Les outils de collaborativité facilitent la mobilité des collaborateurs

Le développement de la mobilité des collaborateurs implique de repenser l’expérience collaborateur pour maintenir le travail en équipe et éviter l’isolement, de définir une organisation claire, mais aussi d’adopter les technologies adéquates. À cet effet, les entreprises vont devoir unifier la gestion des outils et la gestion de leurs données, afin de simplifier la collaboration et de structurer la gouvernance de la Data. Différentes technologies leur permettent aujourd’hui de s’inscrire dans cette démarche, en tête desquelles figurent notamment les Digital Workplaces.

Alors que la mobilité des collaborateurs tend actuellement à se renforcer, l’accès à distance aux systèmes d’information des entreprises, le partage des données et la collaboration sont devenus indispensables. Ces défis s’inscrivent d’ailleurs dans un contexte plus global de transformation digitale des entreprises.

Pour les relever, de plus en plus d’organisations se tournent vers des technologies et des solutions propres à faciliter et à fluidifier le travail à distance de leurs collaborateurs, et à favoriser la collaborativité. C’est tout particulièrement le cas des « digital workplaces ». Elles leur permettent d’accéder à distance à leurs outils et documents au sein d’un même espace, depuis n’importe quel terminal mobile, et de travailler en concertation avec les autres collaborateurs de l’entreprise.

Généralement, les digital workplaces intègrent de nombreux outils tels que des espaces de stockage sur le cloud, du chat, de la visioconférence, de la gestion de projet, un agenda collaboratif, de la gestion électronique de document, des procédures et circuits de validation, etc.

Faciliter le partage d’informations

Pour renforcer leur compétitivité et leur performance organisationnelle, de nombreuses entreprises ont besoin de s’appuyer sur des outils digitaux modernes qui leur permettent de fluidifier et de simplifier les échanges entre leurs collaborateurs, mais également de manière descendante entre l’entreprise, la marque ou le siège avec les collaborateurs mobiles, ceux en télétravail, ceux travaillant en réseau ou encore dans des points de vente.

Une Digital Workplace favorise alors les échanges entre ces différentes parties prenantes de l’entreprise. C’est ainsi pour optimiser à la fois le partage d’informations et les échanges entre collaborateurs via sa forme hybride, entre intranet et réseau social d’entreprise, que La France Mutualiste a choisi de déployer la Digital Workplace de Jamespot. Un nouvel outil de communication rapidement adopté par les collaborateurs en raison des grèves des transports fin 2019, et qui a permis à ces derniers de continuer à s’informer et à communiquer en 2020 et 2021 en pleine période de pandémie mondiale, au moment où la distanciation était de mise.

Appréciée par les membres de l’organisation pour ses nombreuses fonctionnalités, ses évolutions régulières et sa capacité à créer audiences et habilitations en toute simplicité, la plateforme Jamespot de La France Mutualiste a grandement facilité le lancement du télétravail au sein de la structure, à un moment où la communication interne s’est révélée plus essentielle que jamais.

« L’outil a passé l’épreuve du feu des grèves de transport fin 2019, mais aussi et surtout lors des deux années de pandémie », témoigne Nabila Ait-Samadi, directrice de la communication et des engagements à La France Mutualiste.

Dans le « retail », cette démarche est également indispensable pour améliorer la connaissance des collaborateurs dans les magasins et les franchises, afin de mieux accompagner le client dans son parcours d’achat. Elle permet en effet à tous les collaborateurs en magasin ou en franchise, de disposer des bonnes informations aux bons moments.

« Aujourd’hui près de 2 200 collaborateurs se connectent à notre portail et 135 000 contenus sont partagés sur notre Digital Workplace Jalios, témoigne un responsable IT d’un groupe de cosmétique qui dispose de plusieurs franchises. Les responsables de secteurs et les directeurs régionaux peuvent accéder à leurs comptes-rendus de visites et aux indicateurs de performances via de multiples devices. Les partenaires franchisés, qui utilisent par ailleurs une quinzaine d’applications internes ou externes, y trouvent celles dont ils ont besoin ».

Favoriser le travail collaboratif

Les solutions favorisant l’échange de bonnes pratiques ou encourageant l’émergence de communautés d’experts, et ce y compris lorsque les collaborateurs travaillent à distance, participent par ailleurs à la bonne utilisation de l’intelligence collective, à l’efficacité opérationnelle et à l’émergence de l’innovation au sein des organisations. À cet effet, les espaces collaboratifs embarqués dans les Digital Workplaces peuvent ainsi être mis à profit.

« Une Digital Workplace permet en effet d’agréger des communautés d’intérêts, de métiers, et d’échanger plus facilement sur des bonnes pratiques afin de gagner en efficacité dans son travail au quotidien, indique Philippe Charron, responsable commercial Grand Ouest chez Jalios, éditeur sur le marché de la Digital Workplace. Elles permettent également d’impliquer les collaborateurs dans des démarches d’innovations participatives, de favoriser le partage de la connaissance et des bonnes pratiques, ou encore de faciliter les interactions entre personnes travaillant sur les mêmes problématiques métiers ».

