Dock de Crosscall.

D’autres encore, utilisent leur Smartphone pour scanner des produits… Un usage notamment retenu par Grand Frais pour son enseigne de vente et livraison de produits frais à domicile dans Paris : Mon Marché. « Notre objectif consiste à livrer des produits green et frais en moins d’une heure au coeur de la capitale, témoigne un responsable en charge des systèmes d’information de Mon marché. À cet effet, il était nécessaire d’avoir des Smartphones avec appareil photo intégré. Cela nous permet de scanner la commande et de la suivre. L’assistance GPS et la possibilité d’intégrer notre application métier représentent également des indispensables pour nos livreurs. Autant de fonctionnalités proposées par la solution CoreX4 de Crosscall que nous avons retenue. Aujourd’hui, nos livreurs sont également très contents de la réactivité du Smartphone qu’ils utilisent en multitâche, mais aussi de la performance et de l’autonomie de la batterie ».

Les solutions de planification renforcent la performance des collaborateurs

La performance d’un collaborateur mobile passe également par l’optimisation de ses déplacements. La tournée d’un technicien de maintenance ou d’un commercial ne sera efficace que si elle est correctement planifiée en amont. En effet, une intervention annulée ou ajoutée, des embouteillages, des temps de trajet trop longs ou la non-disponibilité d’une pièce détachée peuvent lui faire perdre du temps. L’entreprise est alors directement touchée par ces dysfonctionnements qui peuvent provoquer une baisse de productivité, des coûts opérationnels supplémentaires, une dégradation de la relation client, etc.

« Pour faire face à ces enjeux, les entreprises ont tout intérêt à s’appuyer sur une solution de planification des tournées, adaptable à leur coeur de métier, explique Fabien Bréget, CEO de Nomadia, éditeur français de solutions SaaS de mobilité intelligente. Elles doivent par exemple pouvoir prendre en compte les kilomètres à parcourir, la densité du trafic à certaines heures, les temps d’intervention, ou encore les compétences des techniciens, leur lieu de résidence, les Zones à faibles émissions mobilité (ZFE-m)… ».

Culligan, la société spécialisée sur le traitement de l’eau cherchait ainsi une solution d’optimisation de tournées de ses ressources mobiles, et qui puisse intégrer par ailleurs l’ensemble de ses contraintes métier. Avec Nomadia Field Service, elle maîtrise désormais la charge de travail de ses collaborateurs et réduit les kilomètres parcourus pour chacune de ses ressources. Même la prise de rendez-vous est optimisée.

« L’outil prend en compte les disponibilités des clients (horaires d’ouvertures), les contraintes métiers (dates de congés des techniciens, lieu d’habitation, compétences, charges utiles des véhicules) et la nature des interventions (chaque type d’intervention est paramétré dans l’outil), témoigne Stéphane Dabas, DSI de Culligan. Cela permet ainsi aux planificateurs de proposer en temps réel les meilleures solutions aux clients ».

De son côté, Proserve DASRI, société spécialisée dans la gestion des DASRI (activités de soins à risques infectieux) entendait optimiser la sectorisation en amont de ses collectes dont la fréquence représente un paramètre essentiel pour la planification, car fixée par la loi. Dans le cadre de sa transformation numérique, Proserve DASRI a donc cherché une solution plus flexible et complète qui permette également de garantir la traçabilité des informations de la collecte à l’élimination des DASRI, avec notamment un accès direct aux Bordereaux de suivi des déchets (BSD) pendant le transport, conformément aux réglementations en vigueur.

« TourSolver de Nomadia s’est avérée être la solution parfaite pour planifier les collectes de déchets en respectant les nombreuses contraintes métiers et réglementaires, comme la fréquence, la durée et la récurrence des interventions (certains établissements nécessitent plusieurs rotations par jour), la capacité des véhicules en fonction de la quantité de déchets, et enfin l’intégration systématique du déchargement dans un exutoire à la fin de chaque tournée pour l’élimination des déchets, souligne Christophe Rollin, directeur des SI performance et transformation de Proserve DASRI. De nombreux bénéfices ont été appréciés, comme le gain de temps pour les exploitants, la réduction du nombre de kilomètres parcourus, et la simplification des plannings lors des remplacements des congés, contribuant à améliorer la sérénité des équipes ».

Dès lors qu’elles sont hébergées dans le Cloud, ces différentes solutions (terminaux mobiles ou outils de gestion) contribueront alors d’autant plus à la performance des collaborateurs en mobilité ou en télétravail. D’ailleurs, le Cloud est actuellement l’un des prérequis indispensables au bon usage de ces différentes solutions.

La technologie Cloud optimise le travail en mobilité

Ouvertes, dynamiques et évolutives, les solutions hébergées dans le Cloud permettent aux utilisateurs de gagner en efficacité et de concevoir de nouvelles façons de travailler, davantage articulées autour de la collaboration, mais également d’accéder aux informations internes et aux documents nécessaires pour remplir leurs missions (audio, vidéo, photo, écrits, etc.) et à les stocker en toute sécurité.

« Un ERP Cloud spécialisé pour le secteur industriel va par exemple faciliter la mobilité interne des collaborateurs en magasin ou sur les lignes de production, explique Pierre Hartmann, ambassadeur des solutions ERP du groupe Forterro, spécialiste des ERP industriels. Il rend accessible le système d’information depuis un terminal mobile tel qu’une tablette ou un Smartphone. Un magasinier peut par exemple flasher le QR code d’un produit à partir de son mobile, et l’information sera automatiquement envoyée à l’ERP qui mettra à jour les stocks de l’entreprise, sécurisant ainsi la chaîne d’approvisionnement. Cet accès à distance permet par ailleurs la mise à jour des informations en temps réel des collaborateurs en mobilité. Les managers et dirigeants peuvent ainsi optimiser le pilotage de leur marge ou réorganiser une activité en prenant les bonnes décisions au bon moment ».

Des gains en efficacité constaté par Zobel, fabricant de visserie et de boulonnerie pour le secteur de l’énergie, un an et demi après avoir choisi l’ERP Sylob 9, hébergé dans le Cloud. « Sylob nous a fait gagner entre 15 et 20 % d’efficacité en productivité, témoigne Julien Taccoen, directeur des opérations de Zobel. Cet outil est utile à tous les étages, de la direction aux opérateurs. Au niveau de l’atelier, il a permis de rendre les collaborateurs plus responsables. Aujourd’hui, ils ont leur planning, leurs indicateurs et les outils pour déclarer les problèmes. Ils interagissent dans un système hyperconnecté. Toutes les équipes disposent des mêmes outils et parlent le même langage ».

Pour d’autres métiers tels que les commerciaux ou les techniciens, les solutions de gestion dans le Cloud (ERP, CRM, etc.) leur permettent également d’accéder en temps réel aux informations clients ou de stockage dont ils ont besoin dans le cadre de leurs déplacements. « Les commerciaux doivent pouvoir consulter leur fiche client ou prospect y compris lorsqu’ils sont en déplacements, ou encore dicter leur compte rendu de visite puis l’intégrer directement dans leur CRM, précise Pierre Hartmann. Les techniciens doivent pouvoir de leur côté renseigner directement dans l’outil de gestion leur temps d’intervention chez un client, les pièces utilisées pour le dépannage, etc. ».

À l’heure actuelle, le Cloud est ainsi l’une des technologies qui contribuent le plus fortement à la mobilité des collaborateurs. Elle est d’autant plus appréciée par les entreprises, qu’outre faciliter l’accès aux données, elle en garantit la sécurité.