Les processus ressources humaines se sont adaptés à l’heure du digital

Alors que, depuis la pandémie, le télétravail et la dématérialisation sont devenus la norme, les ressources humaines ont dû faire preuve d’adaptabilité. À cet effet, elles recourent de plus en plus aux outils digitaux ainsi qu’à l’automatisation de leurs processus RH. Elles tendent par ailleurs à mobiliser les technologies comme l’intelligence artificielle pour gagner en performance et en efficcacité.

Suite à la pandémie, plus de 98 % des grandes entreprises ont réalisé la transformation digitale de leur fonction RH et utilisent désormais des process RH automatisés et digitalisés (Baromètre Digital & RH 2022 avec L’Usine Digitale et Sopra HR). Une démarche qui génère des gains à différents niveaux.

Digitalisation des tâches chronophages

Principal bénéfice de la digitalisation des process RH, l’automatisation des tâches chronophages et les gains de temps qui en découlent.

« Chez Z-Index, notre projet de dématérialisation des processus RH est notamment porté par notre volonté de réduire les coûts papier, gagner du temps dans la gestion des RH et limiter les pertes d’informations », précise Julien Gonzales, gérant de Z-Index, société de développement Web.

C’est également pour répondre à cet objectif que la société MAAS, entreprise spécialisée dans la fabrication, la commercialisation et l’installation de bandes transporteuses et de courroies sur mesure pour des industriels et des indépendants, a déployé la GED de Zeendoc.

« Nous entendions notamment, au travers de la mise en place de cette GED, dématérialiser l‘envoi des fiches de paie de nos 40 salariés répartis sur 11 sites différents, explique Romane Delcourt, chargée des ressources humaines de MAAS. Grâce à la mise en place des bulletins de salaire électroniques, nous gagnons au sein du service RH une demi-journée par mois dans le traitement de la paie. Cela nous permet par ailleurs d’éviter les retards de remise aux salariés répartis sur tout le territoire ».

Au travers de son projet de digitalisation des dossiers RH, la Fondation Delta Plus, organisme de soutien et de services aux personnes handicapées, entendait également optimiser et améliorer la gestion de ses processus métiers, mais aussi apporter davantage de transparence dans sa gestion RH au quotidien. Dans le secteur médicosocial, le besoin de recourir à du personnel qualifié existe en effet 7j/7. Il faut donc gérer les embauches, les contrats et l’ensemble du parcours professionnel du salarié en temps réel, avec le maximum de flexibilité, sans perte de temps.

« Les processus papier ralentissent considérablement les procédures et sont générateurs d’erreurs et d’oublis, témoigne Stéphane Lastes, responsable du système d’information de la Fondation Delta Plus. Or, il est capital de délivrer un dossier RH complet pour finaliser l’embauche du salarié et se mettre en conformité avec les différentes instances en vigueur : inspection du travail, mutuelles, financeurs, médecine du travail, etc. Le recours à la solution DocuWare de gestion documentaire associée à des workflows nous permet de répondre précisément à ce besoin, et d’apporter un maximum de transparence et de traçabilité dans les démarches effectuées ».

Le gain de temps sera d’autant plus important dès lors que les outils utilisés embarquent des technologies d’intelligence artificielle. Un constat relevé par Chronopost, spécialisé dans la livraison express, qui a déployé la GED de DocuWare début 2020 pour l’archivage et la digitalisation de ses dossiers RH. La fonctionnalité d’indexation intelligente, basée sur l’intelligence artificielle qui permet d’extraire les données clés des documents, et d’éviter ainsi les saisies manuelles et les erreurs, est ainsi particulièrement appréciée par l’équipe RH.

« Tous les index se font automatiquement et quotidiennement, souligne ainsi Yannick Rouxel, responsable SIRH de Chronopost. D’autre part, la fonctionnalité « full text » nous permet de retrouver instantanément un document ».

Une traçabilité optimale des documents et processus RH

La digitalisation des processus de ressources humaines participe également à fluidifier la gestion quotidienne des dossiers RH et à disposer d’une meilleure visibilité et d’une meilleure traçabilité dans la gestion quotidienne des salariés (contrats, accidents du travail, arrêts maladies, fiches de paie…).

« Désormais, les documents relatifs aux salariés sont disponibles dans l’armoire numérique de notre solution et consultables immédiatement, sans oubli ou perte de temps dans les recherches, ajoute ainsi Stéphane Lastes de la Fondation Delta Plus. Des extractions peuvent être réalisées et permettent de constituer rapidement des tableaux de bord pour avoir une vision d’ensemble du personnel. C’est également le cas pour les fiches de paie. Avec plus de 700 fiches de paie par mois, la gestion manuelle de la paie est chronophage pour les équipes RH. Il est donc crucial de pouvoir les digitaliser, et d’archiver les documents dans une armoire centralisée dotée d’un coffre-fort électronique afin de les retrouver facilement et de permettre aux employés d’y accéder, dans le respect du RGPD. Avec notre GED, cette gestion est désormais totalement sécurisée et automatisée, et épargne aux équipes du temps dans la saisie, via le système de workflows ».

Depuis qu’elle a digitalisé ses processus RH, la société MAAS a également gagné en efficacité dans la recherche de ses documents et en particulier de ses fiches de paie.

« Auparavant, nous devions éplucher les PDF générés via le logiciel comptable, précise Romane Delcourt chez MAAS. Aujourd’hui, grâce à notre solution de GED, nous pouvons nous appuyer sur un système de filtres et de recherche très efficace pour retrouver un document en très peu de temps. En un clic, nous retrouvons des montants de rémunérations variables dans les fiches de paie et cela nous permet d’avoir un meilleur suivi de notre masse salariale. Autre atout, et non des moindres, en lien avec la réglementation RGPD, la solution garantit la sécurisation de nos données ».