« In fine, les espaces de travail modernes contribuent au maintien, voire au développement d’un travail collaboratif de qualité, facilitant les échanges entre les salariés en télétravail ou en déplacement, et ceux qui travaillent sur site, précise pour sa part Mehdi Hocini, responsable solutions Cloud chez inmac wstore, société proposant des services et solutions informatiques pour les professionnels. Certaines de ces digital workplaces, équipées avec les solutions de Microsoft, permettent une expérience utilisateur améliorée lors de réunions virtuelles, avec des écrans interactifs permettant d’écrire ou de dessiner naturellement comme nous le ferions sur un whiteboard, et surtout de partager ces notes simplement aux différents participants. Ces technologies facilitent ainsi les interactions entre les collaborateurs distants et/ou en présentiel ».

Développer le sentiment d’appartenance des collaborateurs

Le développement du télétravail a également fait émerger la nécessité de préserver ou de renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs à l’entreprise et à la marque, ou du moins de limiter le sentiment d’isolement. Cette démarche est d’ailleurs d’autant plus importante dans les secteurs d’activité ou les métiers qui sont confrontés à un Turnover important des salariés, comme c’est notamment le cas pour le métier de commercial.

« Le télétravail a soulevé des problématiques liées à l’isolement des collaborateurs, à l’Onboarding des nouveaux arrivants, à la diffusion de la culture d’entreprise, etc. », précise ainsi Alain Garnier, président et fondateur de Jamespot, éditeur de solutions collaboratives dans le Cloud français.

Dès lors que les entreprises sont organisées de manière décentralisée et que les collaborateurs ne disposent pas toujours des outils de communication qui, au quotidien, leur permettent de communiquer avec la marque ou le siège, alors la problématique liée au sentiment d’appartenance est encore plus forte.

« Par exemple les collaborateurs en magasin ou dans des réseaux font souvent état d’un sentiment d’isolement, versus les fonctions supports et les fonctions centrales de l’entreprise, et d’un manque de reconnaissance, explique Gildas Guillet, Porteur de l’offre Jalios chez ASI, services et conseils informatiques. Pour ces populations, l’accès aux informations diffusées par la marque peut être limité. Parfois même, il leur est difficile de transmettre une demande de congés ou un changement d’adresse, ce qui peut générer un sentiment d’exclusion ignoré par les services RH. Les collaborateurs ont besoin de solutions leur permettant de simplifier leurs échanges avec les services RH. Ces derniers ont pour leur part besoin de vérifier que les informations ont bien été reçues par les destinataires ».

Avec une Digital Workplace, les collaborateurs mobiles ou en télétravail peuvent alors se connecter à leur espace de travail à distance et suivre tout ce qui se passe dans leur entreprise, comme s’ils étaient dans les locaux. « Elles facilitent la communication et la diffusion d’informations, ainsi que la gestion du personnel, et ce parfois même de façon beaucoup plus efficace que si les collaborateurs se trouvaient physiquement dans les bureaux », poursuit Alain Garnier de Jamespot.

Intervenir à distance et faciliter le déploiement

Pour les équipes informatique, l’intervention sur les postes n’est pas toujours simple pour les collaborateurs mobiles ou en télétravail. « La mobilité génère des enjeux de support IT en cas de panne, mais également dans le déploiement ou la masterisation de nouvelles solutions, précise à ce sujet Mehdi Hocini de inmac wstore. Pour répondre à ces besoins, il existe des solutions de prise en main à distance des postes de travail. D’autres permettent aux administrateurs IT de les configurer, de déployer des applications et de les mettre à jour tels que Windows Autopilote et Microsoft Intune. Ces solutions offrent un gain de temps et d’efficacité pour les équipes informatique et les utilisateurs ».

Grâce à ces différentes technologies de prise en main ou de configuration à distance des applications, les collaborateurs mobiles ou en télétravail disposent du même service IT que s’ils étaient au bureau, et ils peuvent se concentrer sur leur coeur de métier. La démarche contribue aussi bien à lever un stress qu’à leur bien-être et à leur performance.

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Les bénéfices d’une Digital Workplace

. Capacité à permettre aux collaborateurs de travailler à distance (54 %)
. Possibilités d’éditer et de travailler à plusieurs sur un même document (48 %)
. Capacité à centraliser tous les documents de l’organisation dans un espace commun (44 %)
. Optimisation de la collaboration interne (chat, visio, agendas partagés, gestion de projet, etc.). Partage d’informations et de connaissances (33 %).
Source : Baromètre 2023 « Intranet, 12 Digital Workplace et pratiques collaboratives », Jalios