Le digital optimise les processus de gestion interne

La transformation numérique est portée par la mise en place de nouvelles technologies et applications. Plus que jamais, les entreprises doivent désormais penser « services » et « plateformes » et moderniser leurs applications existantes. Elles doivent également disposer d’environnements permettant de créer plus facilement de nouvelles solutions métiers, de les déployer plus rapidement et de gérer leur cycle de vie avec une agilité maximale.

Alors, elles pourront tirer toute la quintessence des nouvelles technologies, optimiser leurs processus internes, améliorer l’expérience utilisateur et renforcer leur satisfaction client pour, in fine, gagner en performance et se développer plus largement.

La crise sanitaire a mis en évidence les limites et les faiblesses des systèmes d’information des entreprises. En particulier pour les plus petites d’entre elles, qui n’étaient souvent pas préparées à une bascule généralisée en télétravail.

« Ces entreprises ont mis en place dans l’urgence des briques collaboratives, comme Zoom, mais cela ne règle pas la problématique d’un système d’information qui n’a pas été conçu pour favoriser des collaborations digitales », analyse Norbert Jamet, Product Marketing Manager ERP Entreprises de Cegid.

Optimiser les process internes de gestion avec le digital

La sortie de crise se confirmant, de nombreuses entreprises réfléchissent à la manière de rénover leur système d’information, à commencer par la brique gestion (et les progiciels de gestion intégrés ou PGI, autrement appelé les ERP).

« La démarche est d’autant plus nécessaire que plus de la moitié des entreprises en France utilisent une solution datant de plus de 10 ans ! », ajoute Norbert Jamet.

Ainsi, la chaîne de restauration rapide française Cojean a choisi de s’équiper du nouvel ERP Cloud Cegid XRP Flex, afin de remplacer son outil Finance vieillissant et peu évolutif, mais également pour en renforcer la sécurité et améliorer l’accessibilité. Pour l’entreprise, ce nouvel outil de gestion se devait donc de répondre à un enjeu de fiabilisation des données de l’entreprise et de l’accompagner dans son développement.

« Les anciens systèmes de gestion, souvent en architecture client/serveur, ne permettent généralement pas ou peu d’intégrer des applications de nouvelles générations, d’adapter de nouveaux processus opérationnels digitalisés ou encore de changer de business model, poursuit Norbert Jamet. Ils ne sont donc pas capables d’accompagner l’entreprise dans sa transformation, le développement de sa performance et, in fine, de son activité ».

Du système de gestion intégré au système de gestion modulable

C’est en effet pour leur approche « globale » que les premiers systèmes de gestion intégrés (ERP) ont commencé à séduire les entreprises il y a une trentaine d’années. Ils avaient alors pour vocation de fédérer toutes les briques fonctionnelles et applicatives de l’entreprise, et ainsi de concentrer toutes les données en un seul système.

Dans la pratique, les années et l’expérience ont montré que ces ERP apportaient une certaine complexité, rigidité et lourdeur dans le système d’information de l’entreprise. Sans compter les aléas de certains projets, longs, coûteux et pas toujours couronnés de succès.

Un premier grand changement s’est opéré avec l’entrée en lice des ERP modulaires. Ces offres segmentées en modules par domaine fonctionnel sont plus faciles à adapter aux besoins de l’entreprise.

Toutefois, la dépendance à l’éditeur reste forte, car c’est ce dernier qui définit le périmètre des modules disponibles, et les éventuels connecteurs vers des solutions tierces pour le compléter.

L’ERP nouvelle génération est résolument Cloud

« Avec le Cloud, une nouvelle génération d’ERP vient bousculer cet ordre établi : les ERP composables, précise Norbert Jamet. Ils proposent des architectures totalement ouvertes, gommant ainsi le principal défaut des ERP d’ancienne génération. L’éditeur propose des briques fonctionnelles capables de couvrir un certain nombre de besoins : comptabilité, finance, gestion commerciale, etc. Tout en laissant la possibilité d’enrichir l’ERP à volonté à l’aide de briques externes via des connecteurs (API). Une approche qui permet à l’entreprise de gagner en performance. À titre d’exemple, un ERP nouvelle génération peut offrir des accès vers des utilisateurs externes à l’entreprise, via un portail dédié, offrant ainsi au client la possibilité de disposer d’informations en temps réel sur la disponibilité d’articles en stock, et de passer commande en autonomie. L’administration des ventes peut alors déclencher immédiatement le processus de livraison, puis de facturation. In fine, le cycle de vente peut être drastiquement raccourci et les commerciaux peuvent passer davantage de temps à prospecter de nouveaux clients pour développer ensuite le chiffre d’affaires de l’entreprise ».

En effet, cette nouvelle génération d’ERP est avant tout une plateforme de convergence, capable d’accueillir tout type de briques fonctionnelles, au travers de connecteurs et API : e-procurement, module de communication bancaire, interface avec un site d’e-commerce, outils de reporting, solution de gestion électronique de document… Le tout en profitant des technologies du Cloud, véritable tremplin vers la dématérialisation des factures et des flux, l’accès en mobilité aux solutions de gestion de la relation client (CRM), le traitement massif des données ou encore l’analyse prédictive.

« On considère notre nouvel ERP comme un réceptacle de données, témoigne Sylvestre Nevé, responsable comptable de Cojean. Aujourd’hui, nous sommes en mesure de quasiment tout intégrer. Grâce à de nombreux connecteurs, Cegid XRP Flex a pu s’interfacer rapidement avec les outils de dématérialisation existants de l’entreprise : factures fournisseurs, états de caisses, salaires, outils bancaires… L’adaptabilité du logiciel nous permet également d’envisager de nouveaux usages et de faire évoluer la solution en fonction de nos besoins ».

Ainsi, l’entreprise a notamment souscrit au Portail Cegid Etafi afin de faciliter la gestion de ses liasses fiscales. Grâce à cet outil, le service comptabilité de Cojean administre une quarantaine de sites analytiques en France (36 restaurants, un siège et trois laboratoires) avec deux personnes seulement. Il s’agit d’une véritable performance puisqu’en moyenne dans le secteur, une personne assure la gestion comptable de cinq à sept établissements.

Au sein de l’agence Shan, la modernisation du système de gestion a notamment permis d’automatiser de nombreuses tâches de saisie, en comptabilité ou en facturation, optimisant ainsi les processus qui y sont attachés.

« Avec Cegid XRP Flex, nous avons de fortes attentes sur l’amélioration de la gestion de la facturation, précise de son côté François-Xavier Dupont, directeur général délégué de l’agence Shan. Nous passons d’un système qui privilégiait le tableur Excel à un autre où tout est intégré, ce qui ouvre de nombreuses possibilités : éditions et envois automatiques des factures aux clients, intégration plus complète de données… Nous nous assurons de franchir un cap sur ce sujet. Nous allons peaufiner la compatibilité analytique, car nous pouvons segmenter notre site commercial, en fonction des expertises, de l’origine des clients, de leur secteur d’activité… Il était auparavant difficile de réconcilier ces données avec la réalité des projets ou de faire des prévisions. Sur ce sujet, l’outil devait donc nous permettre d’avoir une vision plus fine de notre activité, que ce soit en termes de chiffre d’affaires ou de rentabilité ».

À terme, la PME a pour objectif d’aller plus loin et d’automatiser son « back-office », notamment pour réunir plus facilement toutes les données nécessaires à la facturation et accélérer ses processus.

« Le chantier de numérisation des factures est également désormais au programme, pour aller vers davantage d’automatisation et de rationalisation dans la gestion », poursuit François-Xavier Dupont.

Le Cloud ouvre le champ des possibles

Outre sa flexibilité fonctionnelle, l’ERP Cloud est accessible partout et sans contrainte. Si le collaborateur dispose d’un PC (ou d’une tablette), d’une connexion Internet et d’un espace où travailler, il sera capable d’accéder à la solution de n’importe quel endroit : bureau, domicile, hôtel, etc.

D’ailleurs, pour la société Cojean, le choix d’une solution Cloud était notamment motivé par sa volonté de pouvoir accéder à distance et en toute liberté à des données jusqu’alors exploitées uniquement en local. Un choix rapidement payant qui a permis un accès total aux outils de gestion pendant la crise sanitaire de la Covid-19.

« Pour moi, c’est une évidence que les outils puissent être accessibles à distance », poursuit Sylvestre Nevé de Cojean. Au-delà de la fiabilité et de la liberté d’utilisation, la mise en place d’un ERP Cloud apporte d’autres avantages, notamment une simplicité d’utilisation pour les utilisateurs, mais également pour la Direction des Systèmes d’Information (DSI). L’adoption de la nouvelle solution a permis au service d’être moins sollicité sur des problématiques techniques et d’accompagner davantage les équipes sur la partie fonctionnelle ».

Cet accès à distance ne concerne en effet pas que les métiers, mais également la DSI. Elle peut mettre en place l’ERP, le configurer, ajuster les processus, assurer la maintenance du système d’intégration, et bien d’autres tâches encore, depuis n’importe quel endroit. La mise en place du projet, la reprise de données, le paramétrage de la solution et sa mise en production peuvent donc se faire à distance. Avec son nouvel ERP Cloud, la DSI de Cojean s’est affranchie de la maintenance, de l’hébergement, des mises à jour et des sauvegardes, fiabilisant davantage les données.

« Ce n’est pas le cas sur tous nos outils, précise Yoan Laigle, DSI de Cojean. Nous nous rendons d’ailleurs compte que cela est plus coûteux au final de ne pas être en SaaS et que cela prend beaucoup de temps ».

Un constat partagé par l’agence conseil en communication Shan. « Quand nous nous sommes lancés dans notre projet de modernisation de notre système d’information de gestion, nous ne cherchions pas spécifiquement un logiciel en SaaS, mais avec du recul, cela a du sens, que ce soit pour s’adapter à notre croissance, pour se faciliter la vie au quotidien, en termes de flexibilité, de sécurité et d’infogérance, ou pour s’ouvrir plus simplement à nos partenaires », ajoute pour sa part François-Xavier Dupont. « Cette dimension d’externalisation informatique avec un hébergement dans le Cloud représente un bon équilibre pour une PME, même si l’agence n’a jamais fait de l’externalisation une priorité de sa stratégie ».